Hoe te starten met procesarchitect?

Met de module procesarchitect heb je de mogelijkheid om bedrijfsprocessen in e-UUR in te richten zoals je zelf wenst. Wat de procesarchitect precies is, kun je lezen in het artikel Inleiding procesarchitect. Vanuit dat artikel kun je aan de hand van een stappenplan de module uitgebreid doorlopen.

In dit artikel wordt als voorbeeld een basis procesarchitect van a tot z ingesteld, zodat je een idee hebt hoe de module procesarchitect werkt. Net als in de uitgebreide introductie, worden de volgende stappen behandeld. 

1.     Voorbereidingen     

2.     Stakeholders en toestanden

3.     Berichten     

4.     Formulierconfiguratie

5.     Bewerkingsdefinitie

6.     Transitieschema

7.     Nieuw bedrijfsproces starten

8.     Bedrijfsproces afhandelen

Bedrijfsproces: vraag aan inlener

In dit artikel wordt een simpel bedrijfsproces ingericht in e-UUR. Je richt een bedrijfsproces in voor het stellen van vragen door de flexkracht aan de inlener. Het bedrijfsproces ziet er als volgt uit. 

Een flexkracht kan een vraag stellen aan een inlener via e-UUR. De flexkracht vult zijn vraag in en verstuurt die naar de inlener. De inlener ontvangt een bericht dat er een vraag voor hem is. De inlener beantwoordt de vraag en stuurt het antwoord terug naar de flexkracht. De flexkracht ontvangt een bericht dat zijn vraag is beantwoord. Het proces is afgerond als de flexkracht het antwoord in e-UUR heeft bekeken en akkoord heeft gegeven.

Voorbereidingen (stap 1)

In het artikel Procesarchitect: voorbereidingen (stap 1) kun je lezen hoe je kunt bedenken hoe een bedrijfsproces eruit moet zien. Daarna kun je dat makkelijker in e-UUR inrichten. Voor dit bedrijfsproces zijn de antwoorden als volgt (in de kleur oranje).

1. Moet dit proces automatisch van toepassing zijn voor alle gebruikers of wil je dit per inlener of bemiddelaar bepalen? (activatieperspectief) Bepalen per inlener.
2. Welke gebruikers spelen een rol? (stakeholders) De flexkracht en de inlener.
3. Welke statussen zijn er? (toestanden) Nieuw, In behandeling, Reactie ontvangen en Afgerond. 
4. Welke berichten wil je versturen? (berichten) De inlener krijgt een bericht als de flexkracht een vraag stelt. De flexkracht krijgt een bericht als de inlener de vraag heeft beantwoord.
5. Welke gegevens heb je nodig? (formulierconfiguratie) De inlener, de vraag, eventueel een bijlage, het antwoord en dat de flexkracht het antwoord heeft gelezen.
6. In welke toestand kun je welke gegevens bewerken? (bewerkingsdefinitie) Bij Nieuw kan de flexkracht de vraag stellen en eventueel een bijlage toevoegen. Bij In behandeling kan de inlener het antwoord geven. Bij Reactie ontvangen moet de flexkracht aangeven dat hij het antwoord heeft gelezen. Bij Afgerond kun je geen gegevens meer aanpassen.
7. Wie mag in welke toestand gegevens aanmaken, bewerken of verwijderen? (transitieschema) De flexkracht kan de vraag aanmaken en dan nog verwijderen. De inlener kan een antwoord versturen. De flexkracht moet het antwoord akkoord geven. De inlener mag het procesitem verwijderen bij Nieuw en In behandeling.

Stakeholders en toestanden (stap 2)

De leverancier (met de Rol van Applicatiebeheerder (leverancier)) kan onder Start > Bedrijfsprocessen een bedrijfsproces aanmaken. Klik op Nieuw om een nieuw bedrijfsproces in te stellen.

Activatieperspectief (vraag 1)

Vul een Naam en eventueel een Omschrijving in. Voor dit bedrijfsproces is bij Vraag 1 bepaald dat je per inlener wilt bepalen of dit bedrijfsproces van toepassing is. Dit vul je in bij het activatieperspectief. Selecteer daarom bij Activatieperspectief Inlener. Meer informatie over het activatieperspectief vind je in het artikel Activatieperspectief. Selecteer bij Betreffend object de Inlener. Alleen aan de inleners die bij de flexkracht horen, kan op deze manier een vraag worden gesteld. Meer informatie over het betreffend object vind je in het artikel Betreffend object.

Kies onder Instellingen een Icoon dat bij het bedrijfsproces past. Vul bij Enkelvoudige naam van het object en Meervoudige naam van het object een naam in. Deze namen en het Icoon vind je straks terug op de tegels en in het actieoverzicht. 

Let op: je kunt tussendoor op Opslaan klikken. Het bedrijfsproces wordt dan opgeslagen. Door op Bewerken te klikken, kun je het bedrijfsproces daarna verder aanpassen. Het Activatieperspectief kun je niet meer aanpassen na de eerste keer opslaan.

Stakeholders (vraag 2)

Klik op 2 Stakeholders. Hier kun je instellen welke gebruikers betrokken zijn bij het bedrijfsproces. Bij Vraag 2 is bepaald dat dit bedrijfsproces voor de inlener en flexkracht is. Voeg voor dit artikel daarom de inlener en de flexkracht toe.  

Kies onder Inlener Ja en voeg de Inlenerrol toe. Voor dit artikel voeg je bij de inlener de rol van Communicatie medewerker toe.

Kies onder Flexkracht ook voor Ja en zet een vinkje bij Flexkracht. Voor dit artikel zet je alleen een vinkje bij de flexkracht. De kandidaat speelt geen rol bij dit bedrijfsproces.  

Toestanden (vraag 3)

Klik op 3 Toestanden. Hier kun je de verschillende toestanden van het bedrijfsproces aanmaken. Deze toestanden worden in e-UUR de statussen van het bedrijfsproces. Bij Vraag 3 is bepaald dat voor dit artikel de toestanden zijn; Nieuw, In behandeling, Reactie ontvangen en Afgerond. 

Vul de toestanden in. Klik op Regel toevoegen om meer toestanden toe te voegen. Selecteer vervolgens een Type toestand. Je kunt kiezen uit een Normale toestand, een Eindtoestand of een Digitale ondertekeningstoestand.

De Eindtoestand bepaalt of op de tegel van het bedrijfsproces het procesitem wordt meegeteld voor de lopende procesitems. Selecteer daarom Eindtoestand bij Afgerond. Meer informatie over de toestanden vind je in het artikel Procesarchitect: stakeholders en toestanden (stap 2). 

Ook staan hier Exceptionele toestanden. Lees voor meer informatie over deze toestanden het artikel Exceptionele toestanden.

Berichten (stap 3)

Na het aanmaken van de toestanden kun je de berichten instellen. 

Berichten (vraag 4)

Klik op 4 Berichten. Bij Vraag 4 is bepaald dat er twee berichten worden verstuurd. Voeg de berichten toe. Klik op Regel toevoegen. 

Vul de berichten als volgt in. Het eerste bericht is het bericht dat de inlener ontvangt als de flexkracht een vraag stelt. De Naam is daarom de toestand van het procesitem. 

Het tweede bericht is het bericht dat de flexkracht ontvangt als de inlener zijn vraag heeft beantwoord.

Voor deze berichten worden alleen e-mails ingesteld. Het is ook mogelijk om een SMSbericht en/of Pushbericht in te stellen. In het bericht worden ook tags gebruikt. Meer informatie over tags vind je in het artikel Tags in berichten. Het is ook mogelijk om bijlagen toe te voegen aan de e-mail. Voor bijlagen zie het artikel Bijlagen e-mailbericht. Meer informatie over berichten vind je in het artikel Procesarchitect: berichten (stap 3).

Let op: bij het aanmaken van een nieuw bedrijfsproces vind je bij de tags nog niet de velden van het formulier. Het formulier stel je immers pas in bij Procesarchitect: formulierconfiguratie (stap 4). Vul het bericht daarom later aan nadat de formulierconfiguratie is ingesteld, als je specifieke velden uit het formulier wilt gebruiken.

Klik tot slot op Opslaan. Het bedrijfsproces is aangemaakt. Je kunt het bedrijfsproces hierna verder inrichten bij de Procesconfiguraties van het bedrijfsproces.

Formulierconfiguratie (stap 4)

Voor elk bedrijfsproces kun je meerdere  procesconfiguraties instellen. Een procesconfiguratie kun je vergelijken met een onboardingstype van de module onboarding of een urenbriefjesproces. 

Voor het bedrijfsproces in dit artikel Vraag aan inlener, is de leverancier geen stakeholder. Ga daarom naar Start > Vraag aan inlener Beheer > Procesconfiguraties. Je kunt ook een bedrijfsproces instellen waarbij de leverancier wel stakeholder is. De procesconfiguraties vind je dan onder Start > [naam bedrijfsproces] >  [naam bedrijfsproces]  Beheer > Procesconfiguraties. 

Klik op Nieuw om een nieuwe procesconfiguratie toe te voegen. Vul een Naam in en eventueel een Omschrijving. De naam die je invult, zie je terug bij het starten van het proces (als er meerdere procesconfiguraties zijn ingesteld) en bij het activeren van het proces bij de inlener of bemiddelaar. 

Klik daarna op Opslaan. Je hebt nu een nieuwe procesconfiguratie aangemaakt. 

Klik op Bewerken om de procesconfiguratie verder in te stellen. Klik daarna op 2 Formulierconfiguratie. Je kunt hier het formulier instellen voor het bedrijfsproces.  

Voor de modules Onboarding en Werving en selectie wordt ook gebruik gemaakt van de formulierconfiguratie. In het artikel Onboarding: Formulierconfiguratie (stap 2) kun je daarom in het algemeen lezen hoe het maken van een formulier in e-UUR werkt. 

Formulierconfiguratie (vraag 5)

Bij Vraag 5 is bepaald dat het formulier moet bestaan uit het selecteren van de inlener, een vraag die kan worden gesteld met eventueel een bijlage en het antwoord. Doordat bij Betreffend object de Inlener is ingesteld, kun je nu in het formulier de Inlener niet meer selecteren. Voor dit artikel zijn daarom de volgende formulieren ingericht.  

Bewerkingsdefinitie (stap 5)

Klik daarna op 3 Bewerkingsdefinitie. Ook hier geldt dat bij de module Onboarding ook gebruik wordt gemaakt van de bewerkingsdefinitie. Algemene informatie vind je daarom in het artikel Onboarding: Bewerkingsdefinitie (stap 3).

Bewerkingsdefinitie (vraag 6)

Bij Vraag 6 is bepaald dat de flexkracht in de toestand Nieuw de vraag kan stellen en eventueel een bijlage kan toevoegen. Bij de toestand In behandeling kan de inlener het antwoord geven. Bij de toestand Reactie ontvangen kan de flexkracht akkoord geven op het antwoord. Bij de toestand Afgerond kun je geen gegevens meer aanpassen.

De bewerkingsdefinitie is daarom als volgt ingericht. 

Transitieschema (stap 6)

Klik nadat je de bewerkingsdefinitie hebt ingesteld op 5 Transitieschema. Dit onderdeel is specifiek voor de module Procesarchitect. 4 Documentgeneratie wordt in dit artikel niet behandeld. Zie voor meer informatie het artikel Procesarchitect: documentgeneratie.

Bij de bewerkingsdefinitie vul je in wat je kunt wijzigen in welke stap van het bedrijfsproces. In het transitieschema vul je in wie er wijzigingen mag doen in welke stap van het bedrijfsproces.

Voor dit artikel wordt de Overzichtsweergave gebruikt. Je kunt ook gebruik maken van de Schematische weergave. Zie het artikel Schematische weergave transitieschema voor meer informatie.

Transitieschema (vraag 7)

Je kunt twee soorten transities instellen. Stel als eerste de Transities tussen toestanden in.

Bij vraag 7 zijn er drie transities tussen toestanden bepaald. De flexkracht mag de vraag aanmaken (het proces starten), de inlener verstuurd een antwoord en de flexkracht geeft aan dat hij het antwoord heeft gelezen.

Klik op Transitie toevoegen. Je kunt onder Transitie meerdere opties instellen. Vul een Naam in voor de transitie. Deze naam zie je zo meteen terug in de tabel. Vul onder Etiket de naam in die op de knop komt te staan. Selecteer daarna een Icoon voor op de knop.

Voor dit artikel begin je met de eerste transitie; de flexkracht maakt de vraag aan. Vul het volgende in.

Vervolgens kun je de toestanden invullen. Vul onder Van toestand de toestand in waarmee je wilt beginnen. Onder Naar toestand vul je dan de toestand in waar het bedrijfsproces naar toe gaat als je op de knop klikt. Selecteer onder Rol de rol van de gebruiker die deze stap in het bedrijfsproces mag zetten.

Optioneel kun je onder Exportstatus selecteren welke exportstatus het procesitem moet krijgen als die transitie wordt uitgevoerd. In het artikel Procesarchitect: exportdefinitie (stap 9) kun je hier meer over lezen. Voor het bedrijfsproces Vraag aan inlener, wordt dit niet gebruikt.  

Je kunt daarna kiezen of je wilt dat er een actiebolletje bij het procesitem zichtbaar is en dat het procesitem op de tegel komt onder Actie vereist. Selecteer dan Ja.

Ook kun je kiezen of je wilt dat er verplicht een opmerking wordt toegevoegd aan het procesitem voordat je het procesitem kunt doorzetten naar de volgende stap. Selecteer Ja onder Opmerking verplicht als er verplicht een opmerking moet worden toegevoegd. Zonder opmerking kun je het procesitem dan niet doorzetten.

Tot slot kun je onder Controleer verplichte velden instellen dat velden die in de bewerkingsdefinitie als verplicht zijn ingesteld, worden gecontroleerd of ze zijn ingevuld voordat je het procesitem door kunt zetten. Selecteer dan Ja

Je kunt hierna ook nog Afhankelijkheden invullen. Voor dit artikel wordt deze optie niet gebruikt. Meer informatie over afhankelijkheden vind je in het artikel Afhankelijkheden transities.

Vul vervolgens voor deze transitie de berichten in. Vul onder Berichten in dat het gaat om het Bericht In behandeling en Naar gebruikers met rol Communicatie medewerker.

Er wordt geen notificatie gebruikt. Informatie over notificaties vind je in het artikel Notificaties bij transities. Klik op Opslaan om deze eerste transitie op te slaan. Voeg de tweede transitie op dezelfde manier toe. Voor dit artikel is bij vraag 7 bepaald dat het gaat over het versturen van een antwoord door de inlener. Vul het volgende in.

Naam: Inlener geeft antwoord

Etiket: Stuur antwoord

Icoon: Reply

Van toestand: In behandeling

Naar toestand: Reactie ontvangen

Rol: Communicatie medewerker

Exportstatus: Initieel

Actie vereist: Ja

Opmerking verplicht: Nee

Controleer verplichte velden: Ja

Er worden geen afhankelijkheden ingevuld. Vul onder Berichten in dat het gaat om het Bericht Reactie ontvangen en Naar gebruikers met rol Flexkracht.   

Klik op Opslaan om ook deze tweede transitie op te slaan. Voeg ook de derde transitie op dezelfde manier toe. Voor dit artikel is bij vraag 7 bepaald dat het gaat over het lezen van het antwoord van de inlener door de flexkracht. Vul het volgende in.

Naam: Flexkracht leest antwoord

Etiket: Afronden

Icoon: Play

Van toestand: Reactie ontvangen

Naar toestand: Afgerond

Rol: Flexkracht

Exportstatus: Initieel

Actie vereist: Ja

Opmerking verplicht: Nee

Controleer verplichte velden: Ja

Er worden geen afhankelijkheden en berichten ingesteld. Klik op Opslaan.Er zijn nu drie Tradities tussen toestanden toegevoegd.

Vul nu de Transities met één toestand in. Het gaat hier om vaste transities binnen toestanden. Het gaat dan om het aanmaken, bewerken, verwijderen en Annuleren van een procesitem in het bedrijfsproces. Annuleren wordt voor dit bedrijfsproces niet gebruikt. Informatie over deze Exceptionele toestand vind je in het artikel Exceptionele toestanden.

Bij vraag 7 zijn ook een aantal transities binnen toestanden bepaald. Als eerste mag de flexkracht de vraag aanmaken (Nieuw proces starten), deze Bewerken en Verwijderen. Dit voeg je toe onder de Transities met één toestand.

Klik op Transitie toevoegen.Je kunt onder Transitie drie opties instellen.

Selecteer bij Type of het gaat om het aanmaken van een Nieuw procesitem, of je deze wilt Bewerken of dat je deze mag Verwijderen. Selecteer daarna bij Toestand de toestand wanneer dit geldt. Selecteer tot slot onder Rol de gebruiker die de actie mag uitvoeren.

Ook hier kun je Berichten en Automatische transities toevoegen. Voor dit artikel worden er hier geen berichten en automatische transities toegevoegd. In het artikel Procesarchitect: transitieschema (stap 6) wordt dit wel verder uitgelegd.

Klik op Opslaan om de transitie op te slaan.

Voeg ook de andere transities toe. Bij vraag 7 zijn ook nog de volgende transities bepaald. De inlener kan een antwoord versturen (Bewerken). De inlener kan het procesitem Verwijderen in de toestanden Nieuw en In behandeling. De flexkracht moet een akkoord geven in de toestand Reactie ontvangen (Bewerken).

Klik op Opslaan om de procesconfiguratie op te slaan. Er is nu een bedrijfsproces ingericht aan de hand van zeven vragen.

Nieuw bedrijfsproces starten (stap 7)

Nadat er een bedrijfsproces is aangemaakt en er een procesconfiguratie is ingesteld, kun je een nieuw procesitem starten. 

Voor dit artikel is het bedrijfsproces Vraag aan inlener ingesteld. Hierbij is onder Stakeholders en toestanden (stap 2) het Activatieperspectief ingesteld op Inlener en de Rol van de inlener op Communicatie medewerker. Dit is van belang voor het starten van een bedrijfsproces. 

Bedrijfsproces activeren bij de inlener

Allereerst moet in dit geval de Procesconfiguratie bij de inlener aangezet worden. Ga naar Start > Inleners en open de inlener. Klik op Bewerken.  Zet een vinkje bij de procesconfiguratie onder het bedrijfsproces dat die inlener kan gebruiken. Klik daarna op Opslaan. 

Rol toekennen aan de inlenergebruiker

Daarnaast heeft een inlenergebruiker de rol van het bedrijfsproces nodig om het bedrijfsproces te kunnen gebruiken.Ga naar de inlener via Start > Inleners en open de inlener. Klik onderaan op het tabblad Inlenergebruikers. Klik de inlenergebruiker aan bij wie je een rol wilt toevoegen. Klik op Bewerken en zet onder Rollen een vinkje bij de rol van het bedrijfsproces. Klik daarna op Opslaan.

Het bedrijfsproces is nu geactiveerd bij de inlener en de inlenergebruiker heeft de juiste rol. De flexkracht kan nu een nieuw procesitem Vraag aan inlener starten. 

In het artikel Rollen bedrijfsproces instellen kun je uitgebreid lezen hoe het activeren en instellen van rollen werkt. 

Start nieuw procesitem

Neem via de helpdesk een flexkracht over die valt onder de inlener bij wie het bedrijfsproces is geactiveerd. Deze flexkracht heeft de overzicht tegel van het bedrijfsproces Vraag aan inlener beschikbaar. Meer informatie over welke flexkrachten onder een inlener vallen, vind je in het artikel Welke flexkrachten en kandidaten vallen onder de inlener of bemiddelaar bij een bedrijfsproces?.

De flexkracht heeft de tegel om een nieuw procesitem Vraag aan inlener te starten beschikbaar. Dit komt doordat in de procesconfiguratie in het Transitieschema is ingesteld dat de flexkracht het proces mag starten (Transitie met één toestand Nieuw).

Klik op de tegel Nieuwe vraag aan inlener. Je kunt nu een inlener selecteren, omdat de inlener is ingesteld als betreffend object in het bedrijfsproces. Selecteer eerst de inlener voor wie de vraag is en klik op Aanmaken. Er wordt een nieuw procesitem Vraag aan inlener aangemaakt. 

Let op: valt de flexkracht maar onder één inlener, dan hoeft hij geen inlener te selecteren, maar wordt er automatisch direct een nieuw procesitem Vraag aan inlener aangemaakt.

De Status is nu Nieuw (toestand). De flexkracht kan nu het formulier met de vraag invullen (Transitie met één toestand Bewerken). De flexkracht kan het formulier ook verwijderen (Transitie met één toestand Verwijderen) door te klikken op Overig > Verwijderen. 

Als je na het aanmaken van een nieuw procesitem (Status is Nieuw) niets doet met het formulier, dan krijg je bij het afsluiten (klik op kruisje) een bevestiging. Klik op Ja om het procesitem te verwijderen. Klik op Nee als je later het proces verder wilt invullen. Hiermee wordt voorkomen dat er veel niet afgeronde procesitems worden aangemaakt als er niet op Opslaan wordt geklikt.

Het formulier ziet eruit zoals is ingesteld bij de formulierconfiguratie. De velden die kunnen worden ingevuld, zijn ingesteld in de bewerkingsdefinitie. 

Klik nadat het formulier is ingevuld op de knop Stel vraag. Deze knop is ingesteld in het transitieschema. Het procesitem gaat nu naar de volgende stap in het proces. In het transitieschema is ingesteld dat het proces nu Naar toestand In behandeling (status) gaat.

Bedrijfsproces afhandelen (stap 8)

Neem nu via de helpdesk de inlener, bij wie het bedrijfsproces is geactiveerd, over. De inlener ontvangt een e-mail dat er een vraag is gesteld. Dit is ingesteld bij de berichten van het bedrijfsproces en in het transitieschema. De tags in het bericht zijn vervangen door de gegevens van de flexkracht.

Op het dashboard van de inlener staat het procesitem zowel op de tegel Vraag aan inlener onder Lopend als onder Actie vereist. Bij Toestanden van het bedrijfsproces (Stakeholders en toestanden (stap 2)) is immers ingesteld dat de toestand In behandeling geen eindstand is. Het procesitem valt daarom onder Lopend. Daarnaast is in het Transitieschema ingesteld dat de Actie vereist is. Hiermee valt het procesitem ook onder Actie vereist.

Klik op de tegel om naar het overzicht van procesitems te gaan of klik op het icoon Vraag aan inlener aan de linkerkant in het actieoverzicht. Klik daarna het procesitem van de flexkracht aan. Je kunt ook direct het procesitem aanklikken vanuit de stream aan de rechterkant. De Status is In behandeling (toestand).

De inlener kan nu het antwoord op de vraag in het formulier invullen. Dit is ingesteld in het Transitieschema (Transitie met één toestand Bewerken). De inlener kan het procesitem ook verwijderen (Transitie met één toestand Verwijderen) door te klikken op Overig > Verwijderen. Vul het antwoord in en klik op de knop Stuur antwoord.

Het procesitem gaat nu weer terug naar de flexkracht. De flexkracht ontvangt een e-mail dat zijn vraag is beantwoord. Dit is ingesteld bij de berichten van het bedrijfsproces en in het transitieschema. 

Neem nu via de helpdesk de flexkracht die de vraag stelde weer over. Net als de inlener staat het procesitem bij de flexkracht op de tegel Vraag aan inlener, in het actieoverzicht en in de stream. Open het procesitem en de flexkracht kan nu het antwoord van de inlener zien.

Zet een vinkje bij het akkoord en klik op de knop Akkoord. Daarna kan het procesitem worden afgerond. Klik hiervoor op Afronden.

Het proces Vraag aan inlener is nu helemaal afgerond.