Procesarchitect: exportdefinitie (stap 9)

Gegevens uit een bedrijfsproces (de procesitems) kun je exporteren naar een bestand of via de webservice. In dit artikel wordt uitgelegd hoe je dit kunt instellen en vind je algemene informatie over het exporteren van procesitems.  

Exportdefinitie instellen

Ga naar Start > Bedrijfsprocessen en open het bedrijfsproces waarvan je de procesitems wilt exporteren. Klik op Bewerken en daarna op 5 Exportdefinitie.

Hier kun je het Type export selecteren: Geen, Bestand (Excel/CSV) of Webservice.

Bestand

Door als Type Bestand te selecteren en als Bestandstype Excel of CSV te kiezen, kun je de gegevens uit de procesarchitect exporteren naar een Excel of CSV bestand. Vul bij Kolommen een kolomveld in en selecteer een Veld uit het formulier. Op deze manier kun je door op Regel toevoegen te klikken alle velden die je wilt exporteren uit het formulier koppelen aan een kolom in het Excel of CSV bestand. 

Let op: voor een CSV bestand vul je bij de kolommen een nummer startend vanaf 0 in en tel je vervolgens verder. Bij een Excelbestand kun je de letters van de kolommen invullen.

Klik vervolgens op Opslaan.

Webservice

Door als Type Bestand te selecteren kun je de gegevens van het procesitem ook via de webservice exporteren naar een XML-bestand. Vul dan in plaats van een kolom, de Tag van het veld in het XML-bericht in en koppel deze aan een veld uit het formulier. Hierbij kun je zelf kiezen welke tags je wilt gebruiken.

Vul een Tag in en selecteer een Veld. Klik op Regel toevoegen om meerdere velden te exporteren. 

Je kunt zo de velden uit het formulier koppelen aan een tag en de ingevulde waarden exporteren via de webservice.

Let op: voor het exporteren van procesitems via de webservice moet het Externe nummer van het bedrijfsproces zijn ingevuld. Je kunt dit instellen onder stap 1 Algemeen.

Klik vervolgens op Opslaan.

Algemeen

Voor zowel het exporteren van procesitems naar een bestand of via de webservice geldt onderstaande.

Velden om te koppelen

De velden waaruit je kunt kiezen bij het instellen van de exportdefinitie zijn:

• Alle velden die in het formulier zijn opgenomen.
• De vervaldatum van bijlagen die in het formulier zijn opgenomen.
• Alle standaard velden die koppelen met een ander object (inlener, flexkracht, plaatsing etc.)
• Aanmaakdatum en wijzigingsdatum.

Exportproces

Elk procesitem krijgt een Exportstatus en een Exportdatum van de laatste export(poging). Er bestaan 5 verschillende exportstatussen:

• Initieel: het procesitem kan nog niet geëxporteerd worden, dit is de begintoestand.
• Klaar voor export: het procesitem is klaar om geëxporteerd te worden en kan in een volgende export worden meegenomen.
• Geëxporteerd: het procesitem is succesvol geëxporteerd.
• Export mislukt: er is geprobeerd het procesitem te exporteren, maar daarbij is een fout opgetreden.
• Geblokkeerd: het procesitem kan niet worden geexporteerd.

In het overzicht van de procesitems kun je een procesitem handmatig zetten op Klaarzetten voor export, Exporteren naar Excel/CSV of Blokkeren voor export via de knop Overig. Dit kan alleen gedaan worden door de leveranciersgebruiker die een rol heeft van het betreffende bedrijfsproces.

Let op: geblokkeerde procesitems kunnen niet handmatig geëxporteerd worden en geëxporteerde procesitems kunnen niet handmatig op geblokkeerd worden gezet.

Daarnaast kan er in het Transitieschema worden vastgelegd dat een transitie ook automatisch zorgt voor het wijzigen van de exportstatus. Je kunt dit instellen in het transitieschema onder Exportstatus.

Als het procesitem doorgaat naar een volgende stap kan op deze manier automatisch de Exportstatus worden aangepast. 

Bij een procesitem kun je onderaan op het tabblad Status zien bij de Opmerking dat de exportstatus is aangepast.  

Exporteren van procesitems naar een bestand

Informatie over het daadwerkelijk exporteren van procesitems naar een bestand vind je in het artikel Procesitems exporteren naar een bestand.

Exporteren van procesitems via de webservice

Informatie over het daadwerkelijk exporteren van procesitems via de webservice vind je in het artikel Procesitems exporteren via de webservice.

Terug naar Procesarchitect: bedrijfsproces afhandelen (stap 8)