Procesarchitect: nieuw bedrijfsproces starten (stap 7)

In de vorige stappen is het nieuwe bedrijfsproces Werkkleding ingesteld in e-UUR. In dit artikel gaan we een nieuw procesitem Werkkleding starten. Nadat er een bedrijfsproces is aangemaakt en er een procesconfiguratie is ingesteld, kun je een nieuw procesitem starten. 

Meer informatie over het bedrijfsproces vind je in de artikelen Procesarchitect: stakeholders en toestanden (stap2) en Procesarchitect: berichten (stap 3). Informatie over de procesconfiguratie vind je in de artikelen Procesarchitect: formulierconfiguratie (stap 4) , Procesarchitect: bewerkingsdefinitie (stap 5) en Procesarchitect: transitieschema (stap 6)

Voor dit artikel is het bedrijfsproces Werkkleding ingesteld. Hierbij is onder Stakeholders en toestanden (stap 2) het Activatieperspectief ingesteld op Inlener en de Rol van de inlener op Werkkleding administratie. Dit is van belang voor het starten van een bedrijfsproces. Lees voor meer informatie het artikel Activatieperspectief.

Bedrijfsproces activeren bij de inlener

Allereerst moet in dit geval de Procesconfiguratie bij de inlener aangezet worden. Ga naar Start > Inleners en open de inlener. Klik op Bewerken. Zet een vinkje bij de procesconfiguratie onder het bedrijfsproces dat die inlener kan gebruiken. Klik daarna op Opslaan.

Rol toekennen aan de inlenergebruiker

Daarnaast heeft een inlenergebruiker de rol van het bedrijfsproces nodig om het bedrijfsproces te kunnen gebruiken. Ga naar de inlener via Start > Inleners en open de inlener. Klik onderaan op het tabblad Inlenergebruikers. 

Klik de inlenergebruiker aan bij wie je een rol wilt toevoegen. Klik op Bewerken en zet onder Rollen een vinkje bij de rol van het bedrijfsproces Werkkleding. Hier vind je de rol die is aangemaakt onder Stakeholders en toestanden (stap 2) Werkkleding administratie. Klik daarna op Opslaan.

Het bedrijfsproces is nu geactiveerd bij de inlener en de inlenergebruiker heeft de juiste rol. De flexkracht kan nu een nieuw procesitem Werkkleding starten. 

In het artikel Rollen bedrijfsproces instellen kun je uitgebreid lezen hoe het activeren en instellen van rollen werkt. 

Start nieuw procesitem

Neem via de helpdesk een flexkracht over die valt onder de inlener bij wie het bedrijfsproces is geactiveerd. Onder Stakeholders en toestanden (stap 2) is bepaald dat alleen de flexkracht betrokken is bij dit bedrijfsproces.  

Meer informatie over welke flexkrachten en kandidaten onder een inlener of bemiddelaar vallen bij een bedrijfsproces, vind je in het artikel Welke flexkrachten en kandidaten vallen onder de inlener of bemiddelaar bij een bedrijfsproces?.

De flexkracht heeft de overzicht tegel van het bedrijfsproces Werkkleding beschikbaar. De flexkracht heeft ook de tegel om een nieuw procesitem Werkkleding te starten beschikbaar. Dit komt doordat in de procesconfiguratie in het Transitieschema is ingesteld dat de flexkracht het proces mag starten (Transitie met één toestand Nieuw).

Het is ook mogelijk om een procesitem automatisch te starten. In het artikel Hoe kan ik een procesitem automatisch laten starten? kun je lezen hoe je dat kunt doen. 

Klik op de tegel Nieuwe werkkleding. Er wordt een nieuw procesitem Werkkleding aangemaakt. De Status is nu Nieuw (toestand). De flexkracht kan nu het formulier met de vraag invullen (Transitie met één toestand Bewerken). De flexkracht kan het formulier ook verwijderen (Transitie met één toestand Verwijderen) door te klikken op Overig > Verwijderen. 

Als je na het aanmaken van een nieuw procesitem (Status is Nieuw) niets doet met het formulier, dan krijg je bij het afsluiten (klik op kruisje) de onderstaande bevestiging. Klik op Ja om het procesitem te verwijderen. Klik op Nee als je later het proces verder wilt invullen. Hiermee wordt voorkomen dat er veel niet afgeronde procesitems worden aangemaakt als er niet op Opslaan wordt geklikt. 

Het formulier ziet eruit zoals is ingesteld bij de formulierconfiguratie. De velden die kunnen worden ingevuld, zijn ingesteld in de bewerkingsdefinitie. 

Selecteer de Inlener en klik op Doorzetten. Deze knop is ingesteld in het transitieschema. Je kunt nu Stap 2 Kleren van het formulier invullen. Selecteer je Ja onder T-shirt of Trui dan wordt automatisch de maat M ingevuld. Dit is de standaard waarde die is ingesteld bij de formulierconfiguratie.

Je kunt het formulier niet doorzetten als de verplichte velden niet zijn ingevuld. Dit is ingevuld in het Transitieschema (Transities tussen toestanden Van toestand Nieuw Naar toestand Aangevraagd - Controleer verplichte velden is Ja ).

Vul de gegevens in en klik op Doorzetten. Het procesitem gaat nu naar de volgende stap in het proces. In het transitieschema is ingesteld dat het proces nu Naar toestand Aangevraagd (status) gaat.

Bericht naar inlener

Het procesitem Werkkleding gaat nu naar de inlener. In het Transitieschema is ingesteld dat de inlener nu een bericht ontvangt (Transities tussen toestanden Van toestand Nieuw Naar toestand Aangevraagd, Berichten is Aangevraagd - Werkkleding administratie ).

De inlener ontvangt onderstaande e-mail. Deze is opgesteld bij het bedrijfsproces Werkkleding. In het artikel Procesarchitect: berichten (stap 3) kun je lezen hoe je de berichten kunt opstellen en aanpassen. 

Beste Miranda Hamer,
Er is een aanvraag voor werkkleding gedaan door: Joost Vliermarkt.
Je kunt inloggen op de e-UUR website op: https://akyla.flexportal.eu/. 
Met vriendelijke groet,
Akyla

Procesitems bijwerken

Nadat je een bedrijfsproces hebt gestart, kun je nog wijzigingen aanbrengen in de procesconfiguratie. Hierdoor kan een procesitem niet meer zijn bijgewerkt naar de nieuwste procesconfiguratie en daardoor niet voldoen aan wat je verwacht. Bij het openen van het procesitem krijg je daarom als leverancier onderstaande melding.

Je kunt het procesitem bijwerken naar de nieuwste versie. Klik daarvoor op (Overig) > Procesconfiguratie bijwerken.  

Daarnaast kun je vanuit het overzicht van procesitems meerdere procesitems tegelijk bijwerken. Zet vinkjes bij de procesitems die je wilt bijwerken en klik op Overig > Geselecteerde bedrijfsprocesitems bijwerken.

Je krijgt een bevestiging. Klik op Ja om de procesitems bij te werken. 

Hierna vind je op het tabblad Status onder Opmerking terug dat het bedrijfsprocesitem is bijgewerkt. 

Het procesitem is nu volgens de laatste procesconfiguratie ingesteld. Dit betekent dat als het formulier tussendoor is aangepast, het formulier nu de laatste versie toont.

In de volgende stap kun je lezen hoe de inlener het procesitem Werkkleding kan afhandelen. 

Terug naar Procesarchitect: transitieschema (stap 6)

Verder naar Procesarchitect: bedrijfsproces afhandelen (stap 8)