Exceptionele toestanden

In het artikel Procesarchitect: stakeholders en toestanden (stap 2) worden de 'gewone' Toestanden uitgelegd. In dit artikel vind je meer informatie over de Exceptionele toestanden.

Er zijn twee Exceptionele toestanden. Dit zijn Ongedefinieerd en Geannuleerd. Je vindt deze terug bij de toestanden van het bedrijfsproces onder Start > Bedrijfsprocessen. Open een bedrijfsproces en klik op 3 Toestanden. Je kunt deze toestanden niet wijzigen of verwijderen.

Ongedefinieerd

Deze toestand wordt automatisch toegekend aan procesitems die door wijzigingen in de procesconfiguratie (bijvoorbeeld bij het verwijderen van een toestand) in een onbekende toestand zitten. Deze toestand is niet te wijzigen of te gebruiken in een eigen procesconfiguratie in het transitieschema.

Als een procesitem de Status Ongedefinieerd heeft, dan betekent dit dat geen enkele gebruiker meer een actie kan uitvoeren, omdat die toestand niet meer in het transitieschema voorkomt. Om te voorkomen dat het procesitem onbruikbaar is, heeft de leverancier een extra actie. Deze actie is alleen beschikbaar als een procesitem de Status Ongedefinieerd heeft (of Geannuleerd, zie hieronder). De leverancier kan het procesitem dan omzetten naar een andere toestand (Status). Dit omzetten is geen transitie, zodat er ook geen berichten worden verstuurd.

Voorbeeld

Er is een bedrijfsproces met procesitems met de Status In behandeling. Die toestand wordt verwijderd.

Ga naar het bedrijfsproces (Start > Bedrijfsprocessen) en open het bedrijfsproces. Klik op Bewerken. Verwijder in het bedrijfsproces onder 3 Toestanden de Toestand In behandeling. Je krijgt onderstaande melding. 

Aan de melding kun je zien dat er 7 procesitems zijn met de Status In behandeling. Door die toestand te verwijderen, komen die procesitems in de Status Ongedefinieerd. 

Klik op Doorvoeren om de toestand te verwijderen en de status van de procesitems te wijzigen. 

Het bedrijfsproces kent nu 7 procesitems met de Status Ongedefinieerd en er is geen Status In behandeling meer.

Omzetten

De leverancier kan het procesitem openen en heeft dan de actie Omzetten. Met deze actie kan de leverancier de Status van het procesitem wijzigen van Ongedefinieerd naar een andere toestand. Op het tabblad Status kun je zien bij de Opmerking dat het procesitem automatisch de Status Ongedefinieerd heeft gekregen.  

Klik op Omzetten. Je kunt nu selecteren naar welke toestand je het procesitem wilt zetten. Selecteer onder Toestanden de gewensten toestand en klik daarna op Zet om.

Je krijgt de melding dat het procesitem is omgezet naar de gekozen toestand. Dit kun je ook zien op het tabblad Status. Het procesitem gaat vervolgens verder volgens het proces dat is ingesteld in de procesconfiguratie.

Doordat dit een omzetting is en geen gewone transitie, wordt er geen bericht verstuurd.

Geannuleerd

Anders dan bij de Status Ongedefinieerd, kan Geannuleerd wel bereikt worden vanuit het gewone proces. In de procesconfiguratie kun je daarom instellen dat het proces geannuleerd kan worden. Daarvoor is er een extra type Transitie met 1 toestand, namelijk Annuleren. In deze transitie kun je precies hetzelfde invoeren als bij alle andere transities met 1 toestand. Hiermee kun je dus:

• Aangeven welke rol, in welke toestand, de actie Annuleren tot z'n beschikking krijgt.
• Eventueel berichten koppelen aan deze transitie.

Ook kun je deze toestand in bulk toevoegen. Algemene informatie over het inrichten van het transitieschema vind je in het artikel Procesarchitect: transitieschema (stap 6).

Afhankelijk van de inrichting van het transitieschema kun je een procesitem vervolgens Annuleren. Open het procesitem en klik op (Overig) > Annuleren.  Het procesitem krijgt nu de Status Geannuleerd.

Omdat de Status Geannuleerd, net als Ongedefinieerd, geen onderdeel is van het gewone proces, heeft de leverancier ook hier de actie Omzetten. Dit werkt op dezelfde manier zoals hiervoor is uitgelegd bij de Status Ongedefinieerd. Op deze manier kun je vanuit de Toestand (status) Annuleren toch weer naar een andere toestand gaan.