Procesarchitect: transitieschema (stap 6)

In dit artikel wordt het transitieschema ingesteld. Dit onderdeel is specifiek voor de module Procesarchitect. 

Bij de bewerkingsdefinitie (stap 5) vul je in wat je kunt wijzigen in welke stap van het bedrijfsproces. In het transitieschema vul je in wie er wijzigingen mag doen in welke stap van het bedrijfsproces.  

De volgende vragen van Procesarchitect: voorbereidingen (stap 1) worden in dit artikel behandeld.

• Berichten (vraag 4)
• Transitieschema (vraag 7)

Transities

Ga naar de procesconfiguratie van het bedrijfsproces. Klik nadat je de bewerkingsdefinitie hebt ingesteld op 5 Transitieschema. Je kunt nu het transitieschema invullen. 4 Documentgeneratie wordt in dit artikel niet behandeld. Zie voor meer informatie het artikel Procesarchitect: documentgeneratie.

Het transitieschema kun je inrichten via de Overzichtsweergave of via de Schematische weergave. In dit artikel wordt het transitieschema ingericht aan de hand van de Overzichtsweergave. Informatie over de Schematische weergave vind je in het artikel Schematische weergave transitieschema.

Er zijn drie soorten transities. 

Bij Transities tussen toestanden kun je transities tussen toestanden toevoegen aan het bedrijfsproces. Dit betekent dat je hier in kunt stellen Van welke toestand je Naar welke toestand gaat. 

Bij Transities met één toestand gaat het om vaste transities binnen toestanden. Het gaat hier om het aanmaken, bewerken, verwijderen en annuleren van een procesitem en velden in het bedrijfsproces. 

Bij Automatische transities kun je transities invullen die gebruikt worden bij de digitale ondertekening in een bedrijfsproces. Zie voor meer informatie het artikel Procesarchitect: digitale ondertekening. Ook kun je hier instellen dat een procesitem automatisch na een aantal dagen naar een andere status gaat. In het artikel Hoe kan ik een procesitem automatisch doorzetten naar een andere status? kun je meer lezen over deze transitie. Daarnaast is het mogelijk om een procesitem automatisch te laten starten op basis van een ingestelde datum en termijn. Lees meer informatie daarover in het artikel Hoe kan ik een procesitem automatisch laten starten?.

Transities tussen toestanden

Klik op Transitie toevoegen onder Transities tussen toestanden. Je kunt nu een transitie inrichten voor tussen toestanden. 

Bij vraag 7 zijn vijf transities tussen toestanden bepaald. De flexkracht mag de vraag aanmaken (het proces starten). De inlener keurt de aanvraag daarna goed of af. De inlener vult de datum van ophalen van de kleding in. Tot slot vult de inlener de datum van het inleveren van de kleding in. 

Transitie

Je kunt onder Transitie meerdere opties instellen. Vul een Naam in voor de transitie. Deze naam zie je zo meteen terug in de tabel. Vul onder Etiket de naam in die op de knop komt te staan. Selecteer daarna een Icoon voor op de knop. 

Vervolgens kun je de toestanden invullen. Je kunt kiezen uit de toestanden die zijn ingevuld bij het bedrijfsproces. Vul onder Van toestand de toestand in waarmee je wilt beginnen. Onder Naar toestand vul je dan de toestand in waar het bedrijfsproces naar toe gaat als je op de knop klikt. 

Start voor dit artikel met de eerste transitie; de flexkracht maakt de aanvraag aan. Vul het volgende in.

Selecteer onder Rol de rol van de gebruiker die deze stap in het bedrijfsproces mag zetten. Ook hier kun je kiezen uit de rollen die je hebt ingesteld bij het bedrijfsproces. 

Optioneel kun je onder Exportstatus selecteren welke exportstatus het procesitem moet krijgen als die transitie wordt uitgevoerd. Dit is interessant als je een exportdefinitie hebt toegevoegd bij het bedrijfsproces om procesitems te exporteren. In het artikel Procesarchitect: exportdefinitie (stap 9) kun je hier meer over lezen. Voor het bedrijfsproces Werkkleding, wordt dit niet gebruikt. 

Je kunt daarna kiezen of je wilt dat er een actiebolletje bij het procesitem zichtbaar is (Actie vereist) en dat het procesitem op de tegel komt onder Actie vereist. Selecteer dan Ja.

Ook kun je kiezen of je wilt dat er verplicht een opmerking wordt toegevoegd aan het procesitem voordat je het procesitem kunt doorzetten naar de volgende stap. Selecteer Ja onder Opmerking verplicht als er verplicht een opmerking moet worden toegevoegd. Zonder opmerking kun je het procesitem dan niet doorzetten. Deze opmerking is ook beschikbaar voor berichten. Zie het artikel Tags in berichten.

Tot slot kun je onder Transitie instellen dat velden die in de bewerkingsdefinitie als verplicht zijn ingesteld, wordt gecontroleerd voordat je het procesitem door kunt zetten (Controleer verplichte velden). Selecteer dan Ja. Selecteer Nee bij het instellen van een transitie waarbij je gegevens afkeurt en teruggaat in het proces. Je kunt dan terug zonder dat de verplichte gegevens moeten zijn ingevuld. 

Vul voor de eerste transitie het volgende in.

Afhankelijkheden

Je kunt hierna ook nog Afhankelijkheden invullen. Voor dit artikel wordt deze optie niet gebruikt. Meer informatie over afhankelijkheden vind je in het artikel Afhankelijkheden transities.

Berichten

Je kunt onder Berichten een bericht instellen voor deze transitie. Je kunt kiezen uit de berichten die je hebt ingesteld bij het bedrijfsproces. Zie voor meer informatie daarover het artikel Procesarchitect: berichten (stap 3). 

Voor deze eerste transitie wordt het Bericht Aangevraagd verstuurd naar de inlener. Selecteer dit bericht en selecteer onder Naar gebruiker met rol de rol van de inlener. Voor het bedrijfsproces Werkkleding is dat Werkkleding administratie. Dit is ingesteld in het bedrijfsproces bij de stakeholders. Meer informatie over stakeholders vind je in het artikel Procesarchitect: stakeholders en toestanden (stap 2). 

Notificatie

Onder Notificatie kun je een melding invullen die wordt weergegeven in een pop-up als de transitie wordt doorgezet. Voor dit artikel wordt deze optie niet gebruikt. Meer informatie over notificaties vind je in het artikel Notificaties bij transities.

Klik op Opslaan. De eerste transitie wordt toegevoegd aan de lijst met Transities tussen toestanden.

Voeg de andere transities op dezelfde manier toe. 

Er zijn nu zes Transities tussen toestanden toegevoegd. 

Transities met één toestand

Vul nu de Transities met één toestand in. Het gaat hier om vaste transities binnen toestanden. Het gaat dan om het aanmaken, bewerken, verwijderen en Annuleren van een procesitem in het bedrijfsproces. Annuleren wordt voor dit bedrijfsproces niet gebruikt. Informatie over deze Exceptionele toestand vind je in het artikel Exceptionele toestanden.

Bij vraag 7 is ook een aantal transities binnen toestanden bepaald. Als eerste mag de flexkracht de vraag aanmaken (Nieuw proces starten), deze Bewerken en Verwijderen. Dit voeg je toe onder de Transities met één toestand.   

Klik op Transitie toevoegen onder Transities met één toestand. 

Selecteer bij Type of het gaat om het aanmaken van een Nieuw procesitem, of je deze wilt Bewerken of dat je deze mag Verwijderen. Afhankelijk van je keuze, krijg je een ander Icoon en Naam. 

Selecteer daarna bij Toestand de toestand wanneer het gekozen type geldt. Hier kun je kiezen uit de toestanden die je hebt ingesteld bij het bedrijfsproces. Zie voor meer informatie Procesarchitect: stakeholders en toestanden (stap 2). 

Selecteer tot slot onder Rol de gebruiker die de actie mag uitvoeren. Ook hier kun je kiezen uit de rollen die je hebt aangemaakt bij het bedrijfsproces. Zie voor meer informatie Procesarchitect: stakeholders en toestanden (stap 2). 

Vul voor de eerste transitie het volgende in.

Klik op Opslaan. De eerste transitie wordt toegevoegd aan de lijst met Transities met één toestand.

De flexkracht kan nu het procesitem aanmaken. Voeg ook de andere transities toe. 

Bij vraag 7 zijn ook nog de volgende transities bepaald. De flexkracht kan de aanvraag invullen (Bewerken) en Verwijderen. Na het versturen van de aanvraag kan de flexkracht de aanvraag niet meer Verwijderen. De inlener kan het procesitem Werkkleding verwijderen in Toestand Nieuw, Aangevraagd en Goedgekeurd. 

Dit betekent dat voor de Toestand Nieuw de flexkracht types; Nieuw, Bewerken en Verwijderen krijgt. De inlener krijgt voor deze toestand ook het type Verwijderen beschikbaar.

Voor de Toestand Nieuw zijn nu alle transities toegevoegd. Dit betekent dat voor het bedrijfsproces Werkkleding de flexkracht een nieuw procesitem kan starten, het procesitem kan bewerken en het procesitem kan verwijderen als het proces de Toestand Nieuw (status) is. De inlener met de Rol Werkkleding administratie kan het procesitem in de Toestand Nieuw (status) ook verwijderen. Bij het verwijderen wordt er een bericht verstuurd. Deze kun je op dezelfde manier instellen als bij de Transities tussen toestanden.

Vul nu voor de overige toestanden de transities in. Deze kunnen op een vergelijkbare manier worden ingevuld. 

Transities in bulk toevoegen

Bij deze transities vul je vaak dezelfde gegevens in. Je kunt daarom ook transities in bulk toevoegen. Klik op Transities bulk toevoegen.

Selecteer onder Type Bewerken of Verwijderen. Onder Rol kun je de rol van de gebruiker selecteren. 

Daarna kun je onder Toestanden aanvinken voor welke toestanden die transitie en rol van toepassing zijn. Vink de toestanden aan en voeg eventueel een bericht toe onder Berichten voor dit type transitie. 

Klik daarna op Opslaan. De transities zijn toegevoegd. 

In totaal zijn er nu negen Transities met één toestand toegevoegd (4x Nieuw, 1x Aangevraagd, 2x Goedgekeurd, 1x Afgekeurd en 1x Afgehaald). 

Transities aanpassen, kopiëren of verwijderen

Klik op het tandwiel achter de transitie om een transitie aan te passen. Je kunt de instellingen nu wijzigen.

Je kunt ook snel nieuwe transities toevoegen door een oude transitie te kopiëren. Klik op het kopieer icoon. De gegevens van die transitie kun je wijzigen. Klik op Opslaan en er wordt een nieuwe transitie toegevoegd. 

Klik op het kruisje om een transitie te verwijderen.

Klik op Opslaan om de procesconfiguratie op te slaan. Er is nu een bedrijfsproces ingericht aan de hand van zeven vragen. In de volgende stap wordt het procesitem daadwerkelijk aangemaakt (starten).

Terug naar Procesarchitect: bewerkingsdefinitie (stap 5)

Verder naar Procesarchitect: nieuw bedrijfsproces starten (stap 7)