Bijlagen e-mailbericht

In het artikel Procesarchitect: berichten (stap 3) kun je lezen hoe je berichten kunt instellen voor een bedrijfsproces. In dit artikel wordt specifiek uitgelegd hoe je een bijlage aan een e-mailbericht kunt toevoegen. De volgende onderwerpen worden behandeld.

• Bedrijfsproces bericht instellen
  • Bijlage in het formulier
• Procesconfiguratie bericht instellen
• Bericht met bijlage versturen in het bedrijfsproces

Voor dit artikel wordt gebruik gemaakt van het bedrijfsproces Vraag aan inlener uit het artikel Hoe te starten met procesarchitect?. Aan het bericht dat wordt verstuurd als de flexkracht een vraag stelt, wordt nu de bijlage toegevoegd.

Bedrijfsproces bericht instellen

Het toevoegen van een bijlage aan een e-mail moet je instellen bij het bedrijfsproces. Ga naar Start > Bedrijfsprocessen en open het bedrijfsproces.

Klik op Bewerken en ga naar 4 Berichten. Klik daarna op het Tandwiel bij het bericht waarbij je de bijlage wilt meesturen. Voor dit artikel is dat het bericht met de Naam In behandeling (flexkracht).

Onderaan kun je onder Bijlagen e-mailbericht bijlagen toevoegen. Klik hier op Selecteer. 

Bijlage in het formulier

Je kunt nu kiezen uit de bijlagen die in het formulier van de procesconfiguratie staan. Dit betekent dat je onder Start > ([naam bedrijfsproces]) > [naam bedrijfsproces] beheer > Procesconfiguraties onder 2 Formulierconfiguraties een bijlageveld in het formulier moet hebben staan.

Als er in het formulier geen bijlagevelden staan, dan kun je geen bijlagen aan het e-mailbericht toevoegen. Er staat dan dat er Geen bijlagen beschikbaar zijn.

Selecteer een bijlage. Voeg eventueel meerdere bijlagen toe door op Regel toevoegen te klikken en de bijlagen toe te voegen. Klik daarna op Opslaan.

Vul het bedrijfsproces helemaal in en klik op Opslaan.

Procesconfiguratie bericht instellen

Nadat de bijlage is toegevoegd aan het bericht van het bedrijfsproces, moet je het bericht toevoegen aan het transitieschema van de procesconfiguratie.

Ga naar Start > ([naam bedrijfsproces]) > [naam bedrijfsproces] beheer > Procesconfiguraties en open de procesconfiguratie. Klik op Bewerken. Onder 2 Formulierconfiguraties staat het bijlageveld die je hebt ingevuld als bijlage bij het bericht. Vervolgens moet het bericht worden ingesteld in het transitieschema. Ga naar 5 Transitieschema.

Vul het bericht met de bijlage in bij een transitie. Voor dit artikel open we de eerste transitie met de Naam Flexkracht stelt vraag. Klik op het tandwiel achter deze transitie.

Onderaan bij Berichten voeg je het bericht toe waaraan de bijlage is toegevoegd in het bedrijfsproces. Voor dit artikel is dat het bericht met de Naam In behandeling (flexkracht). Klik daarna op Opslaan.

Meer informatie over het transitieschema vind je in het artikel Procesarchitect: transitieschema (stap 6). Klik op Opslaan als de procesconfiguratie helemaal is ingesteld.

Bericht met bijlage versturen in het bedrijfsproces

De flexkracht start een nieuw procesitem van het bedrijfsproces Vraag aan inlener. HIj voegt bij zijn vraag een bijlage toe.

Zodra de flexkracht het procesitem doorzet en dus naar een nieuwe transitie gaat, wordt het bericht dat is ingesteld verstuurd naar de inlener. Bij deze e-mail zit nu ook de bijlage die de flexkracht heeft toegevoegd.