Procesmodel maken

In de Introductie wordt gebruik gemaakt van een vragenlijst om het bedrijfsproces duidelijk te krijgen. Naast het gebruik van vragen, kun je ook een procesmodel maken. In dit artikel wordt uitgelegd hoe je dit kunt doen. 

Procesmodel

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je een model kunt maken van een proces. Het doel van dit model is om een goed beeld te krijgen van de workflow dat het proces volgt: welke toestanden kent het proces, wie mag of moet er aan de slag in die toestanden en tot welke (vervolg)toestand leidt die actie? Dit model kan dan als handvat dienen, bij het daadwerkelijk implementeren van het proces in e-UUR. 

Dit model heeft betrekking op de workflow die gevolgd wordt en hoeft niet in te gaan op de gegevens die gedurende de workflow worden opgevraagd. Omdat de opgevraagde gegevens vaak wel een beeld geven van het bedrijfsproces als geheel, is in het sjabloon ook een tabblad toegevoegd waar ingevoerd kan worden welke gegevens er gedurende het proces gevraagd worden en in welke toestand(en) deze informatie ingevoerd kan worden. Dit is een optioneel onderdeel voor het maken van een model van het bedrijfsproces.

Applicatie 

Je kunt het model creëren met de gratis online applicatie: draw.io. Je hebt de beschikking over een sjabloon waarin alle elementen die je in het model kunt gebruiken al zijn vertegenwoordigd (zie onderaan dit artikel). Dit maakt het gemakkelijker om het model te maken, doordat je vooral kunt kopiëren en plakken van deze elementen. 

Voor het gebruik van de applicatie:

1. Plaats het aangeleverde sjabloon ergens op je computer.
2. Navigeer naar https://app.diagrams.net/.
3. Kies bij Save diagrams to voor Device. Hiermee kun je het sjabloon openen van je computer en kun je achteraf het gemaakte model exporteren naar je computer.
4. Kies bij Device vervolgens voor Open Existing Diagram en open het aangeleverde sjabloon.
5. Maak je eigen proces door in het tabblad Workflow het voorbeeld aan te passen naar jouw proces (of maak een nieuw tabblad voor jezelf).
   1. Daarbij kun je de losse elementen ook kopiëren uit het Elementen tabblad en plakken in je eigen workflow.
   2. Je kunt (optioneel) de opgevraagde gegevens invoeren in de tabel op het Gegevens tabblad.
6. Sla het resultaat uiteindelijk op door bij File te kiezen voor Save as en kies daar voor XML File (.draw.io). 

Elementen

Het model maakt een onderscheid tussen de volgende elementen die je kunt gebruiken.

Toestanden

Een toestand waarin een procesitem zich kan bevinden gedurende het proces. In een toestand kan bepaald worden welke gegevens ingevuld kunnen worden, wie dit invullen kan doen en wie er acties (transities) beschikbaar heeft in deze toestand. Voor wat betreft toestanden wordt er in de eerste instantie een onderscheid gemaakt tussen de volgende soorten toestanden:

1. Startpunt: dit is geen 'echte' toestand, maar geeft een startpunt aan van het proces. Vanuit het startpunt gaat er een transitie naar een eerste 'normale' toestand, dat aangeeft welke rol het proces start.
2. Toestand: een 'normale' toestand
   • Naam van de toestand.
   • De rol(len) die in deze toestand gegevens mogen bewerken.
3. Eindtoestand: een eindtoestand van het proces. Een procesitem in deze toestand telt niet meer als een 'lopend' object en er kunnen geen gegevens bewerkt worden in een eindtoestand. Er mogen nog weltransities gedefinieerd worden om uit een eindtoestand te komen, bijvoorbeeld voor correcties.
   • Naam van de toestand.
4. Ondertekeningstoestand: een 'speciale' toestand waar er digitale handtekeningen op bijlagen gezet kunnen worden. Er kunnen verder geen gegevens bewerkt worden in deze toestand.

Transities

Een transitie is een overgang van een toestand naar een andere toestand. Dit komt meestal overeen met een actie die een gebruiker doet, waardoor een opvolgende toestand wordt bereikt. In het model worden de volgende transities onderscheiden:

1. Transitie: dit is een ‘reguliere’ transitie. Een transitie start bij een toestand en eindigt bij een andere toestand. Een transitie kent de volgende informatie in het model:
   • Naam van de transitie. Dit is meestal de naam van de actie die je uitvoert om de transitie te realiseren.
   • De rol die de transitie mag uitvoeren. Elke transitie mag maar door 1 rol uitgevoerd worden. Als je een transitie hebt die door verschillende rollen uitgevoerd mag worden, maak dan 1 transitie aan in het model voor elke rol die deze mag uitvoeren.
   • De rollen die een bericht ontvangen als de transitie wordt uitgevoerd. Dit mogen meerdere rollen zijn.
2. Primaire transitie: een primaire transitie is een transitie die het “beoogde” of het “sunny day” scenario van het proces volgt, de “meest waarschijnlijke” transitie. In e-UUR worden de “actie vereist” signaleringen in een toestand gegeven aan die rollen die een primaire transitie kunnen uitvoeren in die toestand. Als zodanig is het dus onlogisch dat er een primaire transitie vanuit een eindtoestand bestaat. Een primaire transitie kent dezelfde informatie als een ‘reguliere’ transitie. 
3. Conditionele transitie: een transitie die alleen uitgevoerd mag worden als er aan een conditie wordt voldaan. De condities zijn controles die uitgevoerd worden op ingevoerde waardes (in het formulier). Hier ligt dus een relatie tussen de opgevraagde gegevens enerzijds, die in het model optioneel in te voeren zijn, en de workflow anderzijds, waar het model juist om draait. Een conditionele transitie heeft dezelfde informatie als een ‘reguliere’ transitie met één toevoeging:
   • De conditie waaraan voldaan moet worden. Als er aan meer dan 1 conditie voldaan moet worden, dan kan dit element opvolgend toegevoegd worden, om zodoende een ‘ketting’ aan condities te creëren.
4. Transitie bij volledige ondertekening: dit is een geautomatiseerde transitie die alleen vanuit een ondertekeningstoestand kan komen en die automatisch wordt uitgevoerd wanneer alle bijlagen zijn ondertekent. Er kunnen alleen berichten gekoppeld worden aan deze transitie.
5. Overig commentaar: dit element kan toegevoegd worden om aanvullend/overig commentaar toe te voegen. Dit kan betrekking hebben op een toestand, op een transitie, of op de workflow als geheel.

Het sjabloon

Onderaan dit artikel vind je het sjabloon dat je kunt gebruiken. Deze ziet er als volgt uit in de applicatie.

Tabblad Elementen

Tabblad Workflow

Tabblad Gegevens

Door het sjabloon in te vullen, kun je een duidelijker beeld krijgen van het proces. Daarna is het makkelijker om het proces in e-UUR in te vullen. 

Heb je het proces duidelijk, dan kun je starten met het proces in e-UUR in te stellen. Zie het artikel Procesarchitect: stakeholders en toestanden (stap 2) om te starten met het instellen van het proces in e-UUR.