Werkgebonden persoonsmobiliteit in de ProcesArchitect

Om de Co2 voetprint te kunnen bepalen, is er een standaard proces beschikbaar gemaakt waarmee je middels een enquête in de procesarchitect kunt uitvragen hoe er gereisd is en hoeveel kilometer er gereisd is. De enquête is gebaseerd op de informatie verstrekt door het RVO, waarbij er met een eenmalige uitvraag een gemiddelde kan worden genomen voor iedere werknemer.

Het bedrijfsproces kan worden geïmporteerd in het overzicht van bedrijfsprocessen. Via Start > Bedrijfsprocessen > Overzicht bedrijfsprocessen, kan via de button 'Overig' het proces 'Enquête woon-werkmobiliteit flexkracht' worden geïmporteerd:

Na het importeren, kun je middels de onderstaande stappen het bedrijfsproces inrichten en werkbaar maken. Mocht je graag aanpassingen doen in het proces, kan dat na het toepassen van de bijbehorende rol. Meer informatie over het aanpassen van een bedrijfsproces en alle mogelijkheden, kun je hier vinden.

Onderstaand de uitleg voor de stappen welke nodig zijn om het bedrijfsproces succesvol te gebruiken, volledig gebaseerd op de standaard configuratie.

Stap 1: Reisafstandsconfiguratie

Om gebruik te kunnen maken van het standaard proces, moet de reisafstandsconfiguratie worden ingericht. Op basis van de gekozen instellingen, zoals bijvoorbeeld het adres van flexkracht en inlener, kan de berekening van het aantal kilometers worden berekend via Google Maps. Er zijn ook additionele instellingen mogelijk hierin. Meer informatie over de reisafstandsconfiguratie kun je hier lezen.

Stap 2: Rollen

Het proces heeft een rol, deze voor de leveranciergebruiker. Alleen de flexkracht en de leverancier zijn in dit proces betrokken. Om informatie te kunnen inzien, of de lopende processen, heeft de leveranciersgebruiker de rol 'Woon-werkmobiliteit medewerker' nodig.

Stap 3: Doelgroep (optioneel)

Het is eventueel mogelijk om een doelgroep te maken om deze enquete voor te starten. Wanneer er geen gebruik gemaakt is gemaakt van een doelgroep, zal het proces in bulk worden gestart voor alle actieve flexkrachten. Door middel van doelgroepen kun je zelf filtering maken voor een specifiekere doelgroep. Gedetailleerde informatie over doelgroepen, is hier te lezen.

Stap 4: Starten in bulk voor alle flexkrachten of doelgroep

Het proces is gemaakt om niet individueel te starten, maar rechtstreeks voor een grote groep flexkrachten om ineens bij alle medewerkers de informatie uit te vragen. Het starten van het proces kan via het overzicht van lopende processen, onder de button 'Start voor een doelgroep':

Afhankelijk van het aantal flexkrachten met of zonder doelgroep, kan het even duren voordat het proces is ingestart!

Wanneer het proces is gestart, krijgt de flexkracht een pop-up (ofwel begeleidingsbericht) welke tevens standaard is. Naast alle onderdelen in het proces, is het begeleidingsbericht ook aanpasbaar of wanneer niet wenselijk ook te verwijderen. Het bericht kun je vinden in het bedrijfsprocestype, onder de optie 'Berichten':

Het proces is bedoelt als enquête om éénmalig een gemiddelde te hebben van de gemaakte reiskosten.

In het proces is rekening gehouden met de volgende vervoersmiddelen om als optie te kiezen per gewerkte dag:

• Auto, benzine
• Auto, diesel
• Auto's hybride
• Auto, 100% elektrisch
• Auto, andere brandstoffen
• Motorfiets, benzine
• Motorfiets, elektrisch
• Bromfiets/scooter, benzine
• Bromfiets/scooter, elektrisch (incl. speed-pedelec)
• (e-)Fiets en lopen
• Openbaar vervoer

Het is mogelijk om hier nog aanvullende antwoordopties toe te voegen, echter zijn deze niet automatisch geconfigureerd en zal ook rekening moeten worden gehouden met een extern nummer waar nodig om dit mee te sturen richting een backoffice pakket. De beschikbare opties zijn op basis van documentatie van het RVO zoals gelinkt onderin het artikel.

De enquête heeft 2 statussen, namelijk 'Nieuw' en 'Ingevuld'. Het is niet meer nodig een actie uit te voeren nadat de medewerker de enquête heeft ingevuld. Via het overzicht van de processen, kun je een filtering maken op deze status om de reeds ingevulde enquêtes te kunnen inzien.

Q & A
Q: Er komt een foutmelding naar voren bij het invullen van de reisafstanden in het formulier, hoe kan ik dit oplossen?
A: De reisafstandsconfiguratie is niet gekoppeld in het proces, of de gekozen instellingen in de reisafstandsberekening bevat geen adres. Kijk de instellingen na en kijk of zowel de inlener als de flexkracht een (volledig) adres hebben.

Q: Er is geen tegel om het proces te starten in mijn dashboard, klopt dat?
A: Ja, er is geen tegel voor de leverancier. Er is wel een tegel standaard voor de flexkracht, waarbij deze zelf het proces ook kan starten. Deze kan indien gewenst worden uitgeschakeld via dashboard menu, onder 'Tegels op het dashboard'.

Q: Er is geen optie in het menu beschikbaar voor bedrijfsprocessen, hoe kan dit?
A: Bedrijfsprocessen zijn als module uitsluitend beschikbaar voor de 'Enterprise' licentie. Om gebruik te kunnen maken van de procesarchitect module, is deze licentie nodig. Voor meer informatie, kun je contact opnemen met je accountmanager. 

Q: Waarop is deze enquête gebaseerd en hoe verwerk ik deze informatie?
A: De enquête is gemaakt om een gemiddelde te kunnen berekenen voor iedere werknemer. Door de uitvraag aan alle flexkrachten of een selecte groep te doen, kan het gemiddelde gebruikt worden als gemiddelde voor een werknemer.

Meer informatie over de Co2 voetprint en de basis voor de gemaakte enquête is hier te vinden.