Bedrijfsprocessen exporteren via een koppeling

Het is mogelijk om bedrijfsprocessen via de webservice naar een extern pakket te exporteren. Om te kunnen exporteren is er een directe koppeling nodig met het externe pakket. Dit is momenteel alleen mogelijk voor de volgende pakketten:

• Afas Flex
  Voor het instellen van een koppeling met Afas Flex zie dit artikel: Verbinding leggen met Afas Flex – Textkernel

Stap 1: Koppeling leggen

In het geval van een bestaande koppeling met Afas Flex, moet er een koppeling worden gelegd voor het exporteren van bedrijfsprocessen met een aanvullende koppeling. Lees hierover meer in het volgende artikel: Verbinding leggen met Afas Flex – Textkernel

Stap 2: De exportdefinitie

In de exportdefinitie van het bedrijfsproces is een additionele optie toegevoegd, om een rechtstreekse koppeling toe te voegen:

De werkwijze voor het inrichten van deze koppeling is dynamisch en gaat in stappen.

Stap 3: De inrichting

1. Nieuwe stap kiezen, etiket naamgeven en object koppelen (UpdateConnector)
Onder 'Nieuwe stap' kun je de eerste stap gaan inrichten. 

Vul hier het etiket in voor de eerste stap in de export. In dit voorbeeld gaan we een export doen op basis van de medewerker (KnEmployee). Je ziet hier dat alle Afas Flex Updateconnectoren realtime worden opgehaald. Wanneer je de keuze hebt gemaakt voor het object, zal Mid-Office gaan laden om alle onderdelen op te halen uit Afas Flex.

2. Koppelen van (verplichte) velden in de exportdefinitie
Alle mogelijk te koppelen velden worden realtime opgehaald en onderverdeeld in subcategorieën:

Per veld onder de subcategorie worden automatisch de verplichte velden aangemerkt met een vinkje:

De exportdefinitie kan vervolgens worden ingericht op basis van de beschikbare (ingerichte) velden in je bedrijfsproces. Wil je een vaste waarde exporteren, kies dan bij 'Bron' de optie 'Vaste waarde' en vul de waarde in.

3. Meerdere stappen toevoegen in je exportdefinitie
Op het moment dat je de medewerker hebt ingericht, kun je in een tweede stap, ook additionele gegevens exporteren. Stel dat je graag binnen je proces ook het document wat is gegenereerd, wilt mee sturen in het dossier van de medewerker. Hierbij voeg je een nieuwe stap toe en kies je het juiste object uit de dropdown. In dit voorbeeld gebruiken we de Dossier (KnSubject). In de nieuwe stap worden de gekoppelde onderdelen opgehaald:

Hier koppelen je opnieuw de verplichte velden met de velden uit het bedrijfsproces. De bijlage kan worden geëxporteerd onder velden met de omschrijving (FileTrans):

Om te refereren naar een andere stap, in dit geval de medewerker, kan er gebruik worden gemaakt van de optie 'Id van vorige stap'. Hiermee kan in deze stap, informatie uit de vorige stap worden geëxporteerd:

De volgorde die is ingericht in de stappen is ook de volgorde zoals deze geëxporteerd zal worden.

Wanneer er velden die als verplicht gemarkeerd zijn niet zijn gekoppeld, komt er een pop-up melding naar voren, welke aangeeft welke velden dit zijn. Het is niet blokkerend voor het opslaan van het proces, echter zal dit mogelijk impact hebben op de verwerking in Afas. 

Na het proces te hebben opgeslagen, kun je gaan testen met het doorlopen van het bedrijfsproces en deze gaan exporteren. 

Exporteren van het bedrijfsproces

Om het bedrijfsproces te kunnen exporteren, moet het bedrijfsproces de exportstatus 'Klaar voor export' hebben. Dit kun je handmatig instellen wanneer gewenst via het overzicht van de lopende bedrijfsprocessen. Daarnaast kun je via het overzicht, ook de export uitvoeren naar Afas Flex. Deze opties zijn beschikbaar onder de button 'Overig':

Alle exports van bedrijfsprocessen via deze optie worden gelogd. Wanneer succesvol zonder details, wanneer er iets fout is gegaan, zal hiervan een logmelding met omschrijving beschikbaar zijn.

Het log is te vinden onder Start > Applicatiebeheer > Log.