In onderstaand artikel kun je lezen hoe je een formulier in een onboardingstype kunt instellen. De volgende onderwerpen komen aan bod.

1. Formulierstructuur

• Stappen
• Groepen
• Informatie

2. Beschikbare velden

• Identiteitscontrole
• Afstandsberekening

3. Inrichting van beschikbare en nieuwe velden

4. Velden

• Standaard waarde
• Helptekst
• Validaties

5. Tabellen

6. Bijlages

7. Akkoorden

8. Afhankelijkheden

• Veldafhankelijkheid
• Perspectiefafhankelijkheid

1. Formulierstructuur

Op drie manieren kun je een formulier structureren. Dit kan door middel van een:

• Stap: navigatie onderwerpen, weergegeven als rondjes met cijfers bovenaan het formulier.
• Groep: groepering van velden, weergegeven als dikgedrukte titel en onderlijnt.
• Informatie: extra informatie voor de gebruiker.

Stappen

De stappen kunnen dienen om logische onderwerpen van de onboarding weer te geven. In bovenstaand voorbeeld is rekening gehouden met het gekozen proces dat de inlener de onboarding start en hierdoor logisch de eerste twee onderwerpen invult, vervolgens is de flexkracht verantwoordelijk om het derde, vierde en vijfde onderwerp aan te leveren. Als alle benodigde informatie is aangeleverd volgt de ondertekening van het contract.

Groepen

Om per stap velden verder logisch te ordenen, kunnen groepen aangemaakt worden zoals onderstaande Persoonsgegevens, Adres en Bankgegevens. Met afhankelijkheden is het mogelijk groepen niet zichtbaar te maken voor bepaalde rollen. Afhankelijkheden worden onder punt 9 verder behandeld.

Informatie

Overal in de formulieren is het mogelijk extra tekstuele of visuele informatie weer te geven. In informatievelden kun je tekst met opmaak invoegen. Daarnaast kun je eigen afbeeldingen of weblinks opnemen naar bijvoorbeeld externe pagina’s voor extra informatievoorziening. 

Let op: afbeeldingen kunnen toegevoegd worden door middel van een websitelink. De afbeeldingen moet je zelf online beschikbaar maken. De opmaak in e-UUR is altijd op basis van twee kolommen. 

Standaard wordt de tekst weergegeven in één kolom. Indien voor Breed gekozen wordt, wordt de tekst over twee kolommen getoond geheel van links naar rechts in het formulier.

Je kunt een link toevoegen aan de tekst. Selecteer daarbij Open in new tab om ervoor te zorgen dat de link in een nieuw tabblad opent.

2. Beschikbare velden

Er zijn verschillende velden beschikbaar voor het formulier. Je kunt hier eigen velden aan toevoegen om deze eenvoudig bij elke onboarding op het formulier beschikbaar te maken. Uit de voorbereiding is bekend welke informatie je wilt uitvragen voor de onboarding van de flexkrachten. 

Aan te raden is om eerst de benodigde velden aan het overzicht toe te voegen en te configureren zodat je daarna de velden naar het formulier kunt slepen.

De volgende velden zijn beschikbaar:

• Standaard e-UUR velden; velden die veelal gebruikt worden zoals persoonsgegevens van de flexkracht zijn reeds beschikbaar. Daarnaast biedt de toolbox velden zoals inlener en leverancierseenheid, die gekoppeld zijn aan de reeds aanwezige inleners of leverancierseenheden binnen e-UUR.
• Aanvullende velden; de eigen set van beschikbare velden die je voor elke onboarding opnieuw kunt toepassen. Zie ook Start > Applicatiebeheer > Aanvullende velden.
• Tabellen; de eigen set tabellen, te voorzien van verschillende kolommen zoals voor het invullen van de arbeidshistorie.
• Bijlages; de eigen set documenten, te uploaden of voor contractgeneratie.
• Akkoorden, de eigen set expliciete akkoorden, zoals het identificatieplicht akkoord.

Voor elk onderdeel is het mogelijk om afhankelijkheden te configureren. Hiermee kun je bepaalde velden alleen beschikbaar maken in het formulier indien er bijvoorbeeld ‘Ja’ is ingevuld op een ander veld. Afhankelijkheden worden onder punt 8 verder behandeld.

Let op: eigenschappen van velden worden gedeeld door verschillende onboardingstypes. Het gaat dan om de Veldeigenschappen en niet de Ondertekening, Validaties en Afhankelijkheden.

Door het veld Autorisatie-eenheid te gebruiken, kun je instellen dat een inlenergebruiker niet de onboarding en flexkracht ziet die onder een autorisatie-eenheid valt waar die inlenergebruiker geen rechten voor heeft.

Identiteitscontrole

Er is een mogelijkheid tot een digitale identiteitscontrole voor de onboarding. Deze controle wordt gerealiseerd door een integratie met een partner, namelijk CheckedID. Zowel een flexkracht zelf als een inlener kan voor de identiteitscontrole van een flexkracht gebruik maken van de identiteitscontrole van CheckedID. 

In het artikel Identiteitscontrole in de onboarding kun je lezen hoe je dit kunt activeren en instellen.

Afstandsberekening

Je kunt hier ook toevoegen dat je in de onboarding een reisafstandsberekening kunt doen. Lees hierover meer in het artikel Reisafstandsberekening in de onboarding.

3. Inrichting van beschikbare en nieuwe velden

Met onderstaande knoppen voeg je eigen velden toe aan de beschikbare velden.

Of je maakt gebruik van de standaard velden die reeds beschikbaar zijn in het overzicht. Alle velden kun je configureren in het overzicht nadat je ze hebt aangemaakt. Dit kun je doen door te klikken op het configuratie icoontje (tandwiel).

4. Velden

Een veld bestaat bij het aanmaken uit drie basiseigenschappen; Etiket, Type en Beschikbaarheid. 

Etiket is de titel van het veld. 

Bij type heb je de keuze uit:

• Tekstveld; klein tekstveld max. 255 karakters.
• Tekstvak; groot tekstveld.
• Ja/Nee;
• Datum;
• Nummer; alleen gehele getallen.
• Decimaal; twee getallen achter de komma.
• Antwoordopties; zelf te definiëren antwoorden in een keuzemenu.

Op basis van het gekozen type zijn er verschillende validatie’s mogelijk. Zo gelden er andere validaties voor datumvelden, dan voor tekstvelden.

Bij Beschikbaarheid kun je kiezen uit: Gedeeld of Type-specifiek. In het artikel Beschikbaarheid formulier elementen en het overzicht wordt uitgelegd wat het verschil is. Standaard is Gedeeld ingesteld, zodat elk veld dat je aanmaakt ook in andere onboardingstypes beschikbaar is.

Klik op Opslaan om het veld toe te voegen. 

Na het toevoegen van het nieuw type veld, is het veld verder te configureren door te klikken op het configuratie icoontje (zie afbeelding hierboven). Een veld heeft de volgende eigenschappen:

• Standaardwaarde
• Helptekst
• Validaties
• Afhankelijkheden

Standaard waarde 

Elk formulier zal deze waarde vanzelf in het veld toevoegen. Hiermee is alleen bij afwijkingen een wijziging van het veld nodig en bespaart het de gebruikers tijd bij het invullen.

Helptekst

In het formulier krijgt het veld een vraagteken icoon met uitleg. Indien de gebruiker met de muis op het vraagteken staat, wordt de helptekst in het donkergrijze blok zichtbaar. Hiermee kun je de gebruiker eenvoudige instructies of extra informatie geven waarmee hij de juiste keuze kan maken bij het invullen van het veld.

Validaties

Nadat een veld ingevuld wordt, worden validaties op de inhoud van het veld uitgevoerd. In onderstaand voorbeeld is ingericht dat de loonheffingsdatum niet voor de startdatum van het contract mag zijn. Indien de waarde in het veld niet voldoet aan de validatie wordt de bijbehorende melding in het rood onder het veld in het formulier getoond om de gebruiker op de hoogte te brengen van de foutieve invoer.

Naast een validatie op basis van een ander veld in het formulier, is het mogelijk te valideren tegen een vaste waarde. Zo kun je bij de geboortedatum valideren of een flexkracht ouder is dan bijvoorbeeld 15 jaar. In het artikel Hoe stel ik in dat alleen flexkrachten vanaf een bepaalde leeftijd zich kunnen inschrijven? kun je hierover meer lezen. Meer informatie over validaties van data kun je lezen in het artikel Hoe kan ik een validatie op een datum in de onboarding instellen?.

Ook is het mogelijk om een vast type in te vullen. Zo kun je voor het IBAN rekeningnummer een validatie toevoegen, zodat een juist rekeningnummer wordt ingevuld. Wordt er een foutief rekeningnummer ingevuld, dan wordt de door jou ingestelde melding in het onboardingstype getoond in de onboarding. Selecteer onder Type dan IBAN en vul een Melding in. 

In de onboarding ziet de melding er als volgt uit.

Belangrijk is dat wanneer je deze validaties inricht, de onboarding uitsluitend kan worden doorgezet als er wordt voldaan aan alle validaties.  

Bij Antwoordopties kun je door de volgorde van de opties te wijzigen aangeven welke waarde groter is dan de andere. De waarde die bovenaan staat is de grootste. Klik op de pijltjes om de volgorde te wijzigen door de regel te verslepen.

5. Tabellen

Een tabel heeft de volgende eigenschappen: 

• Etiket (titel van de tabel)
• Minimum aantal rijen
• Maximum aantal rijen
• Velden
• Afhankelijkheden

Let op: tabellen worden gedeeld door de verschillende onboardingstypen. Wijzig je een tabel in een onboardingstype, dan wordt deze ook gewijzigd in andere onboardingstypes. Dit is bovenaan in rode tekst aangegeven.

Door op het configuratie icoontje (tandwiel) te klikken, kun je per veld aangegeven of het veld verplicht ingevuld dient te zijn en de hiervoor genoemde Standaardwaarde, Helptekst en Validaties invullen.

De velden worden in het formulier weergegeven als kolommen. 

6. Bijlages

Een bijlage heeft de volgende eigenschappen: 

• Etiket (titel)
• Maximum aantal bestanden
• Vervaldatum
  • Vervaldatum verplicht
• Kopiëren naar dossier
  • Dossieritemtype
  • Eigenaar van het dossieritem
  • Moment van kopie naar dossier
• Gebruikt ondertekening (alleen van toepassing als onder Stap 1 Algemeen van het onboardingstype digitale ondertekening is ingesteld).

Let op: bijlagen worden gedeeld door de verschillende onboardingstypen. Wijzig je een bijlage in een onboardingstype, dan wordt deze ook gewijzigd in andere onboardingstypes. Dit is bovenaan in rode tekst aangegeven.

In het formulier is een bijlage een veld waar de gebruiker een bestand kan uploaden vanaf de eigen pc, tablet of telefoon.

Maximaal aantal bestanden

Een uploadveld staat toe om meer dan één bestand te uploaden. Dit kan handig zijn als je voor het identiteitsbewijs zowel een voor- als achterkant nodig hebt. Wil je echter een apart dossieritem voor de voorkant en achterkant om bijvoorbeeld zeker te zijn dat beide documenten aanwezig zijn, kan kun je het uploadveld inrichten om maar één bestand te accepteren.

Vervaldatum 

In het formulier verschijnt de mogelijkheid om het bestand te voorzien van een vervaldatum in een apart veld.

Vervaldatum verplicht

Het formulier mag niet doorgezet worden zonder dat er een vervaldatum ingevuld is. Bij identiteitsbewijzen is deze altijd verplicht.

Kopieren naar dossier, dossieritemtype en eigenaar van het dossieritem

Nadat een formulier is goedgekeurd, kunnen de geuploade bestanden worden gekopieerd naar het dossier van de gebruiker. Je dient de bijlage aan een bepaald dossieritemtype te koppelen. Meer informatie over dossieritemtypes en uitleg over de inrichting hiervan vind je in het het artikel Opties voor dossieritemtypes.

Bij elke bijlage kun je hier instellen dat de bijlage naar het dossier van een bepaalde gebruiker wordt gekopieerd door middel van de eigenaar van het dossieritem. Meer informatie over de eigenaar van het dossieritem kun je lezen in het artikel  Hoe genereer ik verschillende inschrijfkaarten in de onboarding voor verschillende gebruikers?. Dit geldt voor alle bijlagen. 

Ook kun je hier instellen wanneer een bijlage naar het dossier wordt gekopieerd. Je kunt kiezen uit: 

• Zo snel mogelijk
• Na goedkeuring van de leverancier / bemiddelaar
• Bij aanbieden ter ondertekening
• Bij afsluiten van de onboarding.

Dit kan handig zijn in verband met het versturen van bijlagen naar de backoffice. 

Let op: kies je voor het kopieren van bijlagen naar het dossier bij goedkeuren, dan worden documenten die na de stap van het goedkeuren in de onboarding worden toegevoegd, niet meer gekopieerd naar het dossier. 

Gebruikt ondertekening

Na het opslaan van de bijlage kun je de bijlage configureren voor de digitale handtekening. In het artikel Onboarding: digitale ondertekening kun je daar mee over lezen.

7. Akkoorden

Akkoorden in het formulier dwingen een expliciete actie af van de gebruiker door eerst een vinkje aan de linkerkant te zetten en om vervolgens op de Akkoord knop te klikken. 

Ook hier heb je de mogelijkheid om afhankelijkheden in te stellen.

Je kunt naast tekst in het akkoord een externe link opnemen, zoals in bovenstaand voorbeeld, om de gebruiker te voorzien van externe informatie.

Akkoorden worden bij het doorzetten van het formulier als opmerking opgeslagen in de status. Hiermee kun je altijd aan controlerende instanties expliciet de gegeven akkoorden eenvoudig met tijdstip en naam van de gebruiker tonen.

8. Afhankelijkheden

Bij alle velden kun je afhankelijkheden instellen. Klik op Regel toevoegen of op het configuratie incoontje (tandwiel) om een al ingestelde afhankelijkheid te bewerken. 

Bij afhankelijkheden zijn er twee types; veldafhankelijkheden en perspectiefafhankelijkheden.

• Veld: veld is alleen aanwezig indien een ander veld aan bepaalde criteria voldoet.
• Perspectief: veld is zichtbaar voor bepaalde perspectieven (bemiddelaar, inlener, flexkracht of leverancier).

Veldafhankelijkheid

In onderstaand voorbeeld wordt de tabel Vergoedingen alleen zichtbaar om in te vullen indien het veld Heeft de flexkracht recht op vergoedingen door de gebruiker is beantwoord met Ja. In alle andere gevallen zal de tabel niet aanwezig zijn. Indien het criteria meerdere regels voorschrijft zullen alle regels moeten gelden om het veld zichtbaar te maken. Is er één regel niet geldig, dan zal het veld niet zichtbaar zijn.

Perspectiefafhankelijkheid

In onderstaande voorbeeld wordt het veld Tarief alleen zichtbaar voor het perspectief Bemiddelaar en Leverancier. Voor de andere perspectieven zal het veld niet zichtbaar zijn in de onboarding.

Meer informatie over afhankelijkheden vind je in het artikel Onboarding: Afhankelijkheden.

Terug naar stap 1: Algemeen                                              Verder naar stap 3: Bewerkingsdefinitie