Procesarchitect: digitale ondertekening

Bij de procesarchitect kun je gebruik maken van de digitale ondertekening. Algemene informatie over het digitaal ondertekenen van documenten kun je vinden in onze kennisbank.

 

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je de digitale handtekening in de module procesarchitect kunt instellen en gebruiken. De volgende onderwerpen worden behandeld:

• Bedrijfsproces activeren ondertekening
• Procesconfiguratie instellen
• Proces ondertekenen 
• Ondertekening deactiveren 

 

Het voorbeeld dat in dit artikel wordt gebruikt, wordt in detail uitgelegd in het artikel Hoe te starten met procesarchitect?.

---

Bedrijfsproces activeren ondertekening

 

Ga naar Start > Bedrijfsprocessen om voor het bedrijfsproces de digitale ondertekening te activeren. Open het bedrijfsproces waarbij je gebruik wilt maken van de digitale handtekening en klik op Bewerken.

 

Bij stap 1 Algemeen kun je onder Instellingen aangeven dat je gebruik wilt maken van de digitale ondertekening. Selecteer Ja bij Digitale ondertekening.

 

 

Klik je nu op Opslaan dan krijg je onderstaande melding.  

 

 

Ga daarom naar 3 Toestanden. Voeg een nieuwe toestand toe voor de ondertekening of wijzig het Type van een bestaande toestand naar Digitale ondertekeningstoestand.

 

Die toestand kun je in de procesconfiguratie gebruiken voor de ondertekening. Klik op Opslaan. Je krijgt onderstaande bevestiging.

 

 

Klik op Doorvoeren. Het bedrijfsproces kan nu gebruik maken van de digitale ondertekening.

---

Procesconfiguratie instellen

 

Ga naar de procesconfiguratie van het bedrijfsproces waarbij je wilt instellen dat de digitale ondertekening wordt gebruikt. Ga naar Start > [naam bedrijfsproces] > [naam bedrijfsproces] Beheer > Procesconfiguraties (leverancier is stakeholder) of Start > [naam bedrijfsproces] Beheer > Procesconfiguraties (leverancier is geen stakeholder) en open de procesconfiguratie. Klik op Bewerken en daarna op 2 Formulierconfiguratie.

---

Formulierconfiguratie

Klik op het tandwiel bij het veld van de Bijlage die je wilt ondertekenen. Je hebt nu het veld Gebruikt ondertekening beschikbaar. Zet hier een vinkje. Je kunt nu de Ondertekeningsconfiguratie en Ondertekeningstoestand instellen.

 

 

Selecteer bij Ondertekeningsconfiguratie welke gebruikers de bijlage moeten ondertekenen. 

 

 

Je kunt kiezen uit de volgende mogelijkheden:

• Alleen door flexkracht
• Alleen door inlener
• Alleen door bemiddelaar
• Door flexkracht en leverancier
• Door flexkracht en inlener
• Door flexkracht en bemiddelaar
• Door inlener en leverancier
• Door inlener en bemiddelaar
• Door bemiddelaar en leverancier
• Door inlener, bemiddelaar en leverancier
• Door flexkracht, bemiddelaar en leverancier
• Door flexkracht, inlener en leverancier 
• Door flexkracht, inlener en bemiddelaar

 

Selecteer daarna welke Ondertekeningstoestand voor deze bijlage geldt. Je kunt hier kiezen uit de ondertekeningstoestanden die zijn ingevuld bij het bedrijfsproces. 

 

 

Klik daarna op Opslaan. De ondertekening voor die bijlage is nu ingesteld. 

---

Bewerkingsdefinitie

Klik nu op 3 Bewerkingsdefinitie. De Ondertekeningstoestand die bij het bedrijfsproces is ingesteld onder Toestanden, is hier toegevoegd. Je kunt echter geen veld toevoegen. Net als bij een Eindtoestand is de Digitale ondertekeningstoestand een toestand waarbij je geen velden kunt toevoegen. 

 

---

Transitieschema

Ga nu naar 5 Transitieschema. Onder Transities tussen toestanden stel je in vanuit welke toestand je naar de toestand voor ondertekening gaat. Voor dit artikel ga je Van toestand Reactie ontvangen Naar toestand Ondertekening. 

 

 

Zodra in het proces een gebruiker moet ondertekenen, wordt er ook een automatische e-mail verstuurd naar de gebruiker die het document moet ondertekenen.

 

Let op: deze automatische e-mail voor ondertekening kun je niet zelf aanpassen. Als je dus bij de transitie ook een e-mailbericht instelt, dan krijgt de gebruiker die moet ondertekenen twee e-mails. Dit geldt voor alle gebruikers die het document moeten ondertekenen.

 

Heb je bij de Ondertekeningsconfiguratie ingesteld dat meerdere gebruikers de bijlage moeten ondertekenen, dan gaat het procesitem automatisch naar alle gebruikers voor ondertekening. Je hoeft hier niet een eigen transitie voor toe te voegen. 

 

Stel vervolgens in naar welke toestand je wilt gaan na het afronden van de ondertekening. 

 

Je hebt nu een nieuwe sectie Automatische transities beschikbaar. Klik daaronder op Transitie toevoegen. 

 

 

Selecteer onder Type Digitaal ondertekend.

 

Daarna kun je een Naam geven aan de transitie en vervolgens bij Van toestand de toestand van de ondertekening selecteren (die is ingesteld bij het bedrijfsproces). Selecteer daarna bij Naar toestand de toestand waar het procesitem heen moet na de ondertekening. 

 

 

Ook kun je voor deze automatische transitie de Exportstatus, Afhankelijkheden en Berichten instellen. Zie voor meer informatie het artikel Procesarchitect: transitieschema (stap 6). 

 

Klik daarna op Opslaan. De transitie na ondertekening is nu ingesteld onder Automatische transities. Onder Transities tussen toestanden en Transities met één toestand kun je de rest van het proces instellen. 

 

Zie voor meer informatie over het instellen van transities het artikel Procesarchitect: transitieschema (stap 6).

 

Klik op Opslaan om de procesconfiguratie op te slaan. Je kunt in het proces nu de ingestelde bijlagen ondertekenen.

---

Proces ondertekenen

 

Een uitgebreide beschrijving van het doorlopen van een bedrijfsproces kun je lezen in de artikelen Procesarchitect: nieuw bedrijfsproces starten (stap 7) en Procesarchitect: bedrijfsproces afhandelen (stap 8). 

 

Voor de gebruikers die bij het bedrijfsproces zijn betrokken, is de tegel Vragen aan inlener beschikbaar op het dashboard. Als de ondertekening is ingesteld én er is minimaal één procesitem dat kan worden ondertekend, dan is er een extra regel In ondertekening op de tegel beschikbaar. 

 

 

Hier vind je het aantal procesitems dat kan worden ondertekend.

 

Voor het digitaal ondertekenen van een document, wordt voor dit artikel gestart in de Toestand Reactie ontvangen. De inlener heeft het procesitem met een bijlage om te ondertekenen doorgezet naar de flexkracht. De flexkracht opent het procesitem en kan een akkoord geven, zoals is ingesteld in de procesconfiguratie. 

 

 

Daarna klikt de flexkracht op de knop Digitaal ondertekenen. Dit is ingesteld in het transitieschema, zodat het procesitem naar de ondertekening gaat. De flexkracht ontvangt nu de volgende, automatisch ingestelde e-mail.

 

Beste Jan Groen, 

Er staan één of meer Bakker Hans Hoek-bijlagen klaar voor ondertekening. 

Klik op onderstaande link om direct naar de Bakker Hans Hoek detailweergave te gaan: http://akyla.flexportal.eu/businessprocessitem05merger-remote/detail/id/191 

U kunt inloggen op de e-UUR website op: http://akyla.flexportal.eu/. 

Met vriendelijke groet, 

Bemiddelaar MD

 

Er is nu een ondertekenen knop beschikbaar. Dit is ingesteld onder de Automatische transities in het transitieschema. De status (Toestand) van het procesitem is Ondertekening. Klik op Ondertekenen. 

 

 

Je kunt nu de bijlage ondertekenen. Meer informatie over het digitaal ondertekenen van documenten vind je in het artikel Document ondertekenen.

 

Nadat de ondertekening is uitgevoerd, krijg je onderstaande melding. 

 

 

Het procesitem gaat daarna verder in het proces, zoals is ingesteld in de procesconfiguratie. 

 

Als in de procesconfiguratie is ingesteld dat meerdere gebruikers de bijlage moeten ondertekenen, dan gaat het procesitem automatisch naar alle gebruikers voor ondertekening Je kunt dit zien onderaan het procesitem op het tabblad Ondertekeningsbijlagen.

 

In onderstaand voorbeeld zie je dat de ondertekening nog niet is afgerond. De inlener moet het document ook nog ondertekenen.

 

 

Voor dit artikel is ingesteld dat het procesitem na ondertekening Naar toestand Afgerond gaat. Dit is ingesteld als een Automatische transitie en dat vind je terug bij de Status.

 

 

Op het tabblad Ondertekeningsbijlagen vind je daarnaast een overzicht van bijlagen uit het proces waarvoor ondertekening is ingesteld in de formulierconfiguratie. Hier kun je dan zien wat de status is van de ondertekening per bijlage.  

 

---

Ondertekening deactiveren

 

Je kunt de digitale ondertekening per bedrijfsproces ook weer deactiveren. Ga naar Start > Bedrijfsprocessen. Open het bedrijfsproces waarbij je de digitale handtekening wilt deactiveren en klik op Bewerken.

 

Selecteer Nee bij Digitale ondertekening bij stap 1 Algemeen onder Instellingen. 

 

Let op: dit kan alleen als er geen lopende ondertekeningen meer zijn. Je krijgt anders onderstaande melding en dan kun je de ondertekening niet deactiveren.

 

 

Je gaat nu automatisch naar 3 Toestanden, zodat je het Type van de Toestand Ondertekening kunt aanpassen.

 

 

Verwijder de ondertekentoestand of selecteer een ander type. Klik daarna op Opslaan. Je krijgt onderstaande bevestiging. Klik op Doorvoeren.

 

 

Ga naar Start > [naam bedrijfsproces] > [naam bedrijfsproces] Beheer > Procesconfiguraties (leverancier is stakeholder) of Start > [naam bedrijfsproces] Beheer > Procesconfiguraties (leverancier is geen stakeholder) en open de procesconfiguratie. Klik op Bewerken en daarna op 2 Formulierconfiguratie.

 

De bijlage(s) waarvoor eerder een ondertekening was ingesteld, hebben nu geen ondertekeningsconfiguratie meer om in te stellen.

 

 

Klik op 3 Bewerkingsdefinitie. Afhankelijk van wat je bij de toestand van het bedrijfsproces hebt ingesteld, is er geen toestand voor ondertekening meer, of is deze gewijzigd naar een Normale toestand of Eindtoestand.

 

Hieronder is de Toestand Ondertekening gewijzigd naar een Normale toestand. Dit kun je zien doordat de toestand beschikbaar is en je er velden kunt toevoegen. Je kunt geen velden toevoegen als het om een Eindtoestand gaat.

 

•