Conceptplaatsing vanuit de onboarding

Met plaatsingsbeheer kun je direct vanuit de onboarding een plaatsing aanmaken, zodat direct daarna er urenbriefjes kunnen worden ingevuld. Hiervoor moet het onboardingstype worden ingesteld. In dit artikel wordt uitgelegd hoe dit werkt.

De volgende onderwerpen worden behandeld.

• Optie activeren onboardingstype
  • Formulierconfiguratie
  • Bewerkingsdefinitie
  • Onboardingstype activeren bij inlener of bemiddelaar
• Onboarding invullen
• Plaatsing aanmaken
• Plaatsingsgeneratiestatus
  • Niet gegenereerd
  • Gegenereerd
  • Generatie mislukt
• Gegenereerde plaatsing

Optie activeren onboardingstype

Ga naar Start > Flexkracht-onboarding > Onboardingstypes. Open een onboardingstype en ga naar 1 Algemeen. Selecteer Ja bij Automatisch een conceptplaatsing aanmaken onder Procesvoorkeuren. 

Hierna zijn er in de formulierconfiguratie extra velden en tabellen beschikbaar.

Formulierconfiguratie

Ga naar 2 Formulierconfiguratie. De volgende velden kun je in de groep Flexkracht-onboarding vinden:

• Startdatum
• Projectgebruik
• Functie
• Referentie
• Einddatum
• Contracturen

Daarnaast zijn er twee nieuwe tabellen. De tabel Plaatsingscomponenten heeft de volgende kolommen:

• Looncomponent (verplicht)
• Begindatum
• Einddatum
• Loon
• Tarief

De tabel Plaatsingsprojecten heeft als kolom Project. Deze tabel is afhankelijk van de waarde Specifieke projecten van het veld Projectgebruik. 

Deze tabellen kunnen niet worden aangepast. Alleen het label (naam) van de kolommen kunnen worden aangepast.

Voor Applicatieopties en Aanvullende velden van de plaatsing is een nieuw type veld beschikbaar. Deze optie krijg je alleen als de module plaatsingsbeheer is geactiveerd. Klik op Veld. Onder Soort kun je vervolgens kiezen uit een Applicatie-optie of een Aanvullend veld van een ander object.

Bij Applicatie-optie kun je daarna kiezen uit de volgende applicatieopties, die in een plaatsing beschikbaar zijn.

• Ontrafeling uitschakelen
• Accordering door leverancier
• CAO ontrafelingsprofiel

Bij Aanvullend veld van een ander object kun je kiezen uit de aanvullende velden. Je vindt deze terug onder Start > Applicatiebeheer > Aanvullende velden. Meer informatie hierover vind je in het artikel Aanvullende velden. 

Selecteer de gewenste velden, applicatieopties en aanvullende velden uit een plaatsing die in de onboarding moeten worden ingevuld voor de conceptplaatsing.

Voor het aanmaken van een plaatsing zijn de velden Startdatum, Inlener en Authorisatie-eenheid verplicht. Voeg deze in ieder geval toe aan het formulier. 

Zitten de velden Inlener, Authorisatie-eenheid en Startdatum niet in het formulier, dan krijg je onderstaande melding bij het opslaan van het onboardingstype.

Voeg alle gewenste velden toe aan het formulier. Voor dit artikel ziet dit er als volgt uit.

Bewerkingsdefinitie

Stel 3 Bewerkingsdefinitie in. Dit is afhankelijk van het gekozen onboardingsproces. Hoe je dit kunt instellen, kun je lezen in het artikel Onboarding: Bewerkingsdefinitie (stap 3). Zorg ervoor dat de velden voor het aanmaken van de conceptplaatsing beschikbaar zijn om in te vullen.

Klik op Opslaan om het onboardingstype op te slaan.

Onboardingstype activeren bij inlener of bemiddelaar

Afhankelijk van het gekozen onboardingsproces, moet je het onboardingstype activeren bij de inlener of bemiddelaar. In het artikel Hoe stel ik in dat een inlener of bemiddelaar een onboardingstype kan gebruiken? kun je lezen hoe je dit kunt doen. Voor de leverancier is activatie niet nodig.

Onboarding invullen

De gebruiker die de onboarding mag starten, kiest het onboardingstype waarbij is ingesteld dat er automatisch een conceptplaatsing wordt aangemaakt. Daarna wordt de onboarding helemaal doorlopen zoals is ingesteld.

Voor dit artikel zijn de velden voor plaatsingsbeheer ingevuld zoals hieronder.

Plaatsing aanmaken

Het aanmaken van de conceptplaatsing gebeurt automatisch op het moment dat de onboarding de Toestand Afgesloten krijgt. Daarnaast kan de leverancier handmatig een conceptplaatsing aanmaken in de toestanden vanaf Door leverancier geaccordeerd. Eerder is dus niet mogelijk. 

Let op: dit kan alleen bij onboardingen waarbij in het onboardingstype is ingesteld dat er automatisch conceptplaatsingen worden aangemaakt. 

Open hiervoor een onboarding (met de juiste status) en klik op Overig > Plaatsing aanmaken.

Je krijgt onderstaande melding.

Bij het aanmaken van een plaatsing wordt een statusregel aan de onboarding toegevoegd die aangeeft dat er een plaatsing is aangemaakt. Op het tabblad Status vind je deze terug onder Opmerking.

De aangemaakte conceptplaatsingen vind je terug onder Start > Plaatsingen > Plaatsingen. In het artikel De plaatsingsstatus kun je meer lezen over de verschillende statussen van een plaatsing.

Plaatsingsgeneratiestatus

Bij het overzicht van flexkracht-onboardingen (Start > Flexkracht-onboarding > Flexkracht-onboardingen) is een nieuwe kolom Plaatsingsgeneratiestatus beschikbaar. Klik op Kolommen en zet een vinkje bij Plaatsingsgeneratiestatus.

Hierin komt de status van de aangemaakte plaatsing te staan. Er zijn 3 mogelijke statussen:

• Niet gegenereerd
• Gegenereerd
• Generatie mislukt

Niet gegenereerd

Deze Plaatsingsgeneratiestatus is van toepassing als er geen plaatsing is gegenereerd vanuit de onboarding.

Gegenereerd

Nadat de plaatsing is gegeneerd wijzigt de Plaatsingsgeneratiestatus naar Gegenereerd. 

Generatie mislukt

Als het aanmaken van de plaatsing mislukt (bijvoorbeeld omdat niet alle minimaal benodigde informatie aanwezig is in de onboarding) wordt de Plaatsingsgeneratiestatus op Mislukt gezet. Ook wordt er een statusregel aangemaakt die aangeeft waarom het  aanmaken van de plaatsing is mislukt. 

Als de leverancier de actie uitvoert waarbij de plaatsing wordt gegenereerd, dan krijgt hij ook een melding dat het aanmaken van de plaatsing is mislukt. Andere gebruikers krijgen deze melding niet. Op deze manier wordt het onboardingsproces niet geblokkeerd. Andere gebruikers kunnen de onboarding immers ook afronden, maar zij kunnen niets doen als het genereren van de plaatsing is mislukt. 

Bij de Plaatsingsgeneratiestatus Mislukt krijgt de leverancier ook een actie vereist in het overzicht van onboardingen, zodat hij weet dat hij een actie moet uitvoeren om de plaatsing aan te maken. De leverancier kan de oorzaak van het probleem oplossen of handmatig opnieuw proberen de plaatsing aan te maken. 

Als een aanpassing van de gegevens van de onboarding nodig is, dan kan dat door het corrigeren van de onboarding. In het artikel Onboarding corrigeren door leverancier na afsluiten vind je informatie hoe je dat kunt doen.

Gegenereerde plaatsing

Bij het aanmaken van de plaatsing worden alle velden die zijn ingevuld meegenomen. Daarnaast worden automatisch globale en inlener-specifieke looncomponenten toegevoegd aan de plaatsing.

Vanuit een onboarding kan er altijd maar één plaatsing worden aangemaakt. Als de plaatsingsgeneratie meerdere keren wordt uitgevoerd (automatisch of handmatig), dan wordt de al aangemaakte plaatsing bijgewerkt, zolang deze nog niet definitief is. Als de plaatsing al definitief is, zal de plaatsing niet meer bijgewerkt worden. Dit zal geen foutmelding geven of een Plaatsingsgeneratiestatus Mislukt opleveren.

Een onboarding kan worden bijgewerkt nadat het onboardingstype is aangepast. Vanuit de onboarding kun je via Overig > Plaatsing bijwerken de conceptplaatsing daarna ook aanpassen.

Je krijgt een melding dat de plaatsing is bijgewerkt. De conceptplaatsing is nu ook aangepast.