Hoe kan ik een procesitem automatisch of in bulk laten starten?

Je kunt een procesitem automatisch laten starten op basis van een datum en een termijn. Hiermee kun je instellen dat een procesitem bijvoorbeeld start als er een flexkracht is aangemaakt of als een plaatsing wordt gedeactiveerd. Er zijn verschillende mogelijkheden om een procesitem automatisch te laten starten. Hiermee kun je processen aan elkaar koppelen, zonder dat je zelf overzichten moet bijhouden voor wie wanneer iets moet doen. 

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je kunt instellen dat een procesitem automatisch wordt gestart op basis van een datum. De volgende onderwerpen worden behandeld.

• Betreffend object instellen
• Automatische transitie toevoegen
• Procesitem automatisch starten
• Bedrijfsproces laten starten in bulk

Informatie over de andere automatische transities vind je in de artikelen Hoe kan ik een procesitem automatisch doorzetten naar een andere status? en Procesarchitect: digitale ondertekening.

Betreffend object instellen

Een procesitem kan automatisch worden gestart op verschillende manieren. De mogelijkheden die je hebt, hangen af van het betreffend object. Dit betekent dat bij een bedrijfsproces waarbij er geen betreffend object is ingesteld, het niet mogelijk is om een procesitem automatisch te laten starten. 

Ga naar Start > Bedrijfsprocessen en open het bedrijfsproces waarbij je het betreffend object wilt instellen. Vul een betreffend object in en klik op Opslaan. Voor dit artikel is Plaatsing ingesteld bij Betreffend object.

Uitgebreide informatie over het betreffend object vind je in het artikel Betreffend object. Afhankelijk van je keuze wordt naar verschillende data van dat betreffend object gekeken voor het automatisch starten van een procesitem. Dit kun je instellen in de procesconfiguratie.

Automatische transitie toevoegen

Als bij het bedrijfsproces een Betreffend object is ingesteld, dan kun je in de procesconfiguratie de automatische transitie toevoegen. Ga naar Start > ([naam bedrijfsproces]) > [naam bedrijfsproces] Beheer > Procesconfiguraties. Open de procesconfiguratie en klik op Bewerken.

Bij 5 Transitieschema kun je de automatische transitie toevoegen. Klik onder Automatische transities op Transitie toevoegen.

Kies vervolgens bij Type voor Aanmaken o.b.v. datum. 

Je kunt daarna een Naam instellen voor de transitie. Ook kun je kiezen naar welke Toestand het proces moet gaan. Bij de Termijn kun je een geheel aantal dagen (positief in de toekomst of negatief in het verleden) invullen. Onder Datumveld vul je het soort datum in waarvan de termijn afhankelijk is. Afhankelijk van het betreffend object, kun je hier kiezen uit verschillende datavelden. 

Voor dit artikel is bij het Betreffend object Plaatsing ingesteld. Je kunt dan kiezen uit de volgende datavelden: startdatum, einddatum, datum aangemaakt, verlengen t/m, minimale startdatum of maximale startdatum. 

Is bij het Betreffend object bijvoorbeeld de Inlener gekozen, dan kun je bij Datumveld kiezen uit Datum aangemaakt of Deactivatiedatum.

Is bij het Betreffend object bijvoorbeeld de Flexkracht gekozen, dan kun je bij Datumveld kiezen uit Datum aangemaakt, Deactivatiedatum, Ingangsdatum en eventuele eigen Aanvullende velden. Informatie over aanvullende velden vind je in het artikel Aanvullende velden.

Afhankelijk van je keuze van het betreffend object bij het bedrijfsproces, zijn er andere datavelden beschikbaar waarop je de termijn kunt instellen. 

Voor dit artikel wordt bij Datumveld de Startdatum ingesteld en bij Termijn -7. Dit betekent dat 7 dagen voor de startdatum van de plaatsing automatisch het procesitem wordt gestart. 

Eventueel kun je nog een Exportstatus en Berichten instellen. Meer informatie daarover vind je in het artikel Procesarchitect: transitieschema (stap 6).

Klik vervolgens op Opslaan om de transitie op te slaan. Vul de procesconfiguratie helemaal in en klik op Opslaan. De automatische transitie is nu ingesteld.

Procesitem automatisch starten

Voor dit artikel is ingesteld dat het procesitem automatisch wordt gestart 7 dagen voor de startdatum van de plaatsing. In e-UUR is er een plaatsing met startdatum 13-10-2020.

Dit betekent dat in dit geval er automatisch op 06-10-2020 een nieuw procesitem is aangemaakt in de Toestand Nieuw. De flexkracht kan deze vervolgens invullen, zonder dat de leverancier, inlener of bemiddelaar handmatig het procesitem moet starten voor de flexkracht. 

Op het tabblad Status van het procesitem vind je bij Opmerking terug dat het procesitem automatisch is gestart.

Bedrijfsprocesitem starten op basis van (doel)groep in bulk

Om een proces te kunnen starten voor een bepaalde groep, kun je gebruik maken van de optie 'Start proces voor een gebruikersdoelgroep'. Voor deze optie is het gebruik van doelgroepen van belang, deze dienen ingericht te zijn. Meer informatie over doelgroepen kun je lezen in het volgende artikel: Doelgroepen.

Onder de procesconfiguratie van het bedrijfsproces komt de mogelijkheid naar voren onder 'Overig' om het bedrijfsproces in bulk te laten starten voor iedereen in de groep.

Vervolgens kun je de keuze maken in de beschikbare doelgroepen

Van belang is dat alle instellingen goed staan, zo kan iemand zonder de juiste rol ook geen bulkactie starten!

Q: Het lukt niet om het proces in bulk te starten, deze optie is niet beschikbaar.

A: Het betreffend object moet gevuld zijn om een doelgroep te kunnen kiezen.