Algemene werking Moneybird koppeling

Door een koppeling tussen e-UUR en Moneybird kun je gemakkelijker facturen versturen. Het doel van de koppeling is dat facturen niet handmatig in Moneybird ingevoerd hoeven te worden, maar dat de factuurregels automatisch aangemaakt worden.

In dit artikel wordt de algemene werking van de koppeling uitgelegd. De volgende onderwerpen worden behandeld.

• Activeren koppeling
  • Gegevens uit Moneybird
• Moneybird contact koppelen aan e-UUR inlener
  • Moneybird contact id
  • Aanvullend veld
• Urenbriefjes exporteren
  • Factuur exportstatus
  • Opnieuw factureren
• Factuur in Moneybird
  • Periode

Activeren koppeling

Om gebruik te kunnen maken van de koppeling tussen e-UUR en Moneybird heb je een Moneybird account nodig. Daarnaast moet de koppeling in e-UUR worden geactiveerd. 

Voor het activeren van de koppeling in e-UUR kun je contact opnemen met Akyla. Hieraan zijn kosten verbonden. Voor de koppeling zijn connectie gegevens nodig. Deze gegevens kun je zelf uit Moneybird ophalen. 

Gegevens uit Moneybird

Ga naar https://moneybird.com/user/applications/new. Als je nog niet ingelogd was in Moneybird, dan moet je eerst inloggen. Vul een Naam in. Deze naam zien gebruikers bij het koppelen met e-UUR. Selecteer daarna API token voor persoonlijk gebruik.

Klik daarna op Opslaan. Je krijgt nu een API token voor e-UUR. Kopieer deze token naar een kladblok (of iets dergelijks). 

Let op: deze token kun je later niet meer opvragen. Sla deze daarom goed op. 

Klik vervolgens op Terug naar lijst of ga naar https://moneybird.com/user/applications. Onderaan vind je onder API tokens een lijst met aangemaakte API tokens. Open de API token van e-UUR door erop te klikken. 

Hier vind je de gegevens om de koppeling in te stellen. Deze gegevens kun je doorgeven aan Akyla. 

Nadat de gegevens zijn doorgegeven en ingesteld, kun je de koppeling gebruiken. 

Moneybird contact koppelen aan e-UUR inlener

De e-UUR inlener waarvoor gefactureerd gaat worden, moet gekoppeld worden aan een Moneybird contact. Elk contact in Moneybird heeft een id. Dit id moet bij de inlener in e-UUR worden ingevuld.

Let op: het gaat niet om het nummer (customer id) van het contact zelf (als je de contacten opent in Moneybird). Het gaat hier om het id van het contact.

Moneybird contact id

Het Moneybird contact id wordt niet weergegeven in de formulieren. Het is wel mogelijk om een Excel export te maken van de contacten uit Moneybird. Ga naar Contacten en klik op Exporteren > Excel.

Je krijgt nu een overzicht van downloads. Aan de Status Nieuw kun je zien dat het om een nieuwe export gaat. Klik op het downland icoon. 

Er wordt een Excelbestand gedownload met daarin de gegevens van de contacten. In dit Excelbestand staat ook een kolom Id opgenomen. Dat nummer moet je invullen in e-UUR bij de inlener. 

Om snel één contact te koppelen is het ook mogelijk om het betreffende contact te openen in Moneybird en het Id uit de adresbalk van de browser te lezen. 

Aanvullend veld

Het Moneybird contact id moet worden opgegeven bij de inlener in e-UUR in een aanvullend veld. 

Ga naar Start > Applicatiebeheer > Aanvullende velden en selecteer bij Type object Inlener. Vul de eerste regel in of klik op Regel toevoegen om nieuwe regels toe te voegen. 

Selecteer bij Type Tekstveld en vul onder de Tag MoneybirdContactId in. Klik daarna op Opslaan. Meer informatie over aanvullende velden kun je lezen in het artikel Aanvullende velden.

De velden die hier staan, zijn terug te vinden bij een inlener. Ga naar Start > Inleners en open een inlener. Je vindt de extra velden onder Aanvullende velden.

Klik op Bewerken en vul het Moneybird contact id in. Klik daarna op Opslaan. 

De e-UUR inlener is nu gekoppeld aan het Moneybird contact.

Urenbriefjes exporteren

Nadat de koppeling is geactiveerd, kun je vanuit Start > Urenbriefjes > Urenbriefjes (enkel) urenbriefjes exporteren naar Moneybird. Urenbriefjes met de Status Goedgekeurd en Exportstatus Klaar voor export kunnen worden geëxporteerd.

Let op: om een factuur te kunnen genereren in Moneybird, moet in de plaatsing een tarief zijn ingevuld. Is er geen tarief ingevuld, dan kan het urenbriefje niet worden geëxporteerd en krijg je een uitvalmelding.

Door middel van zoeken en filteren kun je een lijst krijgen met urenbriefjes die je wilt exporteren. Daarnaast kun je door het zetten van vinkjes voor de urenbriefjes, de urenbriefjes die je wilt exporteren selecteren. Per inlener wordt een factuur aangemaakt met de verschillende urenregels. Door middel van een juist overzicht van urenbriefjes, worden de juiste facturen in Moneybird aangemaakt. In het artikel Zoeken in overzichten vind je meer informatie over hoe je kunt zoeken en filteren. 

Nadat je een juist overzicht van urenbriefjes hebt die je wilt exporteren klik je op Overig > Export Factuur: Moneybird.

Je krijgt nu een overzicht van urenbriefjes die geëxporteerd kunnen worden. Als een urenbriefje niet kan worden geëxporteerd, vind je daar onder Urenbriefje het Id van het urenbriefje en onder Reden waarom het urenbriefje niet kan worden geëxporteerd. 

Klik op het kruisje om de urenbriefjes die op de uitvallijst staan te wijzigen. Daarna kun je nogmaals de urenbriefjes controleren. 

Klik op Exporteren. Alleen de urenbriefjes die niet op de uitvallijst stonden, worden geëxporteerd. 

Factuurexportstatus

Na de export krijg je een overzicht met het resultaat van de export. 

Urenbriefjes die zijn geëxporteerd, krijgen de Facturatiestatus Gefactureerd. 

In het statusoverzicht van het urenbriefje wordt onder Opmerking het Moneybird factuur id opgeslagen. Deze vind je terug in Moneybird bij het openen van de factuur.

Urenbriefjes die zijn mislukt krijgen de Facturatiestatus Facturatie mislukt. In het statusoverzicht van het urenbriefje wordt, indien mogelijk, de reden gegeven.

Opnieuw factureren

Urenbriefjes kunnen opnieuw klaar worden gezet voor export door het urenbriefje te openen. Klik op Overig > Klaarzetten voor facturatie export om het betreffende urenbriefje opnieuw klaar te zetten voor facturatie export.

De Factuurstatus wijzigt naar Nieuw. Je kunt het urenbriefje nu nogmaals exporteren.

Factuur in Moneybird

Nadat het urenbriefje is geexporteerd naar Moneybird, vind je de factuur terug in Moneybird. Deze vind je terug onder Facturen en kun je daar verder afhandelen. 

Klik op de factuur om deze te openen. Hier staan de gegevens zoals van de geëxporteerde urenbriefjes. De factuur kun je nog verder aanpassen in Moneybird. 

Periode

Voor de factuurregels worden de urenregels gegroepeerd op: flexkracht, tarief en looncomponent. Eén factuurregel kan over meerdere urenbriefjes gaan en over meerdere periodes, maar ook over meerdere periode typen.

Per factuurregels worden alle perioden verzameld en als volgt weergegeven:

Wekelijkse periode:
- Week 36 & 37
4 wekelijkse periode:
- Periode (4 wekelijks) 10 & 12

Een zeer uitzonderlijke situatie zou kunnen zijn dat een flexkracht twee verschillende periodetype heeft in één factuurregel.

Normale uren 100% Jan Groen
Week 36 & 37
Periode (4 wekelijks) 11 
32 á € 24,15