Algemene werking Flexservice koppeling

Flexservice en e-UUR

De koppeling tussen Flexservice en e-UUR zorgt ervoor dat informatie kan worden uitgewisseld tussen beide programma’s. Om gebruik te maken van de koppeling moet je in het bezit zijn van e-UUR en Flexservice. De koppeling wordt voor je gemaakt.

Met de koppeling tussen e-UUR en Flexservice heb je een verbinding gemaakt tussen het registratiesysteem en het backofficesysteem. Op deze manier kun je informatie uitwisselen tussen deze twee softwaresystemen. Dit voorkomt fouten, handmatig overtypen en verwerken.

Tussen e-UUR en Flexservice kunnen verschillende gegevens worden uitgewisseld. Deze uitwisseling gebeurt op verschillende manieren. Zo kunnen beide softwaresystemen informatie verzenden en is er een mogelijkheid waarbij je een handmatige export uitvoert. Om je een beeld te geven van de informatie die uitgewisseld wordt en welke partij daarbij initieert, is onderstaande weergave toegevoegd.

 

Binnen de koppeling zijn er drie stromen welke de uitwisseling van informatie verzorgen. Hieronder behandelen we achtereenvolgens deze drie methoden:

1. Flexservice verzendt informatie naar e-UUR
2. e-UUR stuurt informatie naar Flexservice
3. Informatie wordt middels een tussenapplicatie opgehaald van Flexservice naar e-UUR

---

1. Van Flexservice naar e-UUR

In Flexservice worden inleners, flexkrachten en plaatsingen aangemaakt. Met een vaste interval wordt deze informatie naar e-UUR verzonden. Hierbij houdt Flexservice rekening met wat er al is verzonden. Wanneer informatie onveranderd in Flexservice staat, wordt dit niet opgestuurd. 

Alleen nieuwe en gewijzigde informatie wordt gesynchroniseerd. Mocht er een inlener, flexkracht of plaatsing opnieuw verzonden moeten worden naar e-UUR, zonder dat hier iets in gewijzigd hoeft te worden, kan eenvoudig de informatie aangepast worden om de synchronisatie te triggeren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan in- en uitschakelen van een optie.

Wanneer er tijdens de synchronisatie van de gegevens een fout optreedt, geeft de WEBSERVICE van e-UUR een fout in het log aan. Alle activiteit van Flexservice naar e-UUR is terug te vinden in het log van e-UUR. In het artikel Zoeken in het log: de basis vind je informatie over hoe je het log van e-UUR kunt gebruiken.

Mocht je gedetailleerde vragen hebben over of ondersteuning nodig hebben bij Flexservice, dan kun je contact opnemen met jouw contactpersoon bij Flexservice.

---

2. Van e-UUR naar Flexservice

De informatie die in e-UUR wordt vergaard, kan middels de koppeling naar Flexservice worden verzonden.

E-UUR verstuurt urenbriefjes naar Flexservice. De urenbriefjes die worden verzonden moeten aan een aantal voorwaarden voldoen:

1. De urenbriefjes hebben de status ‘Goedgekeurd’
2. De urenbriefjes hebben de exportstatus ‘Gereed voor export’
3. De urenbriefjes bevatten uren en/of onkosten

Zodra het urenbriefje van e-UUR naar Flexservice wordt verzonden, verschijnt in het urenbriefje een extra statusregel  met daarin de nieuwe status (geëxporteerd). Deze activiteit wordt tevens gelogd, wat betekend dat de activiteit terug te vinden is in het e-UUR log. Eventuele foutmeldingen kunnen hier uitgelezen worden. 

Om te voorkomen dat tijdens een connectiviteitfout alle uren worden geexporteerd en een foutmelding krijgen, is hier een beveiliging ingebouwd. Wanneer achtereenvolgens tien urenbriefjes worden afgekeurd door de koppeling, stopt de koppeling automatisch. In dit geval hoeven er slechts tien urenbriefjes handmatig teruggezet worden naar de exportstatus ‘gereed voor export’. Na het herstellen van de verbinding kunnen de urenbriefjes vervolgens geëxporteerd worden.    

Naast de urenbriefjes kunnen medewerkers van e-UUR naar Flexservice worden verzonden via de digitale inschrijving. Flexkrachten worden standaard van Flexservice naar e-UUR verzonden. Het handmatig invoeren van flexkrachten gebeurt dan ook in Flexservice. 

Digitale inschrijving

E-UUR verstuurt medewerkers vanuit de digitale inschrijving naar Flexservice. De stamgegevens van de flexkracht worden verzonden. Denk hierbij aan NAW-gegevens en het iBan-nummer. Antwoorden op vragen, documenten en/of arbeidshistorie worden niet naar Flexservice  verzonden. De flexkracht wordt vanuit e-UUR naar Flexservice verzonden zodra in het proces de leverancier akkoord geeft op de inschrijving. Dit moment valt niet samen met het afronden van de inschrijving. Ook deze activiteit wordt gelogd.

Urenbriefjes en medewerkers vanuit de digitale inschrijving worden een keer per uur gesynchroniseerd. Het is niet mogelijk deze frequentie aan te passen. Mocht er tussen de ingeplande synchronisaties een synchronisatie gewenst zijn, is het mogelijk een handmatige synchronisatie uit te voeren. Ga hiervoor naar het onderdeel dat gesynchroniseerd hoort te worden en kies voor Overig > Synchroniseer wijzigingen met Flexservice.

Foutmelding

Wanneer tijdens het handmatig synchroniseren met Flexservice een foutmelding verschijnt, staat de koppeling nog niet overgezet naar de nieuwe situatie. Bij de foutmelding kan er contact opgenomen worden met Akyla, om de wijziging door te voeren of inzicht te krijgen in de planning wanneer de koppeling over wordt gezet voor de e-UUR omgeving.

---

3. Tussenapplicatie

Met de tussenapplicatie kunnen loonstroken in e-UUR worden gezet. Hiervoor is een handmatige actie van de gebruiker vereist. Vanuit Flexservice wordt handmatig een excelexport gemaakt van de rapportage met informatie over de loonstroken. Dit document wordt in een map geplaatst. De loonstroken pdf’s worden ook in een map geplaatst. Wanneer de koppeling wordt gedraaid, komen de loonstroken in e-UUR te staan.

Wil je gebruik gaan maken van de loonstrokenkoppeling middels de tussenapplicatie? Neem contact op met Akyla voor ondersteuning bij het opzetten en instellen van deze koppeling.