Importeren urenbriefjes Unit4 Multivers

Het proces van het importeren verloopt in 3 stappen. Deze worden hieronder behandeld.

Urenbriefjes klaarzetten voor export

De eerste stap is het klaarzetten van de urenbriefjes voor export in e-UUR. Dit gebeurt op de archief pagina van de consulent. Alle urenbriefjes die geïmporteerd moeten worden in Unit 4 Multivers moeten een vinkje krijgen, zodat ze klaarstaan voor export. Hierbij kan er gebruik gemaakt worden van de zoekfunctie 'alleen urenbriefjes laten zien die nog niet geëxporteerd zijn' om alle nog niet geëxporteerde urenbriefjes te tonen.

Het is belangrijk dat eerst alle urenbriefjes, die naar Unit 4 Multivers moeten, op deze manier worden klaargezet, voordat de koppeling wordt geactiveerd in de volgende stap. Het is namelijk niet mogelijk later nog uren toe te voegen aan een bestaande factuuropdracht in Unit 4 Multivers. Hiervan zal dan een nieuwe factuuropdracht worden gemaakt.

Importeren

Het importeren van de urenbriefjes in Unit 4 Multivers gebeurt door de koppeling te activeren. Daarvoor moet het programma 'multivers.exe' opgestart worden door er dubbel op te klikken. Er verschijnt kortstondig een zwart (DOS) scherm. Als dit verdwijnt, is het import proces klaar.

Controleren

Het is mogelijk dat er tijdens het importeren iets misgaat. Om inzichtelijk te maken wat er goed en fout gaat, wordt er een log-bestand bijgehouden. Dit bestand heet 'koppeling.log' en staat in de map van de koppeling. Dit bestand kan bijvoorbeeld met Kladblok (Notepad) worden geopend. Onderaan staan altijd de meldingen van de laatste keer dat de koppeling is uitgevoerd. De laatste regels zien er altijd zo uit:

2010-12-07 16:13:09,355 INFO - Er zijn 10 urenbriefjes verwerkt. Success: 10 Fouten: 0
2010-12-07 16:13:09,356 INFO - Er zijn 3 factuuropdrachten aangemaakt. Success: 3 Fouten 0.
2010-12-07 16:13:09,357 INFO - done.

Als er hier bij fouten 0 staat, zijn alle urenbriefjes goed verwerkt. Als er fouten zijn opgetreden, staat in de voorgaande regels wat er aan de hand is. In de meeste gevallen zal hier staan dat er een debiteur of een artikel niet kan worden gevonden, waardoor er uren voor een bepaalde inlener of uitzendkracht niet verwerkt kunnen worden. Deze uren moeten dan handmatig in Unit 4 Multivers worden ingevoerd. Uiteraard moet ook de oorzaak van de fout worden opgelost, zodat de fout bij een volgende import niet meer optreedt.

Als alle uren en onkosten correct op de factuuropdrachten staan, kunnen deze verder verwerkt worden volgens het normale proces in Unit 4 Mulitvers. De koppeling heeft hier geen invloed meer op.