Inrichting Unit4 Multivers

Voor een goede werking van de koppeling is het noodzakelijk dat debiteuren en artikelen in Unit 4 Multivers op de juiste manier worden aangemaakt.

Debiteuren

Voor debiteuren zijn geen speciale eisen. Deze kunnen op de normale manier worden aangemaakt. Voor elke inlener in e-UUR moet er een debiteur bestaan in Unit 4 Multivers. Om de relatie tussen inleners van e-UUR en debiteuren van Unit 4 Multivers vast te leggen, wordt een conversielijst gebruikt. Dit bestand heet normaal gesproken 'Conversielijst inleners.xls' en staat in de map van de koppeling. Dit bestand kan met Excel worden geopend en aangepast.

In de eerste kolom staat het ID van de inlener in e-UUR. Dit kan worden opgezocht in het overzicht van inleners in e-UUR. In de tweede kolom staat het nummer van de bijbehorende debiteur in Unit 4 Multivers. Zie het onderstaande voorbeeld.

Als een inlener niet voorkomt in deze lijst, kan de koppeling niet bepalen voor welke debiteur een factuuropdracht moet worden gemaakt. Er wordt dan dus geen factuuropdracht gemaakt en de urenbriefjes van deze inlener worden overgeslagen.

Artikelen

Artikelen worden gebruikt om de uren en onkosten van de urenbriefjes te boeken. De verwerking van uren en onkosten verschilt, dus deze worden apart behandeld.

Artikelen  voor  uren

Voor uren moet er voor elke uitzendkracht in e-UUR een artikel in Unit 4 Multivers worden gemaakt. Het artikelnummer in Unit 4 Multivers moet overeenkomen met het ID van de uitzendkracht in e-UUR. Het ID kan in e-UUR worden opgezocht in het overzicht van uitzendkrachten. Als er voor een uitzendkracht geen artikel met hetzelfde nummer bestaat, worden de uren van de uitzendkracht overgeslagen en niet gefactureerd.

De prijs van het artikel is het te factureren bedrag per uur. Voor een nauwkeurige verwerking van het aantal gewerkte uren dient het aantal decimalen op minimaal 2 te staan. Op de factuur wordt de prijs van het artikel vermenigvuldigd met het percentage van de urensoort in e-UUR. Op deze manier wordt er voor bijvoorbeeld overuren (met een percentage groter dan 100%) automatisch een hoger bedrag gefactureerd.

Artikelen  voor  onkosten

Voor onkosten zijn er twee mogelijkheden. De eerste lijkt op de methode die ook voor de uren wordt gebruikt. Hierbij wordt er per medewerker per onkostensoort een artikel aangemaakt. Het artikelnummer moet bestaan uit de samenstelling van het typenummer van de onkosten in e-UUR en het ID van de uitzendkracht. Voor onkosten type 010 en uitzendkracht ID 123456 wordt dit dus 010123456.

Een tweede mogelijkheid is het aanmaken van een artikel met als artikelnummer alleen het typenummer van de onkosten. Dit artikel wordt dan gebruikt voor elke uitzendkracht. Hierbij is het dus niet mogelijk om een prijs per uitzendkracht in te stellen. Deze methode is wel bruikbaar voor onkosten die voor elke uitzendkracht dezelfde prijs hebben of voor onkosten die in e-UUR al in euro's worden gedeclareerd.

Bij het importeren van de onkosten wordt er eerst gekeken of er een artikel bestaat van het eerste type. Als dat er is, wordt dat artikel gebruikt. Als er geen artikel van het eerste type bestaat, wordt er gezocht naar een artikel van het tweede type. Als die ook niet bestaat, worden de onkosten overgeslagen en niet gefactureerd.