Reisafstandsberekening in het urenbriefje

De reisafstandsberekening kun je gebruiken in een urenbriefje. In het artikel Reisafstandsberekening is uitgelegd hoe je de basis reisafstandsconfiguratie kunt instellen. In dit artikel wordt uitgelegd hoe je de reisafstandsberekening kunt instellen in een urenbriefje en hoe dit specifiek voor een urenbriefje werkt.

Naast de reisafstandsberekening in het urenbriefje, kun je deze ook gebruiken in de onboarding en Xplican. Meer informatie daarover vind je in de artikelen Reisafstandsberekening in de onboarding en Reiskosten in Xplican.

De volgende onderwerpen worden in dit artikel behandeld.

• Basis reisafstandsconfiguratie
• Reisafstandsberekening koppelen aan looncomponenten
  • Overzicht looncomponenten met reisafstandsberekening
• Looncomponent in plaatsing
• Urenbriefje invullen met reisafstandsberekening
  • Handmatige invoer
• Resultaat
  • Resultaat wijzigen
  • Doorvoeren berekende afstand
• Inzien reisafstandsberekening

Basis reisafstandsconfiguratie

Om in een urenbriefje de reisafstandsberekening te kunnen uitvoeren, heb je een basis reisafstandsconfiguratie nodig. Hoe je dit kunt in stellen, wordt uitgebreid uitgelegd in het artikel Reisafstandsberekening.

Reisafstandsberekening koppelen aan looncomponenten

Nadat je een basis reisafstandsconfiguratie heb ingesteld, kun je deze koppelen aan de looncomponenten. Daarmee bepaal je bij welke looncomponenten de reisafstandsberekening beschikbaar is in het urenbriefje.

Ga naar Start > Applicatiebeheer > Looncomponenten om een nieuw looncomponent toe te voegen of een bestaand looncomponent aan te passen. De reiskostenberekening kun je activeren door middel van de optie Autom. reisafstandsberekening. Alleen voor het Type Onkostensoort kun je dit instellen. Algemene informatie over het inrichten van een looncomponent vind je in het artikel Configuratie looncomponenten. 

Je kunt drie verschillende opties kiezen. Kies Niet gebruiken als je voor dit looncomponent niet de kilometerberekening wilt gebruiken. Dit is de standaard waarde. Je kunt ook kiezen voor Verplicht. Je kunt dan niet handmatig nog de berekening van het aantal kilometers aanpassen. Kies je echter voor Optioneel, dan kan de gebruiker de automatische berekening van het aantal kilometers wel handmatig aanpassen. 

Selecteer een optie. Als je kiest voor Optioneel of Verplicht dan kun je meer gegevens instellen. 

Selecteer onder Reisafstandsconfiguratie de basis reisafstandsconfiguratie die je hiervoor hebt in gesteld voor de urenbriefjes. Uiteraard kun je ook een reisafstandsconfiguratie gebruiken die je voor de onboarding of Xplican gebruikt. 

Vervolgens kun je bij Startadres en Aankomstadres selecteren welk adres in het urenbriefje moet worden gebruikt. Hierbij heb je vier opties beschikbaar. 

• Vrije invoer 
• Adres flexkracht 
• Adres inlener
• Adres project
• Adres project, inlener
• Adres autorisatie-eenheid
• Adres autorisatie-eenheid, inlener

Bij een Vrije invoer kan de gebruiker zelf een adres invullen in het urenbriefje. 

Bij Adres flexkracht gebruikt e-UUR het adres van de flexkracht dat bekend is in e-UUR. Vergelijkbaar geldt dit bij Adres inlener. Ook hier gaat het om het adres van de inlener dat bekend is in e-UUR. Hiervoor hoeft er dus geen adres meer ingevuld te worden voor de reisafstandsberekening, maar is het wel nodig het adres van de inlener of flexkracht in e-UUR bekend is. 

Bij Adres project gebruikt e-UUR het adres dat bij het project hoort. Zie het artikel Projecten inrichten voor meer informatie over projecten.

Bij Adres project, inlener gebruikt e-UUR het adres dat bij het project hoort. Als dit niet beschikbaar is, dan wordt er teruggevallen op het adres van de inlener.

Bij Adres autorisatie-eenheid gebruik e-UUR het adres dat bij de autorisatiee-enheid in de plaatsing van de flexkracht staat.

Bij Adres autorisatie-eenheid, inlener gebruik e-UUR het adres dat bij de autorisatiee-enheid in de plaatsing van de flexkracht staat. Als dit niet beschikbaar is, dan wordt er teruggevallen op het adres van de inlener.

Tot slot kun je selecteren of een gebruiker het startadres en/of aankomstadres mag aanpassen. Selecteer Ja bij Mag de gebruiker het startadres/aankomstadres aanpassen? als de gebruiker die het urenbriefje invult, het adres mag aanpassen. Dit betekent dat de gebruiker zelf mag kiezen welk adres hij wil gebruiken in het urenbriefje.

Let op: als je invult dat er vrije invoer is, maar dat de gebruiker het adres niet mag aanpassen, dan krijg je een foutmelding en kan er geen reisafstandsberekening worden uitgevoerd.

Klik op Opslaan om de nieuwe inrichting te bewaren.

Overzicht looncomponenten met reisafstandsberekening

In het overzicht van looncomponenten kun je door middel van het toevoegen van kolommen een overzicht krijgen van looncomponenten waarbij de reisafstandsconfiguratie is ingesteld.

Looncomponent in plaatsing

Nadat een looncomponent is ingericht met de reisafstandsberekening moet dat looncomponent in de plaatsing aanwezig zijn. Zie het artikel Hoe kan ik een nieuwe urenregel aanmaken? voor meer informatie. 

Als het looncomponent met de reisafstandsberekening instelling in een plaatsing aanwezig is, dan is deze ook in een urenbriefje aanwezig en kan de gebruiker die uren invoert deze selecteren. 

Urenbriefje invullen met reisafstandsberekening

Bij het aanmaken van een nieuw urenbriefje kan het looncomponent worden geselecteerd. Bij het klikken op de waarde om de kilometers in te vullen, verschijnt er automatisch een pop-up.

Let op: de reisafstandsberekening is niet beschikbaar voor urenbriefjes met de Urenbriefjesrepresentatie Periodetotaal. Zie het artikel Urenbriefjes weergaves voor informatie over de verschillende representaties.

De gebruiker die het urenbriefje invult, kan nu de reisafstandsberekening invullen. Je kunt de reisafstandsberekening aanpassen. Afhankelijk van wat er is ingesteld in de basis reisafstandsconfiguratie en bij het looncomponent, kan de gebruiker verschillende opties aanpassen.

Pas eventueel de gegevens aan. Klik daarna op Bereken reisafstand om de berekening uit te voeren. 

Handmatige invoer

Als in het looncomponent is ingesteld dat de reisafstandsberekening Optioneel is, dan is de knop Handmatige invoer beschikbaar. Klik hierop om zelf een waarde in te vullen.

Vul een waarde voor de reisafstandsberekening in en klik op Doorvoeren. De ingevulde waarde komt in het urenbriefje.

Wil je toch de automatische invoer gebruiken, klik dan op de knop Automatische invoer. Je komt dan weer terug in het scherm om de reisafstand te laten berekenen.

Resultaat

Na het klikken op de knop Bereken reisafstand krijg je het Resultaat zoals is ingesteld in de basis afstandsconfiguratie. Daarnaast kun je ook direct op een kaart de route zien.

Hierboven is het Resultaat ingesteld op In kilometer bij de basis afstandsconfiguratie. Daarnaast is het mogelijk om het Resultaat in te stellen op In Euro aan de hand van een prijs per kilometer of In Euro aan de hand van een omrekentabel. Hoe het resultaat er dan uitziet, kun je lezen in de artikelen Reiskostenberekening en Reisafstandsberekening in de onboarding.

Door een vinkje te zetten bij Doorvoeren voor alle werkdagen van de week, wordt in het urenbriefje bij maandag tot en met vrijdag het resultaat van de reisafstandsberekening doorgevoerd. Deze optie is alleen beschikbaar in urenbriefjes met Representatie Weekoverzicht.

Resultaat wijzigen

Als in de basisconfiguratie afstandsberekening is ingesteld dat de gebruiker het resultaat mag aanpassen, dan is de knop Wijzig beschikbaar. Hoe dit precies werkt, kun je lezen in het artikel Reisafstandsberekening in de onboarding.

Doorvoeren berekende reisafstand

Klik op Doorvoeren om de reisafstand op te slaan in het urenbriefje. Het resultaat van de reisafstandsberekening is nu ingevuld in het urenbriefje.

Het urenbriefje kan nu verder het proces door. Afhankelijk van het gekozen proces kan een urenbriefje worden doorgezet om te worden goedgekeurd. Een gebruiker die het urenbriefje mag wijzigen, kan ook de reisafstandsberekening wijzigen. Klik dan weer op de waarde om de kilometers in te vullen.

In het urenbriefje kun je op het tabblad Reisafstandsberekeningen zien wat de gegevens zijn van de reisafstandsberekening. Hierbij kun je Kolommen van de reisafstandsberekening toevoegen voor een overzicht met de gewenste gegevens.

Inzien reisafstandsberekening

Na het goedkeuren van een urenbriefje, is het niet meer mogelijk om de reisafstandsberekening te wijzigen. Wel kun je de reisafstandsberekening inzien door weer te klikken op de waarde om de kilometers in te vullen. Daarnaast kun je op het tabblad Reisafstandsberekeningen ook de gegevens inzien.