Urenbriefjes weergaves

De urenbriefjes in e-UUR kennen veel verschillende configuraties die je zelf per inlener of voor alle inleners kunt inrichten aan de hand van drie opties; Gegroepeerde urenbriefjes, Urenbriefjerepresentatie en Periodetype. Je kunt elke combinatie maken die jij of je klant wenst. Hieronder wordt uitgelegd hoe je deze opties kunt instellen. 

Daarnaast vind je in dit artikel een overzicht van de meest voorkomende weergaves en welke drie opties je hiervoor moet instellen Als laatste vind je een overzicht zien van alle mogelijke representaties.

De volgende onderwerpen worden in dit artikel behandeld.

• De instellingen
  • Gegroepeerde urenbriefjes
  • Periodetype
  • Urenbriefjerepresentatie
• Opties instellen
  • Per inlener
  • Voor alle inleners (standaard)
  • Periodetype per plaatsing
• Veel voorkomende weergaves
  • Gegroepeerd, weekperiode en representatie weekoverzicht
  • Gegroepeerd, maandperiode en representatie weekoverzicht
  • Niet gegroepeerd, weekperiode en representatie tijdspecifiek

De instellingen

De drie instelleningen; Gegroepeerde urenbriefjes, Urenbriefjerepresentatie en Periodetype worden hieronder toegelicht.

Gegroepeerde urenbriefjes

Onder 'gegroepeerde urenbriefjes' zie je per inlener per periode alle urenbriefjes van zijn flexkrachten onder elkaar in één overzicht. Zo kan de inlener eenvoudig de urenbriefjes van alle flexkrachten invullen binnen een overzicht. 

Periodetype

Hier kun je kiezen of het urenbriefje per week, per vier weken of per maand ingevuld moet te worden.

Urenbriefjerepresentatie

In e-UUR zijn er vier verschillende representaties. 

Bij het Weekoverzicht is de hele week, van maandag t/m zondag zichtbaar en per dag kan het aantal uren worden ingevuld.

Bij een Tijdspecifiek urenbriefje kun je per dag de begin-, pauze- en eindtijd invullen. Automatisch berekent e-UUR het aantal gewerkte uren.

Bij een Dagspecifiek urenbriefje kun je per dag het aantal uur invullen.

Let op: afhankelijk van de backoffice is het mogelijk om periodetotaal te gebruiken.

Opties instellen

Het is mogelijk om bovenstaande opties op drie niveaus in te stellen. Allereerst kan Akyla dit instellen voor de hele e-UUR omgeving. Dit kun je zelf niet wijzigen. Vervolgens kun je dit ook zelf instellen voor de hele e-UUR omgeving. Als je dit instelt, dan worden de instellingen die Akyla heeft ingesteld overschreven. Tot slot kun je dit instellen bij de inlener. Op die manier kun je per inlener afwijken van de standaard instellingen. 

Per inlener

Ga naar Start > Inleners en open de inlener. Klik op Bewerken om een optie aan te passen. Hier kun je de opties Gegroepeerde urenbriefjes, Periodetype en Urenbriefjerepresentatie wijzigen. Klik daarna op Opslaan.

Voor alle inleners (standaard)

Je kunt bovenstaande opties ook algemeen (standaard) instellen voor alle inleners. Ga naar Start > Urenbriefjes > Instellingen. Bij 2 Urenbriefjes vindt je dezelfde opties. 

Heb je hier een optie ingevuld, dan zie je dit bij de inlener terug onder die optie. Door de optie bij de inlener anders in te stellen, kun je de standaard optie voor alle inleners wijzigen per inlener.

Ook als je hier niets ingevuld hebt, kunnen deze opties standaard zijn ingesteld door Akyla bij de implementatie van de e-UUR omgeving. Je ziet dan ook een standaard waarde onder de velden staan bij de inlener, terwijl je dit niet hebt ingesteld voor alle inleners.

Periodetype per plaatsing

Naast bovenstaande instellingen, kun je de periodetype ook instellen per plaatsing. Deze optie is niet standaard beschikbaar en moet voor de e-UUR omgeving apart worden geactiveerd. Neem hiervoor contact op met Akyla.

Nadat deze optie is geactiveerd, kun je per plaatsing het periodetype instellen. Hierdoor kun je bij een inlener gebruik maken van verschillende periodetypes. 

Je kunt dit instellen onder Start > Plaatsingen (> Plaatsingen) en open dan de plaatsing waarbij je dit wilt instellen. Klik op Bewerken en selecteer bij Instellingen - Urenregistratie onder Periodetype welke periode gebruikt moet worden voor die specifieke plaatsing.

Bij deze optie zijn er een aantal aandachtspunten. 

• Per inlener krijg je meerdere gegroepeerde urenbriefjes per periode. Bijvoorbeeld een gegroepeerd urenbriefje per week met 5 flexkrachten en een gegroepeerd urenbriefje per periode met 3 flexkrachten. 
• Het is niet met elke backoffice mogelijk om bij een inlener voor dezelfde periode urenbriefjes met verschillende periodetypes te gebruiken.
• Let op bij het wijzigen van het periodetype. Als je bijvoorbeeld wisselt van Periodetype Week naar Vierweek kan er al een urenbriefje bestaan voor een week in die vier weken periode. Bij het aanmaken van een urenbriefje voor die periode krijg je dan de melding dat er al een urenbriefje bestaat. Het week urenbriefje moet dan worden verwijderd, voordat je het nieuwe vierweken urenbriefje kunt aanmaken. 
• Als er veel plaatsingen zijn waarbij deze optie is ingesteld, dan kan het veel werk zijn om deze handmatig aan te passen.  

Veelvoorkomende weergaves

Hieronder vind je een aantal weergaves die vaak in e-UUR worden gebruikt. 

Gegroepeerd, weekperiode en representatie weekoverzicht

Voor de inlener zijn meerdere urenbriefjes in een overzicht opgenomen binnen het gegroepeerde urenbriefje. In het urenbriefje wordt een week aangemaakt van maandag t/m zondag. Per dag kan het aantal uren per looncomponent opgegeven worden. Alleen de week waarvoor geschreven kan worden, is aangemaakt.

Gegroepeerd, maandperiode en representatie weekoverzicht

Voor de inlener zijn meerdere urenbriefjes in een overzicht opgenomen binnen het gegroepeerde urenbriefje. In het urenbriefje wordt een periode (=maand) aangemaakt. Per dag kan het aantal uren per looncomponent opgegeven worden. Alle weeknummers die betrekking hebben op de periode zijn aangemaakt. Er kan alleen geschreven worden op de dagen binnen de periode. Per dag kan het aantal uren per looncomponent worden ingevuld.

Niet gegroepeerd, weekperiode en representatie tijdspecifiek

De inlener maakt de urenbriefjes per flexkracht aan en kan ook alleen enkele urenbriefjes invullen. Om meerdere urenbriefjes in te kunnen vullen, moet per flexkracht het urenbriefje apart worden aangemaakt. In het urenbriefje wordt een week aangemaakt van maandag t/m zondag. Per dag kan de begin-, eind- en pauzetijd opgegeven worden. Alleen de week waarvoor geschreven kan worden, is aangemaakt.