Werkgebonden persoonsmobiliteit in het urenbriefje

Voor het registreren van het vervoersmiddel bij het gebruik van een reiskostencomponent, is het mogelijk om een vervoersmiddel toe te voegen in de reisafstandsconfiguratie. 

De reisafstandsconfiguratie moet eerst zijn ingericht met deze informatie en worden ingesteld op looncomponenten waarop de werknemer het aantal kilometer moet invullen. Het is mogelijk dit ook op een bestaande reisafstandsconfiguratie toe te voegen.

Inrichting binnen Mid-Office

Om de vervoersmiddel optie toe te voegen in de reisafstandsconfiguratie, zal deze eerst via Start > Applicatiebeheer > Instellingen geactiveerd moeten worden. Onderaan deze pagina kun je deze optie vinden: 

Het inschakelen van deze optie zal ook de optie beschikbaar maken om een rapportage in te zien, naast de beschikbaarheid van het vervoersmiddel in de configuratie.

Vervolgens kun je een bestaande reisafstandsconfiguratie of een nieuwe reisafstandsconfiguratie inrichten. Meer gedetailleerde informatie over de reisafstandsberekening kun je hier lezen.

Hoe ziet dit eruit voor een urenbriefje?

In de reisafstandsberekening, worden de instellingen getoond, welke al dan niet zijn ingevuld. De optie voor vervoersmiddel is verplicht en zal moeten worden gekozen door de invuller van het urenbriefje:

Er is geen verschil, buiten het nieuwe veld, met het invullen van de reisafstandsconfiguratie.

De gekozen optie zal tevens als standaard worden aangemerkt in een nieuw veld bij de medewerker (flexklacht). In het voorbeeld is gekozen voor het vervoersmiddel 'Auto, benzine' welke automatisch bij de medewerker in de gegevens zal worden getoond in het veld 'Standaard vervoersmiddel'.

De volgende vervoersmiddelen zijn standaard beschikbaar (op basis van de informatie van RVO):

• Auto, benzine
• Auto, diesel
• Auto's hybride
• Auto, 100% elektrisch
• Auto, andere brandstoffen
• Motorfiets, benzine
• Motorfiets, elektrisch
• Bromfiets/scooter, benzine
• Bromfiets/scooter, elektrisch (incl. speed-pedelec)
• (e-)Fiets en lopen
• Openbaar vervoer

De rapportage

Via Start > Rapportage > Kilometerrapporages: zakelijke declaraties is er een overzicht beschikbaar van alle (met terugwerkende kracht) geschreven kilometers waar de reisafstandsberekening aan gekoppeld is. Vanuit de rapportage is het mogelijk een excelbestand te genereren, waarin uitsluitend het vervoersmiddel en de aantallen worden gedownload. Dit kun je doen via de button 'Overig':

Via de reguliere excel export, kan er tevens een uitgebreidere excelrapportage worden gegenereerd. 

Meer informatie over de Co2 voetprint en de basis voor de gemaakte opties in Mid-Office is hier te vinden.