Algemene werking Visma.Net koppeling

De Visma.Net koppeling met e-UUR zorgt ervoor dat urenbriefjes als facturen naar Visma kunnen worden gestuurd. 

Als dit succesvol verloopt, levert dat een verkoopfactuur op in Visma.net met de Status Geblokkeerd. De factuur kan daarna verder afgehandeld worden in Visma.Net.

In dit artikel wordt de algemene werking van de koppeling uitgelegd. De volgende onderwerpen worden behandeld.

• Activeren koppeling
• Urenbriefjes exporteren
• Meldingen in het log en het urenbriefje
• Urenbriefjes in Visma.Net
  • Factuur
  • Uitval
  • Export mislukt

Activeren koppeling

Om gebruik te kunnen maken van de koppeling tussen e-UUR en Visma heb je een Visma account nodig. Daarnaast moet de koppeling in e-UUR worden geactiveerd. Hieraan zijn kosten verbonden.

Voor het activeren van de koppeling in e-UUR kun je contact opnemen met Akyla. Voor de koppeling zijn connectie gegevens van de web API noodzakelijk. Deze worden door Akyla eenmalig ingesteld: username, password en ipp-company-id.

Verder zijn de volgende gegevens van belang voor een goede werking.

- Leverancierseenheid t.b.v. de juiste branch

- Inlener t.b.v. het debiteurnummer

- Looncomponent t.b.v. het artikel

- Plaatsing: Tarief bij de betreffende looncomponenten

- Plaatsing: Referentie veld t.b.v. de BTW categorie

Leverancierseenheid t.b.v. de juiste branch

Het externe nummer van de leverancierseenheid wordt als “branchnumber” meegegeven naar Visma.Net. 

Inlener t.b.v. het debiteurnummer

Het extern nummer van de inlener wordt gebruikt als debiteurnummer naar Visma.Net. 

Looncomponent t.b.v. het artikel

Het extern nummer van het looncomponen., Het overzicht van looncomponenten is terug te vinden via: Start > Applicatiebeheer > Looncomponenten. 

Plaatsing: Tarief bij de betreffende looncomponenten

De plaatsingscomponent dienen voorzien te worden van een tarief. Zie Start > Plaatsingen.

Plaatsing: Referentie veld t.b.v. de BTW categorie

De plaatsing in e-UUR bevat het veld referentie. Hier wordt de BTW categorie uit gelezen. Om de juiste BTW categorie mee te laten gaan met de factuurregels, zal hier de code ingevoerd moeten worden die overeen komt met de code in Visma.Net.

Hierboven is een overzicht van de BTW-categorieën uit een willekeurige Visma-omgeving. Deze kunnen per Visma omgeving afwijken. Het nummer dat in bovenstaande overzicht als “Btwcategorie” wordt aangegeven, dient ingevuld te worden in e-UUR bij de plaatsing in het referentieveld. Zie Start > Plaatsingen.

Het is dus een voorwaarde dat onder andere het externe nummer van de inleners overeenkomst met de debiteuren in Visma en dat de looncomponenten hetzelfde zijn ingericht als artikelen in Visma. Neem daarom voor meer informatie contact op met Akyla.

Urenbriefjes exporteren

De urenbriefjes in e-UUR worden omgezet naar factuurdata, zodat die naar Visma kunnen worden geëxporteerd als facturen. Nadat de koppeling is geactiveerd, kun je vanuit Start > Urenbriefjes > Urenbriefjes (enkel) urenbriefjes exporteren naar Visma. Urenbriefjes met de Status Goedgekeurd kunnen worden geexporteerd.

Door middel van zoeken en filteren kun je een lijst met urenbriefjes die je wilt exporteren krijgen. In het artikel Zoeken in overzichten vind je meer informatie over hoe dit werkt. Nadat je een juist overzicht van urenbriefjes hebt die je wilt exporteren klik je op Overig > Export Visma Factuur.

Je krijgt nu een overzicht van urenbriefjes die geexporteerd kunnen worden. Als een urenbriefje niet kan worden geexporteerd, vind je daar onder Urenbriefje het Id van het urenbriefje en onder Reden waarom het urenbriefje niet kan worden geexporteerd. 

Klik op Exporteren. Alleen de urenbriefjes die niet op de uitvallijst stonden, worden geexporteerd. Na het opsturen wordt er een samenvatting gegeven van de export. Hierin staat het aantal facturen (dus niet het aantal urenbriefjes) dat is geexporteerd en het aantal dat eventueel is uitgevallen. De uitval specificatie geeft de melding die Visma.Net heeft gegeven.

De Factuurstatus wijzigt naar Gefactureerd als de export is gelukt. Voor urenbriefjes die zijn uitgevallen tijdens de daadwerkelijke export, wijzigt de Factuurstatus naar Factuur export mislukt.

De Factuurdatum wordt gezet op het moment van exporteren. Ook wordt dan een statusregel toegevoegd aan het urenbriefje.

Urenbriefjes die niet de Status Goedgekeurd hebben, kunnen niet worden geexporteerd. Ook urenbriefjes die al eerder zijn gefactureerd (eerder gexporteerd) en urenbriefjes die zijn gecorrigeerd, kunnen niet worden geexporteerd. Urenbriefjes die zijn gecorrigeerd, krijgen de Factuurstatus Factuur export mislukt.

Meldingen in het log en het urenbriefje

Open het urenbriefje. Op het tabblad Status vind je onder Opmerking informatie over de export. Deze melding vind je ook in het log.

Ga naar Start > Applicatiebeheer > Log. Hier kun je zien wat er fout is gegaan bij de export. Daarnaast vind je hier ook de eindstatus van de export. Daar kun je zien hoeveel urenbriefjes er zijn gefactureerd.

Urenbriefjes in Visma

Urenbriefjes die zijn geexporteerd naar Visma, zijn omgezet in facturen. Gewerkte uren worden artikelen en het artikelnummer is het Externe nummer uit e-UUR.

Klik in Visma op Financials.

Ga naar Menu > Debiteuren > Transacties > Verkoopfacturen voor een overzicht van de facturen.

Open een factuur. Klik daarna op Rapporten > Voorbeeldweergave factuur/nota voor een voorbeeld van de factuur. 

De opmaak van de factuur wordt bepaald door Visma. Standaard is de Periode dikgedrukt. 

Factuur

Het urenbriefje wordt omgezet in facturatiedata, dat vervolgens wordt aangeboden op de web API van Visma.Net. Deze factuurdata bestaat uit: 

- Factuurgegevens

- Factuurregels

Factuurgegevens

Per autorisatie-eenheid/project worden de gegevens uit een urenbriefje verzameld, waarvan een factuur wordt gemaakt. Per factuur worden de volgende gegevens opgestuurd en dus door e-UUR bepaald.

- Datum: Exportmoment

- Periode: Financiële periode op basis van exportmoment

- Externe ref: Autorisatie-eenheid en projectnaam uit e-UUR

- Debiteur: Op basis van extern nummer van de inlener uit e-UUR

Daarnaast geeft e-UUR nog de volgende gegevens

- branchNumber: Op basis van het extern nummer van de leverancierseenheid in e-UUR

- hold: Standaard aan, waarmee de factuur wordt aangemaakt met status “Geblokkeerd”

De overige gegevens worden automatisch aangevuld door Visma.Net.

Factuurregels

De factuurregels op een factuur worden door e-UUR gemaakt op basis van de regels in de urenbriefjes. Hierbij worden de gegevens gegroepeerd op:

- Gewerkte periode

- Flexkracht

- Looncomponent

Per factuur worden de volgende gegevens opgestuurd en dus door e-UUR bepaald.

- Artikel: Op basis van het extern nummer van het looncomponent in e-UUR

- Omschrijving: De naam van de flexkracht/naam van het looncomponent uit e-UUR

- Aantal: Totaal aantal dat is geschreven op het betreffende looncomponent (afgerond op 2 decimalen)

- Artikelprijs: Het tarief dat is opgegeven in de e-UUR plaatsing voor dat looncomponent (afgerond op 3 decimalen)

Daarnaast geeft e-UUR nog de volgende gegevens

- vatCodeId: De BTW categorie zoals ingesteld als referentie in de e-UUR plaatsing. De overige gegevens worden door Visma.net automatisch aangevuld.

Uitval

De uitval kan op 3 punten gegeven worden:

- E-UUR: het urenbriefje heeft niet de juiste status

- E-UUR: de gegevens voor het factureren zijn niet volledig

- Visma: de aangeboden gegevens zijn niet juist

Hieronder worden deze punten toegelicht.

E-UUR: het urenbriefje heeft niet de juiste status

Dit is de eerste controle die uitgevoerd wordt. Deze controle zal voornamelijk in het bevestigingsscherm te zien zijn. Urenbriefjes die hierop uitvallen, zullen in principe ook niet op export mislukt komen te staan.

De melding die wordt gegeven:

Onjuiste staat (Nog niet goedgekeurd, reeds gefactureerd of betreft een correctie)

Oorzaak van deze melding kan zijn:

- Urenbriefje is nog niet goedgekeurd in het proces

- Urenbriefje is al eens gefactureerd

- Het urenbriefjes is een correctie

- Er staan geen uren in het urenbriefje

Indien alle geselecteerde urenbriefjes hierop uitvallen geeft e-UUR de melding “Er zijn geen uren

gevonden om te exporteren".

E-UUR: De gegevens voor het factureren zijn niet volledig

De onderstaande gegevens zijn noodzakelijk voor het exporteren, van een urenbriefje. Als één van deze gegevens ontbreekt, zal het urenbriefje uitvallen. Deze uitval zal over het algemeen ook in het bevestigingsscherm naar voren komen.

De gegevens zijn:

- BranchNumber: extern nummer van de leverancierseenheid in e-UUR

- Referentienr: naam autorisatieenheid/project (externalReference)

- Debiteurnr: extern nummer van de inlener in e-UUR (customerNumber)

- Artikel: het extern nummer van het looncomponent in e-UUR (inventoryNumber)

- Omschrijving: naam flexkracht/naam looncomponent (description)

- BTW categorie: het referentie veld in de plaatsing (vatCodeId)

- Aantal: het aantal geschreven in het urenbriefje (quantity)

- Tarief: het tarief voor het looncomponent uit de plaatsing (unitPriceInCurrency)

Visma: De aangeboden gegevens zijn niet juist

Als e-UUR de factuur aanbiedt op de web API kan Visma.NET hier een foutmelding op geven. Dit zal pas in het resultaatoverzicht zichtbaar zijn. De urenbriefjes die hier op uitvallen krijgen status “Export mislukt“. 

Aandachtpunt: Het gehele urenbriefje valt uit. Als een urenbriefje over meerdere facturen wordt verdeeld, kan het dus zijn dat het hele urenbriefje is uitgevallen en toch voor een deel is gefactureerd. Bij de uitval zal e-UUR de foutmelding weergeven, die is ontvangen uit Visma.

Export mislukt

Urenbriefjes die op “export mislukt” komen te staan, kunnen opnieuw klaar worden gezet voor export. Zodat deze urenbriefjes opnieuw geëxporteerd kunnen worden, als de uitval is beoordeeld en de bijbehorende problemen zijn opgelost.

Het klaar zetten oor export kan vanuit de detailpagina van het urenbriefje. Onder de knop “Overig” is de volgende knop beschikbaar: Klaarzetten voor facturatie export. Deze knop is alleen beschikbaar als het betreffende urenbriefje de factuurstatus “Export mislukt heeft.

Aandachtpunt: Zoals aangegeven in de vorige paragraaf kan een urenbriefje op facturatiestatus mislukt komen te staan, waarbij een deel wel is gefactureerd. Controleer dit bij het bij het klaarzetten voor facturatie export.