Procesarchitect: documentgeneratie

Bij een procesconfiguratie kun je ook kiezen voor het automatisch genereren van een document. Dit kan handig zijn door met behulp van gegevens uit het bedrijfsproces een document te laten genereren tijdens het bedrijfsproces. Dat document kan vervolgens ook nog direct door de gebruiker(s) digitaal worden ondertekend in het bedrijfsproces. 

De documentgeneratie bij een bedrijfsproces werkt op de meeste punten hetzelfde als de documentgeneratie in de onboarding. Zie het artikel Onboarding: documentgeneratie voor algemene informatie. 

In dit artikel kun je lezen hoe je de documentgeneratie kunt instellen voor een bedrijfsproces. De volgende stappen worden behandeld, waarbij de stappen 5 en 7 specifiek voor de procesarchitect zijn.

1. Formulier en bewerkersdefinitie instellen voor documentgeneratie
2. Documentgeneratie instellen
3. Nieuw sjabloon toevoegen
4. Regels voor specifieke bijlagegeneratie
5. Transitieschema instellen
6. Overzicht documentgeneratiesjablonen
7. Document genereren in het bedrijfsproces

Stap 1: Formulier en bewerkersdefinitie instellen voor documentgeneratie

Ga naar de procesconfiguratie via Start > ([naam bedrijfsproces]) > [naam bedrijfsproces] beheer > Procesconfiguraties om de procesconfiguratie in te stellen. 

Zie het artikel Onboarding: documentgeneratie voor de algemene informatie van deze stap.

Stap 2: Documentgeneratie instellen

Per procesconfiguratie kan worden ingesteld welke bijlagen automatisch gegenereerd worden. Dit kan worden ingesteld bij 4 Instellingen van de procesconfiguratie.

Zie het artikel Onboarding: documentgeneratie voor de algemene informatie van deze stap. 

Stap 3: Nieuw sjabloon toevoegen

Ook voor deze stap vind je de algemene  informatie in het artikel Onboarding: documentgeneratie.

Er zijn tags beschikbaar voor alle gegevens die in het formulier staan, maar ook voor gerelateerde gegevens aan het betreffend object dat is gekozen of van de standaard velden van een bedrijfsproces. Hierdoor kun je veel gegevens van het bedrijfsproces automatisch in een document genereren.

Stap 4: Regels voor specifieke bijlagegeneratie

Zie het artikel Onboarding: documentgeneratie voor algemene informatie.

De configuratie voor de documentgeneratie is nu ingesteld. Je moet deze nu verder instellen bij het transitieschema.

Stap 5: Transitieschema instellen

Ga naar 5 Transitieschema. Bij een transitie kun je instellen dat het document wordt gegenereerd. Klik op het Tandwiel om een bestaande transitie te wijzigen. 

Je kunt nu onderaan onder Documentgeneratie de documentgeneratie instellen. Selecteer onder Bijlage het bijlage veld dat je wilt gebruiken. 

Daarna kun je onder Actie kiezen wat er moet gebeuren. Je kunt kiezen uit:

• Document genereren; er wordt een Word-document gegeneerd met de ingevulde gegevens.
• Converteren naar PDF; het gegenereerde Word-document wordt naar een PDF omgezet.
• Genereren en converteren; er wordt een Word-document met de ingevulde gegevens gegenereerd en deze wordt direct naar een PDF omgezet.

Selecteer een Actie en klik op Opslaan.

Voeg eventueel meerdere acties toe bij verschillende transities. 

Klik op Opslaan. De procesconfiguratie is nu helemaal ingericht voor automatische documentgeneratie. 

Stap 6: Overzicht documentgeneratiesjablonen

Ga naar de documentgeneratiesjablonen via Start > ([naam bedrijfsproces]) > [naam bedrijfsproces] beheer > Documentgeneratiesjablonen voor een overzicht van de sjablonen. Hier vind je de documentgeneratiesjablonen die je hebt aangemaakt in de procesconfiguraties. 

Daarnaast kun je hier ook nieuwe sjablonen aanmaken, die je vervolgens in de procesconfiguratie kunt selecteren onder stap 2. Klik op Nieuw, vul een Omschrijving in en klik op Upload om je document toe te voegen. 

Meer informatie over het opstellen van een nieuw sjabloon vind je onder stap 3. Klik op Opslaan.

Stap 7: Document genereren in het bedrijfsproces

Nadat de procesconfiguratie is ingesteld, kun je het proces doorlopen voor de documentgeneratie.

Voorbeeld

Voor dit artikel is ingesteld dat in de Toestand In behandeling de Actie Document genereren wordt uitgevoerd. Daarna gaat het proces naar de Toestand Reactie ontvangen. Het document is als Word-document gegenereerd. Het document kan hierdoor nog worden aangepast als deze in de bewerkingsdefinitie is ingesteld voor deze toestand.

Daarnaast is ingesteld dat in de Toestand Reactie ontvangen de Actie Converteren naar PDF wordt uitgevoerd. Nadat je daarom op Digitaal ondertekenen hebt geklikt, wijzigt het documenttype van Word naar PDF. Alleen PDF bestanden kunnen digitaal worden ondertekend.

Het gegenereerde document kan nu digitaal worden ondertekend. In het artikel Procesarchitect: digitale ondertekening kun je meer lezen over de digitale handtekening.

Op het tabblad van het procesitem kun je onder Gegenereerde documenten terugvinden welke documenten automatisch zijn gegenereerd. 

Bijlagenamen personaliseren bij kopiëren naar het dossier

Voor de procesarchitect en de onboarding is het mogelijk om een specifieke benaming aan het document te geven. Dit kan op basis van tags die beschikbaar zijn voor de documentgeneratie. 

In het bijlageveld kies je de instellingen voor het kopiëren van de bijlage, het moment waarop en aanvullende opties zoals het ondertekenen. Wanneer de optie 'Kopiëren naar dossier' wordt aangevinkt, komt er een specifiek veld naar voren, waar tags kunnen worden ingevuld voor omschrijving van het document in het dossier.

Het gebruik van eigen omschrijving in combinatie met gegevens die gevuld kunnen worden is mogelijk. Stel je wil de vaste omschrijving 'Contract' gebruiken met daarna de naam van de medewerker, kun je op de volgende manier invullen:

Contract ${regss.persondescriptor.fullname}

Bovenstaande met spatie tussen je vaste waarde en de tag. Het is ook mogelijk gebruik maken van een specifiek teken:

Contract-${regss.persondescriptor.fullname} of Contract_${regss.persondescriptor.fullname}

Met deze tags kun je de omschrijving bepalen op ingevulde waarden in het bestaande proces en die bekend zijn op het moment van het kopiëren. Bestaat de waarde (nog) niet, wordt deze informatie weg gelaten uit de omschrijving.