Onboarding: documentgeneratie

Vanuit de onboarding kun je kiezen voor het automatisch genereren van een document. Dit kan handig zijn door met behulp van gegevens uit de inschrijving automatisch een contract te laten genereren tijdens de onboarding. Dat contract kan vervolgens ook nog direct door de flexkracht digitaal worden ondertekend in de onboarding. 

In dit artikel kun je lezen hoe je de documentgeneratie kunt instellen voor de onboarding. De volgende stappen worden behandeld.

1. Formulier en bewerkersdefinitie instellen voor documentgeneratie
2. Documentgeneratie instellen
3. Nieuw sjabloon toevoegen
4. Regels voor specifieke bijlagegeneratie
5. Overzicht documentgeneratiesjablonen

Lees het artikel Oude documentgeneratie onboarding voor informatie over de oude documentgeneraties die zijn aangemaakt in onboardingstypes vóór 13 december 2019.

Stap 1: Formulier en bewerkersdefinitie instellen voor documengeneratie

Ga naar het onboardingstype via Start > Flexkracht-onboarding > Onboardingstypes of Start > Inlener-onboarding > Onboardingstypes om een onboardingstype in te stellen. 

Om een document toe te voegen, moet in Stap 2: Formulierconfiguratie van het onboardingtype een bijlage zijn toegevoegd. Klik voor het toevoegen van een bijlage op de knop + Bijlage en vul de naam (etiket) in. 

Daarnaast heb je opties om een maximum aantal bestanden in te stellen dat kan worden toegevoegd, een vervaldatum en dat de bijlage naar het dossier van de flexkracht wordt gekopieerd. Ook kunnen er afhankelijkheden worden ingesteld. Meer informatie over afhankelijkheden kun je in het artikel Onboarding: Afhankelijkheden lezen.

Klik op Opslaan en onder Bijlagen vind je de aangemaakte bijlage. Sleep deze bijlage vervolgens naar het formulier.

Meer informatie over het toevoegen van een bijlage in de formulierconfiguratie vind je in het artikel Onboarding: Formulierconfiguratie (stap 2).

Voeg bij Stap 3: Bewerkersdefinitie de bijlage toe. Afhankelijk van het onboardingproces, kan de bijlage voor de documentgeneratie worden toegevoegd. 

Let op: de bijlage moet in ieder geval toegevoegd worden in de stap na het goedkeuren van de onboarding door de leverancier. We zetten de bijlage daarom bij de processtap Door leverancier geaccordeerd (Leverancier). 

Stap 2: Documentgeneratie instellen

Per onboardingtype kan worden ingesteld welke bijlagen automatisch gegenereerd worden. Dit kan worden ingesteld bij Stap 4: Instellingen van het onboardingstype.

Selecteer Ja bij Documentgeneratie. Klik daarna op Regel toevoegen onder Te genereren bijlagen.

Je kunt nu de Configuratie bijlagegeneratie invullen.

Selecteer onder Bijlage een bijlage uit het formulier. Daarna kun je een Standaard sjabloon selecteren. Zijn er geen specifieke regels ingevuld of wordt er niet voldaan aan de Regels voor specifieke bijlagegeneratie, dan wordt het standaard sjabloon gebruikt. Hieronder in stap 4 vind je meer informatie over de specifieke regels.

Stap 3: Nieuw sjabloon toevoegen

Heb je nog geen sjablonen toegevoegd of wil je een nieuw sjabloon opstellen, klik dan op Sjabloon toevoegen.

Je kunt nu een Nieuw Documentatiegeneratiesjabloon toevoegen. Vul een Omschrijving in en klik op Upload om een document toe te voegen. 

Hieronder vind je meer informatie over het opmaken van een documentgeneratiesjabloon.

Documentgeneratiesjablonen opmaken

Je kunt het document opmaken, zodat e-UUR automatisch informatie uit de onboarding in het document kan zetten. Voor het automatisch invullen van het document met gegevens, moet het document tags bevatten. Klik op de knop Sjabloonvelden help voor een overzicht van beschikbare tags uit de onboarding. 

Er wordt een Word bestand gedownload waarin alle beschikbare tags staan die gebruikt kunnen worden in het document. Je hebt dan bijvoorbeeld de velden straatnaam, huisnummer en toevoeging. Met bijvoorbeeld onderstaande tags kun je die gegevens in het document automatisch laten invullen. 

In het artikel Welke tags kan ik gebruiken in documentsjablonen voor de onboarding? kun je meer lezen over de verschillende tags die je kunt gebruiken. Daarnaast kun je in het artikel Hoe zet ik een tabel uit de onboarding in een document? meer informatie vinden over een tabel in een document.

Voor dit artikel maken we een Word bestand met bovenstaande tags. Let op: alleen .docx bestanden kunnen worden gebruikt. Plaats een logo niet in de koptekst, maar daaronder voor een juiste werking van de documentgeneratie.

De conversie van .docx naar PDF komt het best tot zijn rechts door het document zo min mogelijk te voorzien van opmaak of het gebruik van speciale functionaliteiten. Denk hierbij aan tabs, alt teksten, footnotes, endnotes, speciale uitlijning (van afbeeldingen). Het is van belang de conversie te controleren en aanpassingen uit te voeren in het .docx bestand waar nodig.

Het Word bestand kun je vervolgens uploaden bij het documentgeneratiesjabloon. Klik daarvoor op Upload en voeg het document toe. Klik daarna op Toevoegen.

Je krijgt de melding dat het documentgeneratiesjabloon is opgeslagen.

Stap 4: Regels voor specifieke bijlagegeneratie

Klik op Regel toevoegen onder Regels voor specifieke bijlagegeneratie om specifieke bijlagegeneratie-regels toe te voegen. 

Vul een Omschrijving in en selecteer een Sjabloon. Je kunt ook een nieuw sjabloon toevoegen, zoals onder stap 3.

Vervolgens kun je onder Generatie-afhankelijkheden een Veld uit het formulier selecteren, een Type selecteren en eventueel een Waarde toevoegen waaraan moet worden voldaan voordat dit sjabloon van toepassing is.  

Klik op Regel toevoegen als je meerdere voorwaarden wilt aangeven voor wanneer het sjabloon van toepassing is. Pas als dan aan alle voorwaarden is voldaan, is dat sjabloon van toepassing. Wil je een voorwaarde verwijderen, klik dan op het kruisje.

Klik op Opslaan. Voor de bijlage is nu een specifieke regel ingesteld. Klik op Regel toevoegen om een andere regel in te stellen. Wil je een specifieke regel verwijderen, klik dan op het kruisje. Wil je de regel aanpassen, klik dan op het tandwiel. Afhankelijk van de ingestelde regel kun je op deze manier verschillende documenten automatisch laten genereren.

Klik op Opslaan om de bijlage op te slaan. Wil je voor een andere bijlage ook een document automatisch generen? Klik dan weer op Regel toevoegen. Wil je een documentgeneratie verwijderen, klik dan op het kruisje. Wil je de documentgeneratie aanpassen, klik dan op het tandwiel. 

De configuratie voor de documentgeneratie is nu ingesteld. Klik op Opslaan. Het onboardingtype is nu helemaal ingericht voor automatische documentgeneratie. Bij een nieuwe onboarding wordt nu, nadat de leverancier de onboarding heeft goedgekeurd, automatisch het document gegenereerd zoals is ingesteld.

Het document wordt gegenereerd als een Word-document (.docx). Als het document ook wordt ondertekend in de onboarding, dan wordt het document na het doorzetten voor ondertekening gewijzigd in een pdf-document.

Stap 5: Overzicht documentgeneratiesjablonen

Ga naar de documentgeneratiesjablonen via Start > Flexkracht-onboarding > Documentgeneratiesjablonen of Start > Inlener-onboarding > Documentgeneratiesjablonen voor een overzicht van de sjablonen. 

Hier vind je de documentgeneratiesjablonen die je hebt aangemaakt in de onboarding. 

Daarnaast kun je hier ook nieuwe sjablonen aanmaken, die je vervolgens in de onboarding kunt selecteren onder stap 2.

Klik op Nieuw, vul een Omschrijving in en klik op Upload om je document toe te voegen. 

Meer informatie over het opstellen van een nieuw sjabloon vind je onder stap 3. Klik op Opslaan.

Bijlagenamen personaliseren bij kopiëren naar het dossier

Voor de procesarchitect en de onboarding is het mogelijk om een specifieke benaming aan het document te geven. Dit kan op basis van tags die beschikbaar zijn voor de documentgeneratie. 

In het bijlageveld kies je de instellingen voor het kopiëren van de bijlage, het moment waarop en aanvullende opties zoals het ondertekenen. Wanneer de optie 'Kopiëren naar dossier' wordt aangevinkt, komt er een specifiek veld naar voren, waar tags kunnen worden ingevuld voor omschrijving van het document in het dossier.

Het gebruik van eigen omschrijving in combinatie met gegevens die gevuld kunnen worden is mogelijk. Stel je wil de vaste omschrijving 'Contract' gebruiken met daarna de naam van de medewerker, kun je op de volgende manier invullen:

Contract ${regss.persondescriptor.fullname}

Bovenstaande met spatie tussen je vaste waarde en de tag. Het is ook mogelijk gebruik maken van een specifiek teken:

Contract-${regss.persondescriptor.fullname} of Contract_${regss.persondescriptor.fullname}

Met deze tags kun je de omschrijving bepalen op ingevulde waarden in het bestaande proces en die bekend zijn op het moment van het kopiëren. Bestaat de waarde (nog) niet, wordt deze informatie weg gelaten uit de omschrijving.