Onboarding: Exportdefinitie (Stap 6) Onboarding: Exportdefinitie (Stap 6)

Onboarding: Exportdefinitie (Stap 6)

Marel Maathuis Marel Maathuis

Gegevens ingevuld per onboarding in e-UUR kun je beschikbaar stellen in de backoffice. Hier kun je vervolgens bijbehorende plaatsing(en) aanmaken voor de urenregistratie. Om de nieuwe flexkracht naar de backoffice te versturen kent de onboardingmodule de exportdefinitie.

 

Hoe gaat dit precies in zijn werk?

 

Per onboardtype kun je aangeven wanneer en welke gegevens je wilt gaan exporteren.

In de stap Algemeen onder procesvoorkeuren kun je het export moment kiezen:

  • Handmatig; je kiest zelf per inschrijving Klaar voor export.
  • Bij goedkeuren door leverancier; nadat beide partijen alle benodigde informatie ingevuld hebben en de leverancier hiervoor akkoord heeft gegeven, wordt de onboarding automatisch klaargezet voor export. Dit kan zijn voordat de flexkracht een contract ondertekent heeft.
  • Bij afsluiten; nadat het volledige proces doorlopen is, wordt de onboarding klaargezet voor export.

 

In de stap Exportdefinitie kun je het type export selecteren:

  • Geen
  • Bestand (Excel/CSV)
  • Backoffice

Bestand

 

Door als type Bestand te selecteren en als Bestandstype Excel of CSV te kiezen, kun je de gegevens uit de onboarding exporteren naar een Excel of CSV bestand. Vul bij Kolommen een kolomveld in en selecteer een inschrijvingsveld uit het formulier. Op deze manier kun je door op Regel toevoegen + te klikken alle velden die je wilt exporteren uit het formulier koppelen aan een kolom in het Excel of CSV bestand. 

 

Let op: voor een CSV bestand vul je bij de kolommen een nummer startend vanaf 0 in en tel je vervolgens verder. Bij een Excelbestand kun je de letters van de kolommen invullen.

 

Klik vervolgens op Opslaan.

 

 

Bij een onboarding kun je nu als de onboarding exportstatus Klaar voor export heeft, de onboarding exporteren naar Excel/CSV. Klik hiervoor de onboarding aan die je wilt exporteren en klik op de knop Overig > Exporteren naar Excel of Exporteren naar CSV.   

 

 

Je krijgt nu de melding 'Er zijn 1 onboardingen geselecteerd om te exporteren. Hiervan zullen er 1 geëxporteerd worden en zullen er 0 uitvallen. Wilt u doorgaan?' klik op de knop Exporteren en een Excel/CSV bestand wordt gedownload. Het bestand laat nu de gegevens zien zoals je hebt aangegeven bij stap 6: Exportdefinitie. 

 

 

Let op: alleen onboardingen die als exportstatus Klaar voor export hebben, kunnen worden geexporteerd. Heeft de onboarding die status niet, dan krijg je de volgende melding:

 

Er zijn 1 onboardingen geselecteerd om te exporteren. Hiervan zullen er 0 geëxporteerd worden en zullen er 1 uitvallen. Wilt u doorgaan?

Uitval

Flexkracht Inlener Bemiddelaar Reden
Richard de Waal Kapper Miranda   De huidige exportstatus is niet correct.

 

Backoffice

 

Per backoffice is een standaard lijst beschikbaar van gegevens die de backoffice ondersteunt in het aanleveren van informatie van de flexkracht.

 

In het overzicht zijn de volgende kolommen beschikbaar:

  • Exportveld; de naamgeving die de backoffice hanteert.
  • Verplicht; is het veld voor de backoffice vereist om de flexkracht aan te maken.
  • Inschrijvingsveld; veld uit het formulier die je wilt koppelen.

De beschikbaarheid van exportvelden is welke de backoffice accepteert. Met de lijst kun je uiteraard ook het onboardingsformulier verder aanvullen om over meer informatie van de flexkracht in de backoffice te beschikken indien nodig.

 

De backoffice kan via de Webservice aanroep getNewOnboarding flexkracht-onboardingen exporteren in de vorm van een XML en via de Webservice aanroep GetNewScOnboarding de inlener-onboardingen. Afhankelijk van de backoffice zijn er verschillende velden op de xml mogelijk. Meer informatie hierover vind je in het artikel Gegevens uit de backoffice importeren in de onboarding. In dit artikel vind je ook XML voorbeelden.

Antwoordopties

Voor standaard velden zoals geslacht zorgt e-UUR voor een correcte wijze van het aanleveren van de waarde voor de backoffice. Bijvoorbeeld voor Easyflex wordt bij geslacht “male” of “female”, “m” of “f” geaccepteerd.

 

Het kan zijn dat je in de onboarding zelf een veld toevoegt met eigen antwoordopties. Per antwoordoptie moet je dan het vereiste Extern nummer invullen die de backoffice verwacht. Dit veld wordt niet automatisch ingevuld als je alleen een waarde onder Omschrijving invult.

 



Let op: per 31 mei 2024 is het geslacht geen verplicht veld meer in Mid-Office. Het is om die reden ook niet meer verplicht in de exportdefinities. Hierbij kan het nog altijd een vereiste zijn van de backoffice om een flexkracht te kunnen aanmaken.


Exportdefinitie backoffices

Hieronder vind je een overzicht van specifieke artikelen voor het exporteren van onboardingen naar de backoffices.

Terug naar stap 5: Importdefinitie     

Was dit artikel nuttig?

Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Artikelen in deze sectie