Instellingen voor contracturen

Met de contracturen controle functionaliteit is het de bedoeling dat er wordt gecontroleerd of een flexkracht voldoende uren heeft geschreven volgens zijn ingestelde hoeveelheid contracturen. In dit artikel wordt uitgelegd wat de mogelijkheden zijn.

De volgende onderwerpen worden behandeld.

• Globale werking
  • Uitzonderingen
• (De)activatie
  • Drempelwaarde
  • Contracturen zichtbaar in urenbriefjes
  • Contracturen controleren bij
  • Actie bij te veel uren of te weinig uren en afwijkingsredenen
• Overige instellingen
  • Looncomponent
  • Flexkracht
  • Plaatsing

Globale werking

De contracturen controle kan op de volgende manieren gebruikt worden.

• Bij de urenregistratie

• Om inzicht te krijgen in het aantal contracturen van de flexkracht.
• Om te voorkomen dat er meer of minder uren voor een flexkracht worden geschreven (uren blokkeren)
• Om te attenderen dat er meer of minder uren voor een flexkracht worden geschreven (gebruiker signaleren)
• Om een reden te vragen voor het feit dat er meer of minder uren voor een flexkracht worden geschreven (reden opvragen).

• Buiten de urenregistratie (rapportage)
  • Om een overzicht te kunnen krijgen van de (afwijking op de) contracturen, ook voor niet geschreven of doorgezette urenbriefjes.

Uitzonderingen

Deze controle werkt onafhankelijk van de representatie en alleen op elk urenbriefje apart. De functionaliteit houdt nog geen rekening met meerdere plaatsingen of met afzonderlijke reserverings- of onkostenbriefjes.

(De)activatie

De leverancier kan het gebruik van contracturen in- of uitschakelen. Ga naar Start > Urenbriefjes > Instellingen. Zet een vinkje bij Contracturen in de groep Contracturen bij 1 Algemeen. 

Je krijgt nu de volgende opties beschikbaar: 

• Contracturen controleren bij
• Actie bij te veel uren
• Actie bij te weinig uren
• Drempelwaarde
• Contracturen zichtbaar in urenbriefjes
• Reden opgeven via
• Afwijkingsredenen 

De laatste twee opties; Reden opgeven via en Afwijkingsredenen zijn alleen zichtbaar als er bij Actie bij te veel uren en/of Actie bij te weinig uren Reden opgeven is geselecteerd. 

Hieronder worden de verschillende instellingen uitgelegd. Alleen als de functionaliteit is ingeschakeld, worden de (overige) opties van de functionaliteit zichtbaar/beschikbaar en alleen dan zijn de contracturen ook inzichtelijk in het urenbriefje. 

Let op: ook al is de functionaliteit geactiveerd geweest en zijn er dus instellingen aangezet, als op leveranciersniveau de functionaliteit weer wordt uitgezet, worden ook alle controles en inzichtelijkheden gedeactiveerd! 

Drempelwaarde

Bij Drempelwaarde kun je instellen vanaf welk aantal contracturen de contracturen controle moet worden uitgevoerd.

• Als er geen drempelwaarde is ingevuld, dan gaat de controle door.
• Als er een numerieke drempelwaarde is ingesteld en het aantal contracturen in de plaatsing is groter dan de drempelwaarde, dan gaat de controle ook door.
• Als er een numerieke drempelwaarde is ingesteld en het aantal contracturen in de plaatsing is kleiner dan of gelijk aan de drempelwaarde, dan is er geen controle.

Let op: de drempelwaarde moet een geheel getal zijn. 

Contracturen vanuit de backoffice

Vanuit de backoffice kunnen er ook contracturen worden ingesteld door deze met de plaatsing mee te sturen naar e-UUR. Wordt er standaard een 1 opgestuurd bij het aantal Contracturen in de plaatsing, dan kun je door middel van de Drempelwaarde instellen wanneer de contracturen controle moet plaatsvinden.

Contracturen zichtbaar in urenbriefjes

Zet een vinkje bij Contracturen zichtbaar in urenbriefjes. Hierdoor zijn de contracturen zichtbaar in het urenbriefje. In het artikel Contracturen in urenbriefje kun je meer lezen over hoe dit werkt en eruit ziet.

Let op: voor urenbriefjes die niet voldoen aan de drempelwaarde, zijn de contracturen ook niet zichtbaar in het urenbriefje.

Contracturen controleren bij

De controle kan op verschillende momenten plaatsvinden. Selecteer één van de volgende opties onder Contracturen controleren bij.

• Invoer uren: de controle vindt plaats als de uren ingevuld worden.  
• Accorderen uren: de controle vindt plaats als de uren goedgekeurd worden. 
• Altijd controle: de controle vindt plaats als de uren ingevuld en goedgekeurd worden. 
• Geen controle: er vindt geen controle plaats. Dit is de standaard waarde.

Heb je hier een optie geselecteerd, dan kunt je per inlener een andere optie kiezen voor die inlener. Deze optie vind je daarom ook bij Start > Inleners. Open de inlener. Onder Instellingen - Urenregistratie vind je Contracturen controleren bij.

Actie bij te veel uren of te weinig uren en afwijkingsredenen

Bij de opties Actie bij te veel uren en Actie bij te weinig uren kun je instellen wat er moet gebeuren als er te veel of te weinig uren worden ingevuld. Je kunt kiezen uit de volgende vier opties.

• Blokkeren: urenbriefjes kunnen niet worden doorgezet als er te veel of te weinig uren zijn ingevuld. Je moet de uren in het urenbriefje wijzigen, zodat die voldoet aan de voorwaarde voor het aantal ingestelde contracturen, voordat het urenbriefje kan worden doorgezet in het proces.  
• Signaleren: je krijgt een melding als er in het urenbriefje te veel of te weinig uren zijn ingevuld. Je kunt het urenbriefje wel doorzetten in het proces, ondanks dat het urenbriefje niet voldoet aan het aantal ingestelde contracturen.  
• Reden opgeven: je kunt een reden opgeven bij het invullen van het urenbriefje als er te veel of te weinig uren zijn ingevuld. Hierbij krijg je de mogelijkheid om een lijst met afwijkingsredenen in te stellen. 
• Geen actie: dit is de standaard waarde. Het te veel of te weinig invullen heeft dan geen actie. 

Reden opgeven via en afwijkingsredenen

Bij Reden opgeven via kun je kiezen uit de volgende opties: Een Lijst met redenen, Vrij invullen en Lijst en vrij invullen. Hiermee bepaal je of een gebruiker moet kiezen uit een verplichte lijst, of hij zelf een reden kan invullen of dat hij zowel uit de lijst kan kiezen als zelf een reden kan invullen. 

Vul onder Afwijkingsredenen de redenen in die een gebruiker kan selecteren. Deze lijst kun je alleen instellen als onder Reden opgeven via is gekozen voor de optie Lijst met redenen of Lijst en vrij invullen.

Ook voor deze optie geldt, dat als je deze hebt ingesteld, dat je per inlener kunt afwijken van deze optie. Deze optie vind je daarom ook bij Start > Inleners. Open de inlener. Onder Instellingen - Urenregistratie vind je de opties Actie bij te veel uren en Actie bij te weinig uren.

De inlener kan echter niet de lijst met redenen instellen. Dat kan alleen de leverancier doen.

Overige instellingen

Naast de instellingen bij het activeren van de contracturen controle, zijn er ook nog andere instellingen die je moet instellen voordat de controle werkt.

Looncomponent

Onder Start > Applicatiebeheer > Looncomponenten kun je per looncomponent instellen of een looncomponent meetelt voor de contracturen. Selecteer een looncomponent en klik op Bewerken. Selecteer Ja onder Telt mee voor contracturen om het looncomponent mee te laten tellen voor de contracturen. Klik daarna op Opslaan.

Standaard is Ja ingesteld voor alle componenten met Componenttype Urensoort. Voor alle andere componenten, waaronder Aanvullend urensoort is standaard Nee ingesteld.

Flexkracht

Ga naar Start > Flexkrachten om een flexkracht uit te sluiten van de contracturen controle. Selecteer een flexkracht en klik op Bewerken. Zet onder Instellingen - Urenregistratie een vinkje bij Flexkracht uitsluiten van contracturen controle. 

Standaard is er geen vinkje ingesteld, zodat alle flexkrachten automatisch meedoen aan de contracturen controle als die is aangezet. 

Plaatsing

In de plaatsing kun je het aantal contracturen voor de controle instellen. Ga naar Start > Plaatsingen (> Plaatsingen). Selecteer een plaatsing en klik op Bewerken. Vul onder Contracturen het numerieke aantal contracturen in. Als er geen aantal contracturen is ingevuld, wordt de plaatsing niet meegenomen voor de contracturen controle. Let ook op de ingestelde drempelwaarde. Hierdoor kan een plaatsing ook niet meegenomen worden voor de contracturen controle.

Vul daarnaast hier de periode in. Onder Contracturen per kun je instellen dat het om het aantal contracturen per Week of Vierweek gaat. Standaard is per Week ingesteld.

Periodetypen en contracturen

De onderstaande tabel geeft een overzicht van hoe het periodetype van een plaatsing en het ingestelde aantal contracturen op die plaatsing samenhangen. Voor maandbriefjes is deze contracturen functionaliteit niet beschikbaar.

Bij een Vierweek urenbriefje is de controle + reden per 4 weken (immers per urenbriefje). Dit kan niet per week.

In het overzicht van plaatsingen kun je direct zien hoeveel Contracturen iemand heeft en de periode onder Contracturen per.

Nadat alle instellingen zijn ingesteld, wordt de contracturen controle uitgevoerd bij het invullen en/of goedkeuren van een urenbriefje. In het artikel Controle contracturen kun je lezen hoe dat gaat.