Standaardproces werkgeversverklaring avondklok

Met het Standaard bedrijfsproces Avondklok kun je gemakkelijk voor een flexkracht een werkgeversverklaring avondklok genereren en toevoegen aan het dossier van de flexkracht in e-UUR. De flexkracht krijgt hier een e-mail van, zodat hij weet dat het document voor hem beschikbaar is. Op deze manier is het formulier gemakkelijk beschikbaar in de app op zijn telefoon.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je dit bedrijfsproces kunt toevoegen aan jouw eigen e-UUR omgeving, hoe je deze instelt en kunt gebruiken. De volgende onderwerpen worden behandeld.

• Bedrijfsproces importeren
• Rol leverancier toekennen
• Procesconfiguratie instellen 
  • Formulierconfiguratie
  • Documentgeneratie
  • Transitieschema
• Formulier invullen
• Ingevuld formulier in het dossier
• Sjabloon

Naast klanten met een Enterprise model kunnen tijdelijk ook klanten met een Business of Professional model de module Procesarchitect gebruiken. Mocht de module nog niet voor jou zijn geactiveerd, neem dan contact op met de servicedesk voor activering.

Bedrijfsproces importeren

In het artikel Bedrijfsprocessen exporteren en importeren kun je lezen hoe je een bedrijfsproces kunt importeren in je eigen e-UUR omgeving. Ga naar Start > Bedrijfsprocessen. Klik in het overzicht op Overig > Importeren.  

Importeer het Standaard bedrijfsproces Avondklok. Selecteer Avondklok en klik op Importeren.

Rol leverancier toekennen

Voor het importeren van het standaard bedrijfsproces Avondklok kun je daarna het artikel Standaard bedrijfsprocessen lezen. Hierin staan een aantal aandachtspunten na het importeren van het bedrijfsproces. Hieronder worden de belangrijkste vermeld.

Het bedrijfsproces Avondklok hoef je niet te activeren. Dit bedrijfsproces is standaard geactiveerd voor de leverancier. Wel moet de leveranciergebruiker de Rol van Avondklok krijgen. 

Ga naar Start > Gebruikersbeheer > Gebruikers en klik op de naam van de gebruiker van wie je de rollen wilt aanpassen. Klik op de knop Bewerken en selecteer onder Rollen de juiste rollen. Klik daarna op Opslaan. In het artikel Rollen bedrijfsproces instellen kun je uitgebreid lezen hoe een rol kunt toekennen.

Let op: vergeet niet opnieuw in te loggen, zodat je de tegels Avondklok formulieren beschikbaar krijgt op je dashboard.

Procesconfiguratie instellen

In het proces kun je automatisch de Werkgeversverklaring avondklok laten genereren en in het dossier van de flexkracht zetten. Hiervoor moet je een aantal dingen instellen. 

Ga naar Start > Avondklok > Beheer Avondklok > Procesconfiguraties. Open de procesconfiguratie Werkgeversverklaring avondklok en klik op Bewerken.

Bijlage

Ga naar 2 Formulierconfiguratie en klik op het tandwiel bij Werkgeversverklaring avondklok.

Selecteer onder Dossieritemtype een type dat je voor de werkgeversverklaring avondklok wilt gebruiken. Klik daarna op Opslaan. 

Hiermee stel je in dat de werkgeversverklaring avondklok in het dossier bij de flexkracht beschikbaar is. Selecteer daarvoor een dossieritemtype waarbij de flexkracht rechten heeft voor inzicht op eigen dossieritems. De werkgeversverklaring avondklok komt dan automatisch beschikbaar in het dossier van de flexkracht. Meer informatie over de dossieritemtypes vind je in de artikelen Opties voor dossieritemtypes en Dossieritemtype rechten.

Documentgeneratie

Ga vervolgens naar 4 Documentgeneratie. Hier stel je in dat de werkgeversverklaring moet worden ingevuld met de gegevens van de betreffende flexkracht. 

Selecteer Ja onder Documentgeneratie. Klik daarna op Regel toevoegen. In het artikel Procesarchitect: documentgeneratie kun je lezen hoe je de documentgeneratie instelt. 

Selecteer onder Bijlage de Werkgeversverklaring avondklok en klik op Sjabloon toevoegen. 

Je kunt het sjabloon onderaan dit artikel aanpassen en gebruiken voor de documentgeneratie. Vervang de rode tekst door de juiste gegevens en sla het document op. Hierdoor is voor elke werkgeversverklaring avondklok die informatie hetzelfde en hoef je deze niet voor elke flexkracht apart in te vullen. 

Let op: wijzig de rode tekst in jouw eigen gegevens voor de juiste documentgeneratie.

Vul een Omschrijving in en voeg als bijlage het aangepast sjabloondocument toe. Klik daarna op Toevoegen. 

Selecteer daarna onder Standaard sjabloon je net toegevoegde sjabloon. Klik daarna op Opslaan.

Het sjabloon is nu toegevoegd aan het proces.

Transitieschema

Ga naar 5 Transitieschema. Hier moet de werkgeversverklaring avondklok (bijlage) worden gekoppeld aan het proces.

Klik op het tandwiel onder Transitie tussen toestanden. 

Selecteer bij Documentgeneratie onder Bijlage Werkgeversverklaring avondklok en onder Actie Genereren en converteren. Klik daarna op Opslaan.

De procesconfiguratie is nu ingesteld. Klik op Opslaan.

Formulier invullen

Klik op de tegel Nieuwe avondklok formulier. Selecteer vervolgens de flexkracht voor wie het formulier wordt ingevuld en klik op Aanmaken.

Je kunt nu in het formulier de Voorletters werknemer en Functie werknemer invullen. Dit zijn gegevens die niet altijd standaard in e-UUR beschikbaar zijn. 

Klik daarna op Verklaring afronden. 

Uitzondering

Het kan zijn dat de Voorletters werknemer en Functie werknemer  in jouw e-UUR omgeving wel altijd beschikbaar zijn. Je kunt dan het sjabloon van het proces aanpassen, zodat je deze gegevens niet handmatig hoeft in te vullen voor elke flexkracht. Tags die hiervoor beschikbaar zijn: 

• Initialen (Flexkracht): ${businessprocessitem.fw.fw.users.persondescriptor.initials}
• Functie (Plaatsing): ${businessprocessitem.assignment.assignment.functionname}

Ingevuld formulier in het dossier

De werkgeversverklaring avondklok wordt nu ingevuld met de juiste gegevens en aan het dossier van de flexkracht toegevoegd (als dit is ingesteld bij het gekozen dossieritemtype). Als dit is ingesteld, ontvangt de flexkracht nu een e-mail met dat de ingevulde werkgeversverklaring avondklok voor hem beschikbaar is. 

Sjabloon

De werkgeversverklaring die je kunt gebruiken als sjabloon in het bedrijfsproces vind je hieronder. De update versie bevat de nieuwe tijd van de avondklok per 31 maart.