Opties voor dossieritemtypes Opties voor dossieritemtypes

Opties voor dossieritemtypes

Marel Maathuis Marel Maathuis

Ieder dossieritemtype kent verschillende opties waarmee je het dossieritem kunt inrichten. 


Stap 1: Ga naar dossieritemtypes via Start > Dossier > Dossieritemtypes. 


Stap 2: Klik op Nieuw om een nieuw document type toe te voegen. 



Hieronder worden de verschillende opties uitgelegd.

Beschrijving

Dit is de naam van het type document, bijvoorbeeld 'Arbeidscontract'.

Vervaldatum

Als je hier Ja selecteerd, dan krijg je als je een document toevoegt een extra veld waar je een datum kunt invullen. Hiermee kan e-UUR de gebruiker op de hoogte brengen van het feit dat het document vernieuwd dient te worden. Op de ingevulde datum ontvangt de gebruiker als hij inlogt in e-UUR een popup met dat het document verloopt. 



Ondertekeningsconfiguratie

Je kunt de documenten digitaal laten ondertekenen. Onder Ondertekeningsconfiguratie kun je kiezen uit een drietal opties.
  • Geen
  • Alleen door gebruiker
  • Door gebruiker en leverancier


Alleen door gebruiker

Dit betekent dat een document eenzijdig door een gebruiker ondertekend kan worden. 


Door gebruiker en leverancier

Dit is een dubbele ondertekening door zowel een gebruiker als de leverancier.


Lees meer over de digitale handtekening in de kennisbank onder Digitale handtekening. 


Kies je voor een ondertekening, dan krijg je de extra velden Type na handtekening en Aantal dagen na aanmaken dat ondertekening mogelijk is erbij. In het artikel Maximale periode document ondertekening toegestaan kun je meer lezen over de termijn voor ondertekening. In het artikel Document instellen voor digitale ondertekening wordt uitgelegd wat je met Type na handtekening kunt doen.


Blokkeer bijlage in e-mail

Selecteer je hier Ja, dan wordt het document niet als bijlage opgenomen in de naar de gebruiker verstuurde e-mail.

Blokkeer e-mail

Kies je hier voor Ja, dan wordt er geen automatische mail gestuurd naar de gebruiker dat er een document is toegevoegd. 


E-mailnotificatie naar extern dossier gemachtigden (inlener en/of bemiddelaar)

Selecteer hier Ja als je wilt dat de inlener en/of bemiddelaar ook automatisch een e-mail krijgt als er een document bij een gebruiker is toegevoegd. De inlener en/of bemiddelaar moet dan wel de externe inzichtelijkheid rechten hebben voor dit document. Zie het artikel Dossieritemtype rechten voor meer informatie over de rechten.


De berichtcode is: document_external_new. Een inlener of bemiddelaar ontvangt dan onderstaande e-mail.



Stel je ook in dat de bijlage wordt geblokkeerd, dan wordt de e-mail zonder bijlage verstuurd. 


Log

Als je hier Ja selecteert, dan wordt er bij het downloaden van het document een notificatie in de log gezet worden, zodat je kunt terugvinden wanneer de gebruiker het document gezien heeft.


Extern nummer

Dit is een nummer om documenten met de backoffice te koppelen.


Notificatie termijn

Als je een vervaldatum geactiveerd hebt, kun je een termijn in dagen instellen om de gebruiker op de hoogte te stellen van het feit dat het document binnenkort verloopt. Vul hier 0 in om geen notificaties aan gebruikers te geven.

Automatisch converteren van Word (docx) naar PDF

Bij het toevoegen van een document wordt een Word-bestand automatisch naar een PDF geconverteerd. Dit wordt aangeraden als het document digitaal ondertekend moet worden. Het is namelijk alleen mogelijk een digitale handtekening te zetten op PDF-bestanden. 

E-mailcode (nieuw document)

Bij het toevoegen van een document in e-UUR, wordt er een standaard e-mail verstuurd naar de gebruiker. 



Hier kun je instellen dat er een andere e-mail wordt verstuurd, dan bovenstaande standaard e-mail. 



Kies voor document_new_sign als het document gebruik maakt van digitale ondertekening. Bij een document zonder digitale ondertekening kun je gebruik maken van de gewone documenten document_new.


Op deze manier kun je voor een bepaald dossieritemtype de tekst van de e-mail aanpassen. Via Poedit kun je dit doen. In het artikel Hoe verander ik de teksten en de inhoud van e-mails? kun je daar meer over lezen. 


Vertrouwelijk

Selecteer hier Ja voor documenten die alleen beschikbaar zijn voor gebruikers met de rol Vertrouwelijk intern Dossier gemachtigde. Gebruikers die deze rol niet hebben, kunnen documenten van dit dossieritemtype niet zien. Hierbij geldt uiteraard wel dat gebruikers ook de rechten moeten hebben, zoals in het artikel Dossieritemtype rechten wordt uitgelegd.


Voorbeeld

Vertrouwelijk staat op Ja en bij Rechten op dossieritems staat een vinkje bij Inzichtelijk - Inlener. Dit betekent dat een document dat aan het dossier van de inlener wordt toegevoegd waarbij de inlenergebruiker de rol heeft van Vertrouwelijk intern dossier gemachtigde, de inlener het document zal zien. Een leveranciergebruiker met dezelfde rol, ziet het document niet, omdat hij niet de rechten heeft voor het inzien van het document. 


De optie Vertrouwelijk bepaalt dus voor welke gebruikersrol het dossieritem bedoeld is, maar of deze ook inzichtelijk/bewerkbaar is, wordt nog steeds bepaald door de rechten op het dossieritem.


Let op: bij het wijzigen van de optie Vertrouwelijk van het dossieritemtype of de rol van (Vertrouwelijk intern) Dossier gemachtigde van een gebruiker, kan een gebruiker dus geen toegang meer hebben tot een document, terwijl hij eerder wel toegang had. 

Rechten dossieritems


Daarnaast kun je hier de rechten voor het dossieritemtype instellen. In het artikel Dossieritemtype rechten wordt dit verder uitgelegd.

Was dit artikel nuttig?

Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Artikelen in deze sectie