Reisafstandsberekening

Met de reisafstandsberekening functionaliteit kun je eenvoudig reiskosten berekenen in verschillende modules in e-UUR. Deze optie is beschikbaar voor onboardingen. 

In dit artikel wordt de basis van de reisafstandsberekening uitgelegd. In het artikel Reisafstandsberekening in de onboarding kun je lezen hoe dit werkt voor onboardingen, in het artikel Reisafstandsberekening in het urenbriefje voor urenbriefjes en in het artikel Reiskosten in Xplican voor Xplican.

De volgende onderwerpen worden in dit artikel behandeld.

• Reisafstandsconfiguratie
• Reisafstand inrichten
  • Vermijden
  • Route
  • Retour
  • Handmatig afwijken
  • Resultaat
• Overzicht reisafstanden
• Reisafstandsconfiguratie gebruiken in de onboarding/urenbriefjes/Xplican
• Belangrijke aandachtspunten met betrekking tot de werking van Google API functionaliteit.

Reisafstandsconfiguratie

De basis bestaat uit Reisafstandsconfiguraties. Zo’n configuratie legt allerlei instellingen vast die aangeven hoe de reiskostenberekening werkt. Een leverancier kan meerdere van deze configuraties aanmaken. Verschillende modules/functionaliteiten kunnend daarna gebruik maken van deze reisafstandsconfiguraties. De reisafstandsberekening werkt op basis van de Google maps functionaliteit. 

Elke module heeft zijn eigen manier van invoer en integratie voor de reiskostenberekening. Een urenbriefje werkt met een pop-up, vanuit Xplican gaat het volledige geautomatiseerd en bij een onboarding zit het in het formulier van de onboarding.

De leverancier kan onder Start > Applicatiebeheer > Reisafstandsconfiguratie verschillende opties instellen. Deze configuratie legt instellingen vast voor alle modules/functionaliteiten. Bij de meeste instellingen is ook een optie beschikbaar waarbij de leverancier kan instellen of een gebruiker zelf mag kiezen of mag afwijken van de gekozen voorkeurswaarde van de leverancier. Hieronder worden de verschillende opties toegelicht.

Reisafstand inrichten

Ga naar Start > Applicatiebeheer > Reisafstandsconfiguratie en klik op Nieuw om een nieuwe reisafstandsconfiguratie in te stellen.

Vul een Naam in waarmee je de instelling voor de reisafstand duidelijk kunt onderscheiden. Eventueel kun je de Omschrijving in vullen. 

Hierna kun je een aantal opties instellen voor deze reisafstandsconfiguratie. Deze worden hieronder uitgelegd.

Vermijden

Google heeft een aantal restricties die je kunt instellen. Je kunt kiezen uit een willekeurige combinatie van ‘wegen’ om te vermijden bij het bepalen van de route: snelwegen, tolwegen en veerboten.

Per restrictie kun je de waarde instellen en of deze restrictie door de gebruiker mag worden gewijzigd. Selecteer Ja bij Snelwegen vermijden, Tolroutes vermijden of Veerdiensten vermijden als je wilt dat deze niet worden meegenomen in de afstandsberekening. Standaard worden deze routes wel meegenomen in de berekening (Nee is standaard ingesteld).

Daarnaast kun je aangeven of de gebruiker die de afstandsberekening invult, deze optie mag aanpassen. Kies je Ja bij Mag de gebruiker de optie 'snelwegen vermijden/tolroutes vermijden/veerdiensten vermijden' aanpassen? dan kan de gebruiker van de afstandsberekening dus de standaard waarde veranderen. Bij Nee kan dit niet en zal de waarde die hier is ingesteld door de leverancier altijd gelden.

Route

Voor de bepaling van de route zijn er twee opties. Selecteer de route die je wilt gebruiken.

• De Standaard route; dit is de route die standaard door Google aangegeven wordt en over het algemeen de snelste.
• De Kortste route; dit is niet per se de snelste route, maar degene met de kortste afstand.

Google heeft geen mogelijkheid om de echte kortste route te bepalen. Daarom wordt de kortste route bepaald door de alternatieve routes op te vragen en daarvan de kortste te selecteren.

Kies je Ja bij Mag de gebruiker de optie 'soort route' aanpassen? dan kan de gebruiker van de afstandsberekening het soort route veranderen. Bij Nee kan dit niet en zal de waarde die hier is ingevuld door de leverancier altijd gelden.

Retour

Hier kun je instellen of het mogelijk is om automatisch de route heen en terug te berekenen. Dit gebeurt door het aantal kilometers met 2 te vermenigvuldigen.

Standaard staat ingesteld dat de afstandsberekening geldt voor een enkele reis. Kies Ja bij Inclusief terugweg om de afstandsberekening in te stellen voor de heen- en terugweg. 

Ook hier kan de gebruiker eventueel de optie wijzigen. Kies dan Ja bij Mag de gebruiker de optie 'inclusief terugweg' aanpassen?. De gebruiker van de afstandsberekening kan dan de standaard waarde veranderen. Bij Nee kan dit niet en zal de waarde die hier is ingevuld door de leverancier gelden.

Handmatig afwijken

De gebruiker kan een handmatige afwijking, in kilometers, opgeven van het door Google berekende resultaat. Als het resultaat wordt aangepast, dan is dit ook zichtbaar bij de berekening.

De leverancier kan instellen of de gebruiker handmatig het resultaat mag aanpassen. Selecteer Ja bij Mag de gebruiker het resultaat overschrijven? als je wilt dat een gebruiker het automatisch berekende resultaat mag wijzigen. Standaard mag een gebruiker het resultaat niet aanpassen. 

Resultaat

Het resultaat van de afstandsberekening kun je op drie verschillende manieren weergeven in e-UUR. 

• In kilometers
• In Euro aan de hand van een prijs per kilometer
• In Euro aan de hand van een omrekentabel

Standaard staat het Resultaat ingesteld op Kilometer. De afstandsberekening laat de afstand dan in kilometers zien. Daarnaast kun je dit wijzigen naar Euro aan de hand van een prijs per kilometer. Als je deze optie selecteert, krijg je een nieuw veld Prijs per kilometer beschikbaar. Vul hier dan de prijs in. 

Selecteer je hier Euro aan de hand van een omrekentabel, dan krijg je de mogelijkheid om een Omrekentabel in te stellen. Klik op Regel toevoegen om meerdere regels toe te voegen. 

Let op: zorg ervoor dat je het aantal kilometers bij Tot (km) groot genoeg instelt. Stel je bijvoorbeeld als maximum 100 in bij Tot (km) en bij de berekening blijkt de afstand 125 km te zijn, dan krijg je een foutmelding en kun je geen reiskosten berekenen.

Klik op Opslaan als de afstandsconfiguratie naar wens is ingesteld.

Overzicht reisafstanden

Onder Start > Applicatiebeheer > Reisafstandsconfiguratie vind je een overzicht van reisafstanden. Door vinkjes te zetten bij de verschillende Kolommen kun je het overzicht naar wens inrichten.

Reisafstandsconfiguratie gebruiken in de onboarding/urenbriefjes/Xplican

Nadat er een reisafstandsconfiguratie is ingesteld, kun je deze gebruiken voor de onboarding, urenbriefjes en Xplican. In het artikel Reisafstandsberekening in de onboarding kun je lezen hoe je dit kunt inrichten en gebruiken.  Daarnaast vind je meer informatie in het artikel Reisafstandsberekening in het urenbriefje voor urenbriefjes en in het artikel Reiskosten in Xplican voor Xplican.

Reisafstanden.nl gebruiken voor de berekening?

Nadat Om gebruik te maken van reisafstanden.nl is een token nodig, die reisafstanden.nl kan afgeven. Het token kan worden ingevuld onder Start > Applicatiebeheer > Instellingen. Onderaan dit overzicht kun je een token veld vinden voor reisafstanden.nl. Na het invullen en opslaan van de token, zal de optie Reisafstanden.nl beschikbaar komen binnen de reisafstandconfiguratie en kun je deze kiezen.

Belangrijke aandachtspunten met betrekking tot de werking van Google API

• Buitenlandse adressen zijn mogelijk. Als er geen land bekend of opgegeven is, wordt aangenomen dat het gaat om Nederland.
• Je mag alleen postcodes gebruiken voor de adressen. Let op; deze benadering is minder nauwkeuring.
• Routebepaling wordt niet beïnvloed door de verkeersdrukte op het moment van afstandsberekening
• Routebepaling wordt wel beïnvloed door de situatie van het wegennet (wegafsluitingen, omleidingen) op het moment van afstandsberekening 
• Er is geen mogelijkheid om de berekening op de datum van de geregistreerde uren te doen wanneer deze in het verleden liggen, de actuele situatie wordt berekent
• Er is geen enkele garantie dat deze berekening over langere periode steeds hetzelfde resultaat oplevert (op basis van dezelfde adressen)
• De Google API is niet geschikt voor een contractueel afgesproken vaste reiskostenvergoeding per gewerkte dag
• Ter informatie: lees het artikel van de ondernemingsdatabank hier