Reisafstandsberekening in de onboarding

De reisafstandsberekening kun je gebruiken in de onboarding. In het artikel Reisafstandsberekening is uitgelegd hoe je de basis reisafstandsconfiguratie kunt instellen en wordt de algemene werking van de Google API . In dit artikel wordt uitgelegd hoe je de reisafstandsberekening kunt instellen in het onboardingstype en hoe dit specifiek voor de onboarding werkt. 

Daarnaast kun je ook de reisafstandsberekening gebruiken in een urenbriefje of met Xplican. Zie voor meer informatie hierover de artikelen Reisafstandsberekening in het urenbriefje en Reiskosten in Xplican.

De volgende onderwerpen worden in dit artikel behandeld.

• Basis reisafstandsconfiguratie
• Onboardingstype instellen
  • Formulierconfiguratie
  • Bewerkingsdefinitie
  • Exportdefinitie
• Onboarding invullen met reisafstandsberekening
  • Resultaat
  • Resultaat wijzigen
  • Doorvoeren berekende afstand
  • Resultaat reisafstand exporteren
• Inschrijfkaart en documentgeneratie
  • Inschrijfkaart
  • Documentgeneratie
• Foutmeldingen
  • Geen inlener geselecteerd
  • Omrekentabel te kleine maximale kilometer   

Basis reisafstandsconfiguratie

Voordat je de reisafstandsberekening in de onboarding kunt gebruiken, moet je de basis reisafstandsconfiguratie hebben ingesteld. In het artikel Reisafstandsberekening kun je lezen hoe je dit kunt instellen. 

Onboardingstype instellen

Nadat de basis reisafstandsberekening is ingesteld, kun je deze gebruiken voor de onboarding. In het onboardingstype kun je het formulierelement Reisafstand berekening toevoegen aan de formulierconfiguratie en bewerkingsdefinitie. 

Formulierconfiguratie

Ga naar Start > Flexkracht-onboarding > Onboardingstypes of Start > Inlener-onboarding > Onboardingstypes en open het onboardingstype waar je de afstandsberekening voor wilt instellen. Klik op Bewerken en ga naar 2 Formulierconfiguratie.

Er is een nieuw formulierelement Reisafstand berekening beschikbaar. Klik op Reisafstand berekening. Je kunt nu de eigenschappen instellen. 

Vul onder Etiket een naam in voor het veld in het formulier. Bij Reisafstandsberekening kun je een reisafstandsconfiguratie selecteren die je hebt ingesteld als basis reisafstandsconfiguratie (zie het artikel Reisafstandsberekening). Selecteer de reisafstandsconfiguratie die je wilt gebruiken voor dit onboardingstype.

Bij zowel Adres van als Adres naar heb je vier opties beschikbaar. 

• Vrije invoer 
• Adres flexkracht 
• Adres inlener
• Vanuit invoervelden

Bij een Vrije invoer kan de gebruiker zelf een adres invullen in de onboarding. 

Bij het Adres flexkracht gebruikt e-UUR het adres van de flexkracht dat bekend is in e-UUR (vanuit de onboarding of bij de flexkrachten). Vergelijkbaar geldt dit bij het Adres inlener. Ook hier gaat het om het adres van de inlener dat bekend is in e-UUR (vanuit de onboarding of bij de inleners). 

Hiervoor hoeft er dus geen adres meer ingevuld te worden voor de reisafstandsberekening, maar is het wel nodig dat in de onboarding de inlener of flexkracht bekend is. Dit kun je bijvoorbeeld inrichten door in het onboardingstype het veld Inlener te plaatsen in het formulier. 

Selecteer Vanuit invoervelden als je eigen velden uit de formulierconfiguratie wilt koppelen om het adres te bepalen. Selecteer bij Straatnaam, Huisnummer, Huisnummer toevoeging, Postcode, Woonplaats en Land de velden die je wilt gebruiken om het adres te bepalen. Wat wordt ingevuld bij deze velden in de onboarding, wordt vervolgens gebruikt als adres voor de afstandsberekening.

Selecteer Ja bij Mag de gebruiker de optie 'Adres van/Adres naar' aanpassen als de gebruiker die de onboarding het adres invult, het adres mag aanpassen. Dit betekent dat de gebruiker zelf mag kiezen welk adres hij wil gebruiken in de onboarding.

Vul eventueel nog Afhankelijkheden in. Algemene informatie over afhankelijkheden vind je in het artikel Onboarding: Afhankelijkheden. Klik daarna op Opslaan. 

Het formulierelement is nu toegevoegd aan de lijst met Beschikbare velden onder Overig.

Voeg dit element toe aan het formulier. Klik eventueel op het tandwiel om de instellingen te wijzigen of op het kruisje om dit element te verwijderen. 

Let op: klik je op het kruisje vanuit het overzicht van Beschikbare velden, dan krijg je een bevestiging om het veld helemaal uit het onboardingstype te verwijderen. Dat kan niet ongedaan worden gemaakt.

Bewerkingsdefinitie

Ga naar 3 Bewerkingsdefinitie en voeg het Element Reisafstand van Type Reisafstand berekening toe. Voeg het element toe in de stap bij de gebruiker die de berekening mag uitvoeren.

Algemene informatie over de bewerkingsdefinitie vind je in het artikel Onboarding: Bewerkingsdefinitie (stap 3).

Exportdefinitie

Ga naar 6 Exportdefinitie en kies voor Type Bestand of Backoffice. Selecteer daarna een Bestandstype of Backoffice.

Koppel vervolgens een kolom aan het Veld Resultaat van Reisafstand. Dit is de reisafstandsberekening die je in het formulier hebt geplaatst. 

Algemene informatie over de exportdefinitie vind je in het artikel Onboarding: Exportdefinitie (Stap 6). 

Let op: niet voor elke backoffice kun je het resultaat van de reisafstandsberekening exporteren. 

Klik op Opslaan als het onboardingstype helemaal is ingesteld.

Onboarding invullen met reisafstandsberekening

Start een onboarding met het onboardingstype waarbij de reisafstandsberekening is ingesteld. 

Vul de onboarding in. Voor dit artikel wordt uitgegaan van het onboardingstype zoals hiervoor is ingesteld. Is jouw onboardingstype anders ingesteld, dan zal het formulier in de onboarding en de gegevens die je moet invullen er iets anders uitzien dan hieronder wordt aangegeven. 

Vul de Adresgegevens van de flexkracht in en selecteer een Inlener. In het onboardingstype is immers ingesteld dat de reisafstandsberekening uitgaat van het adres van de flexkracht en van de inlener. Klik vervolgens op Vul in onder Reisafstand. 

Je kunt nu de Reisafstandsberekening aanpassen. Afhankelijk van wat er is ingesteld in de basis reisafstandsconfiguratie die voor dit onboardingstype geldt, kan de gebruiker verschillende opties aanpassen. Ook kun je hier het vertrekadres en/of aankomstadres wel of niet aanpassen. Dit is afhankelijk van wat er in het onboardingstype is ingesteld.

Pas eventueel de gegevens aan. Klik daarna op Bereken reisafstand om de berekening uit te voeren.

Resultaat

Je krijgt het Resultaat zoals is ingesteld in de basis afstandsconfiguratie. Daarnaast kun je ook direct op een kaart de route zien.

Hierboven is het Resultaat ingesteld op In kilometer bij de basis afstandsconfiguratie. Daarnaast is het mogelijk om het Resultaat in te stellen op In Euro aan de hand van een prijs per kilometer. Je krijgt dan onderstaand resultaat.

Ook is het mogelijk om het Resultaat in te stellen op In Euro aan de hand van een omrekentabel. Je resultaat ziet er dan als volgt uit. Klik op de i Bij de Berekende reiskosten om de berekening te tonen die is gebruikt. 

Resultaat wijzigen

Als in de basisconfiguratie afstandsberekening is ingesteld dat de gebruiker het resultaat mag aanpassen, dan is de knop Wijzig beschikbaar. Wijzig het berekende resultaat in het veld Aantal kilometers en klik op Wijzig.

Je krijgt onderstaande melding. 

Achter het Aantal kilometers komt nu te staan dat de waarde is aangepast en als je op de i klikt zie je de originele waarde van de laatste berekening.

Doorvoeren berekende reisafstand

Klik op Doorvoeren om de reisafstand op te slaan in de onboarding. Zowel het Adres van als het Adres naar en het Resultaat zijn nu ingevuld in de onboarding.

Na het afronden van de onboarding kun je via de knop Bekijk bij de Reisafstand de berekening terugvinden. 

Resultaat reisafstand exporteren

Nadat de onboarding de Exportstatus Klaar voor export heeft, kan de onboarding worden geëxporteerd. 

Meer informatie over exporteren van onboardingen vind je in het artikel Onboarding: Exportdefinitie (Stap 6).

Inschrijfkaart en documentgeneratie

Vanuit de onboarding kun je een inschrijfkaart downloaden of automatisch laten genereren. Hierop staan ook de gegevens van de reisafstandsberekening als deze zijn ingevuld en opgeslagen. Ook in de documentgeneratie kun je de gegevens van de reisafstandsberekening gebruiken. In het artikel Onboarding: Instellingen (stap 4) kun je lezen hoe je de inschrijfkaart automatisch kunt genereren en hoe je de documentgeneratie kunt gebruiken.

Inschrijfkaart

Open de onboarding en ga naar Overig > Inschrijfkaart downloaden of genereer automatisch de inschrijfkaart. 

Open de inschrijfkaart. Je vindt hier de gegevens van de reisafstandsberekening. 

Documentgeneratie

Voor de documentgeneratie kun je in het documentgeneratiesjabloon de Tags gebruiken met reggs.traveldistance.xxx.  

Open de onboarding en open de bijlage van de documentgeneratie. Je vindt daar de gegevens van de reisafstandsberekening.

Foutmeldingen

Bij het berekenen van de reisafstand kun je foutmeldingen krijgen. Hieronder vind je een aantal van deze foutmeldingen.

Geen inlener geselecteerd

Bij een adres kun je instellen dat het adres van de inlener wordt gebruikt. Hiervoor moet de inlener wel bekend zijn in de onboarding. Dit kun je bijvoorbeeld inrichten door in het onboardingstype het veld Inlener te plaatsen in het formulier. 

Is in de onboarding dat veld echter niet ingevuld, dan is er geen adres beschikbaar voor de afstandsberekening en krijg je onderstaande melding.

Selecteer een inlener in de onboarding, zodat het adres bekend is. Je krijgt daarna niet meer deze foutmelding.

Omrekentabel te kleine maximale kilometer

In de basis afstandsconfiguratie heb je de mogelijkheid om als Resultaat Euro aan de hand van een omrekentabel in te stellen. Je moet dan een Omrekentabel invullen.

Heb je hierbij een te kleine maximaal aantal kilometer ingesteld, dan krijg je onderstaande foutmelding als het berekende aantal kilometers groter is dan het maximale aantal. 

Zorg er dus voor dat je het aantal kilometers bij Tot (km) groot genoeg instelt. Stel je bijvoorbeeld als maximum 100 in bij Tot (km) en bij de berekening blijkt de afstand 125 km te zijn, dan krijg je bovenstaande foutmelding en kun je geen reiskosten berekenen.