Overzicht urenbriefjes handmatig exporteren

In e-UUR kun je een overzicht van urenbriefjes die worden geëxporteerd krijgen. Maak je geen gebruik van het automatisch versturen van uren naar een backoffice, dan kun je met dit overzicht de uren gemakkelijk exporteren naar Excel. 

Deze optie is alleen zichtbaar als deze is aangezet door Akyla. Neem hiervoor contact op met Akyla.

Zowel de leverancier als de bemiddelaar kan na het aanzetten van deze functionaliteit, onafhankelijk van elkaar, urenbriefjes handmatig exporteren. 

Hieronder vind je een uitleg over de mogelijkheden van het handmatig exporteren van urenbriefjes naar Excel. De volgende onderwerpen worden behandeld. 

1. Het overzicht uren export
   • Gegevens filteren
   • Kolommen wijzigen
   • Urenbriefjes klaarzetten voor export
2. Urenbriefjes exporteren
   • Voorbeeld export
   • Definitieve export
3. Opnieuw exporteren
   • Urenbriefje opnieuw exporteren
   • Meerdere urenbriefjes opnieuw exporteren
4. Bemiddelaar handmatig urenbriefjes exporteren

Het overzicht uren export

Ga naar Start > Urenbriefjes > Exporteren. In dit overzicht vind je urenbriefjes met de Status Goedgekeurd en de Exportstatus Klaar voor export.  

Urenbriefjes worden opgesplitst per urenregel. Het overzicht laat daarom bij een urenbriefje met periode week per dag het aantal uren zien. 

Gegevens filteren

Standaard zijn alleen de uren met de Exportstatus Klaar voor export hier zichtbaar. Dit komt doordat er standaard voor dit overzicht gefilterd wordt op de Exportstatus Klaar voor export. In het artikel Zoeken in overzichten kun je meer informatie vinden over hoe je kunt filteren in overzichten en een eigen filter kunt opslaan met de gegevens die jij nodig hebt. 

Kolommen wijzigen

Via Kolommen kun je verschillende gegevens naar Excel exporteren. Door meer kolommen toe te voegen of kolommen te verwijderen, kun je precies het overzicht krijgen met de gegevens die jij wenst te exporteren naar Excel. 

In bovenstaand voorbeeld zijn de kolommen van het standaard overzicht aangepast. In het artikel Eigen overzichten kun je lezen hoe je kolommen kunt toevoegen aan het overzicht en een eigen overzicht kunt opslaan met de gegevens die jij nodig hebt. 

Ook vind je bij de kolommen de aanvullende velden van de flexkracht terug. Informatie over aanvullende velden kun je vinden in het artikel Aanvullende velden.

Urenbriefjes klaarzetten voor export

Voordat een urenbriefje in het overzicht uren export staat, moet een urenbriefje de Exportstatus Klaar voor export hebben. 

Standaard krijgt een urenbriefje de Exportstatus Klaar voor export als een urenbriefje wordt goedgekeurd. Uitzondering is als urenbriefjes handmatig op klaar voor export moeten worden gezet. Zie het artikel Instellingen voor het exporteren van urenbriefjes voor meer informatie over het instellen van het handmatig klaar zetten van urenbriefjes voor export.

Urenbriefjes exporteren

Voorbeeld export

Door op de knop Excel (voorbeeld export) te klikken, wordt er een Exceloverzicht gedownload met daarin de gegevens uit het overzicht. 

Dit overzicht is om te controleren of de juiste urenbriefjes worden geëxporteerd. Klopt dit overzicht niet? Pas dan het filter of de kolommen aan. Klik daarna opnieuw op de knop Excel (voorbeeld export) voor een nieuw overzicht van te exporteren urenbriefjes.

Definitieve export

Nadat het overzicht juist is, kun je de definitieve export maken. Klik op de knop Excel (definitieve export). Ook nu krijg je een Excelbestand, gelijk aan het voorbeeldbestand. Daarnaast krijgen nu alle uren uit het overzicht de Exportstatus Geëxporteerd. 

Klik je vervolgens op de knop Vernieuw, dan verdwijnen de geëxporteerde uren uit dit overzicht. Het overzicht is immers gefilterd op urenbriefjes met de Exportstatus Klaar voor export. Door het filter bij Exportstatus op Geëxporteerd te zetten, kun je zien dat de urenbriefjes zijn geëxporteerd.

Opnieuw exporteren

Nadat de urenbriefjes zijn geëxporteerd, kan het zijn dat er een verkeerd urenbriefje is geëxporteerd. Een urenbriefje heeft na de export de Exportstatus Geëxporteerd. Deze exportstatus wil je weer terugzetten naar Klaar voor export. Dit kun je op de volgende manier instellen.

Let op: de bemiddelaar kan urenbriefjes niet opnieuw exporteren. Deze paragraaf is daarom niet van toepassing op het handmatig exporteren van urenbriefjes door de bemiddelaar.

Urenbriefje opnieuw exporteren

In het overzicht van de urenbriefjes kun je de exportstatus van een urenbriefje wijzigen. Ga naar Start > Urenbriefjes > Urenbriefjes (enkel). 

Zoek hier het verkeerd geëxporteerde urenbriefje op en open deze. Dit urenbriefje heeft als Exportstatus Geëxporteerd. Klik op Overig > Klaarzetten voor export.

Je krijgt direct de melding dat het urenbriefje is klaargezet voor export.

Meerdere urenbriefjes opnieuw exporteren

Je kunt ook meerdere urenbriefjes opnieuw exporteren. Ga naar Start > Urenbriefjes > Urenbriefjes (enkel) en zet vinkjes voor de urenbriefjes die je opnieuw wilt exporteren. 

Je kunt een overzicht maken door te filteren, zodat je een duidelijk overzicht hebt van urenbriefjes die je opnieuw wilt exporteren. In onderstaand voorbeeld is daarom gefilterd op Exportstatus Geëxporteerd.   

Zet vinkjes voor de urenbriefjes die je opnieuw wilt exporteren. Klik daarna op Overig > Klaarzetten voor export.

Je krijgt een bevestiging met een overzicht van de urenbriefjes.  Klik op Ja om de urenbriefjes op klaar voor export te zetten. 

Je krijgt de melding dat de urenbriefjes zijn goedgekeurd voor export. 

Het urenbriefje heeft nu weer de Exportstatus Klaar voor export. In het exportoverzicht vind je het urenbriefje nu weer terug. 

Ga naar Start > Urenbriefjes > Exporteren. In dit overzicht vind je de urenbriefjes die opnieuw klaar zijn gezet voor export weer terug. Het filter staat immers ingesteld op de Exportstatus Klaar voor export. Je kunt nu deze urenbriefjes opnieuw exporteren zoals hierboven is uitgelegd.

Bemiddelaar handmatig urenbriefjes exporteren

Naast dat de leverancier urenbriefjes handmatig kan exporteren naar Excel, kan de bemiddelaar dit ook doen. Dit werkt op dezelfde manier als hiervoor is beschreven voor de leverancier.

De bemiddelaar ziet in zijn overzicht via Start > Urenbriefjes > Exporteren alleen de urenbriefjes waarbij hij als bemiddelaar betrokken is. De urenbriefjes hebben de Status Goedgekeurd en de Exportstatus Klaar voor export.  

Onafhankelijk van de leverancier kan de bemiddelaar urenbriefjes exporteren. Dit betekent dat als de leverancier urenbriefjes exporteert, de bemiddelaar die urenbriefjes zelf ook nog een keer kan exporteren en andersom geldt dit ook. Ze krijgen dus dezelfde urenbriefjes in het overzicht voor exporteren. Ze bepalen echter zelf wanneer en welke urenbriefjes ze exporteren. Dit is niet met elkaar verbonden. De bemiddelaar heeft daarom zijn eigen kolommen Exportstatus bemiddelaar en Exportdatum Bemiddelaar. 

Bij een geëxporteerd urenbriefje staat bij Opmerking dat het urenbriefje door de bemiddelaar handmatig is geëxporteerd.

De bemiddelaar kan niet urenbriefjes opnieuw exporteren. Alle informatie hiervoor onder Opnieuw exporteren is daarom alleen van toepassing voor de leverancier.