Urenbriefjes automatisch goedkeuren

Urenbriefjes kunnen automatisch worden goedgekeurd . Het automatisch goedkeuren van urenbriefjes zorgt ervoor dat aangeboden urenbriefjes die bij de inlener of flexkracht wachten op goedkeuring, automatisch worden doorgezet naar de volgende stap in het proces. Hierdoor hoef je niet achter verschillende gebruikers aan te gaan of zelf via de helpdesk apart urenbriefjes goed te keuren om te zorgen dat de urenbriefjes doorgaan in het proces.

Het is mogelijk om een dag en tijdstip op te geven waarop de urenbriefjes automatisch worden doorgezet. Dit zou je bijvoorbeeld zo kunnen instellen dat op maandag om 16:00 uur de urenbriefjes, die de vorige week zijn aangeboden, maar nog niet zijn goedgekeurd, automatisch worden goedgekeurd. 

De volgende onderwerpen worden in dit artikel behandeld. 

• Voorwaarden voor het automatische goedkeuren
  • Urenprocessen
• Activatie
• Instellen data
• Volgorde activatie
• Instellingen
  • Uitsluiten/activeren inlener, plaatsing en autorisatie-eenheid
• Goedgekeurde urenbriefjes
  • Accordering leverancier

Voorwaarden voor het automatisch goedkeuren

Er zijn een aantal voorwaarden voor het automatisch goedkeuren van urenbriefjes. 

• Het urenbriefje heeft de Status Aangeboden. Na het automatisch goedkeuren krijgt het urenbriefje de Status Goedgekeurd.
• Voor alle urenprocessen kunnen urenbriefjes automatisch worden goedgekeurd.
• Urenbriefjes die een extra accordering door de leverancier moeten hebben, worden niet automatisch goedgekeurd. Deze urenbriefjes krijgen na het automatisch goedkeuren de Status Aangeboden aan leverancier.
• De tabel is ingericht en bevat de datum waarop de goedkeuring moet plaatsvinden.

Urenprocessen

Onderstaande vier urenprocessen ter toelichting uitgeschreven, wanneer de actie aangeboden wordt gezet:

1. Flexkracht vult in, inlener accordeert

Op het moment dat de flexkracht het urenbriefje aanbiedt aan de inlener, krijgt het urenbriefje de Status Aangeboden. 

2. Inlener vult in, flexkracht accordeert 

Het urenbriefje wordt aangeboden aan de flexkracht. Op het moment dat de inlener het urenbriefje aanbiedt aan de flexkracht, krijgt het urenbriefje de Status Aangeboden. 

3. Inlener vult in, inlener accordeert, flexkracht ondersteunt 

Bij dit proces kan zowel de inlener als de flexkracht een nieuw urenbriefje invullen. Op het moment dat de flexkracht het urenbriefje aanbiedt aan de inlener, krijgt het urenbriefje de Status Aangeboden. 

4. Flexkracht vult in, inlener vult aan en/of accordeert

Op het moment dat de flexkracht het urenbriefje aanbiedt aan de inlener, krijgt het urenbriefje de Status Aangeboden. 

Let op: bij de urenprocessen nummers drie en vier kan de inlener het urenbriefje vanuit de Status Aangeboden aanvullen. Dit is een aparte status. Een urenbriefje met de Status Aanvullen wordt niet meegenomen voor het automatisch goedkeuren.

Ook de urenprocessen waarbij de actie ligt bij 1 perspectief, zoals 'Bemiddelaar vult in en zet door' of 'Inlener vult in en accordeert' wordt meegenomen in de automatische accordering. Hierbij bestaat de status 'aangeboden' niet maar kan een briefje vanuit de nieuw status direct worden goedgekeurd. Wanneer hier een briefje een aantal dagen op 'nieuw' staat, overeenkomstig met de inrichting op het aantal dagen dat het briefje in de status aangeboden staat, zal het briefje worden meegenomen in de automatische goedkeuring.

Activatie

Deze functionaliteit moet apart worden geactiveerd in de e-UUR omgeving. Wil je gebruik maken van deze functionaliteit, neem dan contact met ons op via euur@akyla.nl.

Instellen data

Nadat de functionaliteit is geactiveerd, kun je instellen wanneer het automatisch goedkeuren moet gebeuren. Hiervoor kun je een tabel met data instellen. Daarnaast zijn onderstaande opties beschikbaar voor het automatisch goedkeuren.

Ga naar Start > Urenbriefjes > Automatisch goedkeuren. Klik op Nieuw om een nieuwe datum toe te voegen.

Vul onder Datum automatisch goedkeuren de datum in waarop de urenbriefjes automatisch goedgekeurd moeten worden. Hierbij kun je een aantal extra opties instellen. 

Vul eventueel onder Uur automatisch goedkeuren een tijdstip in waarop de urenbriefjes moeten worden goedgekeurd. Vul je hier geen tijdstip in, dan geldt automatisch het tijdstip van 12.00 uur. Hierbij kun je alleen een geheel getal tussen 0 en 23 instellen. het is niet mogelijk om een specifiek tijdstip zoals 23:59 uur in te stellen. Door 23 op te geven in de tabel, zal het urenbriefje ergens tussen 23:00 en middernacht worden goedgekeurd. 

Bij Huidige week meenemen kun je aangeven of de huidige week moet worden meegenomen voor het goedkeuren. Selecteer dan Ja. Standaard staat deze optie ingesteld op Nee. Deze optie kun je gebruiken als je voor een week meerdere data instelt waarop er automatische urenbriefjes worden goedgekeurd. Let er hierbij op dat als je hier Ja selecteert er ook urenbriefjes goedgekeurd kunnen worden op bijvoorbeeld woensdag 10 november met daarop ingevulde uren voor de vrijdag 12 november.

Selecteer je hier Nee, dan worden alleen urenbriefjes waarvan de periode is afgelopen automatisch goedgekeurd. Dit betekent dat de einddatum van de periode uit het urenbriefje dus ligt voor de begindatum van de huidige week. Als je bijvoorbeeld in week 45 op maandag 8 november automatisch urenbriefjes laat goedkeuren, dan worden urenbriefjes van week 45 en daarna niet automatisch goedgekeurd.

Eventueel kun je bij Opmerking extra informatie invullen over de data. Klik daarna op Opslaan.

Urenbriefjes die aan de voorwaarden voldoen worden goedgekeurd op de ingevulde data.

Volgorde activatie goedkeuren

Het automatisch goedkeuren kan op verschillende niveaus in e-UUR worden geactiveerd. Je kunt het activeren voor de hele e-UUR omgeving, maar ook per inlener, autorisatie-eenheid of plaatsing. 

Daarnaast kun je ook plaatsingen, autorisatie-eenheden of inleners uitsluiten, zodat urenbriefjes die daaronder vallen juist niet automatisch worden goedgekeurd.

Zie onderstaand schema om te bepalen of urenbriefjes automatisch worden goedgekeurd.

Voorbeeld

Bij de inlener is ingesteld dat urenbriefjes automatisch worden goedgekeurd. In de plaatsing is ingesteld dat urenbriefjes niet automatisch worden goedgekeurd. Urenbriefjes van die plaatsing gaan niet mee. 

Instellingen

Automatisch goedkeuren kan voor de hele e-UUR omgeving worden geactiveerd bij de instellingen voor urenbriefjes. Ga naar Start > Urenbriefjes > Instellingen. Selecteer onder Automatisch goedkeuren Ja bij Urenbriefjes automatisch goedkeuren als je wilt dat urenbriefjes voor de hele e-UUR omgeving automatisch worden goedgekeurd. Hierbij kun je urenbriefjes uitsluiten op basis van plaatsing, inlener of autorisatie-eenheid. Zie hieronder hoe je dit kunt instellen.

Hierbij kun je onder Standaard uur waarop urenbriefjes automatisch goedgekeurd worden instellen op welke tijdstip het goedkeuren moet gebeuren. Vul hiervoor een heel getal in. Vul je bijvoorbeeld 12 in, dan worden de urenbriefjes tussen 12.00 uur en 13.00 uur automatisch goedgekeurd. Deze tijd wordt gebruikt als er geen tijd is ingesteld bij de datum van automatisch goedkeuren in de tabel met de data van automatisch goedkeuren.

Bij Termijn in dagen waarop urenbriefjes tenminste op aangeboden moeten staan voor ATAP (= automatic approval) kun je instellen dat bepaalde urenbriefjes niet automatisch worden goedgekeurd. Als je hier bijvoorbeeld 2 invult, dan worden urenbriefjes die op zondag zijn aangeboden niet op de maandag erna goedgekeurd, maar pas één week later.

Zet een vinkje bij Contracturen controleren bij automatisch goedkeuren om er voor te zorgen dat urenbriefjes die niet voldoen aan de contracturen niet automatisch worden goedgekeurd. Hierbij wordt ook gekeken naar de optie om de flexkracht uit te sluiten van de contracturen controle en de drempelwaarde. 

Zet een vinkje bij Urenbriefjes alleen automatisch goedkeuren wanneer deze overeenkomen met sjabloonbriefje wanneer er gebruik gemaakt wordt van sjabloonbriefjes waarbij de uren moeten overeenkomen met wat er in het sjabloonbriefje is ingesteld. Wanneer er geen sjabloonbriefjes worden gebruikt voor het klaarzetten van urenbriefjes bijvoorbeeld, deze optie niet gebruiken.

Voorbeeld

In de plaatsing van de flexkracht is bij contracturen per week 16,00 ingesteld. Er is een urenbriefje aangeboden met 8,00 uur in de week. Het urenbriefje wordt nu niet automatisch goedgekeurd, als de contracturen controle aanstaat. Het urenbriefje wordt daarentegen wel automatisch goedgekeurd als bij de flexkracht is ingesteld dat de flexkracht is uitgesloten voor de contracturen controle. Meer informatie over de contracturen controle vind je in het artikel Instellingen voor contracturen.

Uitsluiten/activeren inlener, plaatsing en autorisatie-eenheid

Bij de inlener kun je instellen dat urenbriefje automatisch worden goedgekeurd. Ga naar Start > Inleners, selecteer de inlener en klik op Bewerken. Selecteer Ja bij Urenbriefjes automatisch goedkeuren als je wilt dat urenbriefjes van deze inlener automatisch worden goedgekeurd. Klik daarna op Opslaan.

Mocht al bij de inlener zijn ingesteld dat urenbriefjes automatisch worden goedgekeurd, dan staat hier al Standaard: Ja. Je kunt dan voor deze plaatsing het automatisch goedkeuren uitzetten door hier Nee te selecteren. Klik daarna op Opslaan.

Daarnaast kun je op basis van autorisatie-eenheid urenbriefjes automatisch goedkeuren. Ga daarvoor naar het tabblad Autorisatie-eenheden van de inlener en open een autorisatie-eenheid. Klik daarna op Bewerken. 

Ook hier kun je instellen dat urenbriefjes automatisch moeten worden goedgekeurd. Selecteer daarvoor Ja onder Urenbriefjes automatisch goedkeuren. Klik op Opslaan.

In de plaatsing kun je ook aangeven of urenbriefjes van een bepaalde flexkracht automatisch moeten worden goedgekeurd. Ga naar Start > Plaatsingen (> Plaatsingen) en open de plaatsing. Klik op Bewerken en selecteer daarvoor Ja onder Urenbriefjes automatisch goedkeuren. Klik op Opslaan.

Ook hier geldt dat als je juist wilt dat voor deze plaatsing urenbriefjes niet automatisch worden goedgekeurd, selecteer dan Nee.

Goedgekeurde urenbriefjes

Urenbriefjes krijgen na het automatisch goedkeuren de Status Goedgekeurd. In het urenbriefje kun je zien dat het urenbriefje automatisch is goedgekeurd op het tabblad Status. Bij Door staat dan Cron. 

Accordering leverancier

Urenbriefjes waarbij de leverancier ook moet accorderen krijgen niet de Status Goedgekeurd. Het gaat dan om urenbriefjes waarbij er een looncomponent in het urenbriefje is gebruikt dat een extra accordering van de leverancier verwacht of dat er bij de plaatsing is ingesteld dat de leverancier altijd moet accorderen. Ook kan er bij Xplican zijn ingesteld dat de leverancier moet accorderen. In deze gevallen wordt het urenbriefje niet goedgekeurd, maar doorgezet naar de leverancier. De Status wijzigt dan naar Aangeboden aan leverancier.