Verdieping rechtsgeldigheid digitale onkostendeclaraties e-UUR

De belastingdienst staat het scannen van bonnen toe om ze digitaal te bewaren, mits aan de volgende voorwaarden voldaan wordt:

1. Je zet alle gegevens over.
2. Je zet de gegevens inhoudelijk juist over.
3. Je zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is.
4. Je kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken.
5. Je zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.
6. Je bewaart de uitkomsten van de interne controle. Bijvoorbeeld de afstemming met de oorspronkelijke gegevens en de eventuele verschillenanalyse.

Bij het indienen van een onkostendeclaratie binnen e-UUR kan een gebruiker een foto maken van het bonnetje en die als bijlage toevoegen aan de onkostendeclaratie. Onder de voorwaarde dat de gebruiker een duidelijke foto maakt van het bonnetje waarop alle gegevens duidelijk te zien zijn, voldoen de digitale onkostendeclaraties van e-UUR aan de eerste vijf punten van de hierboven genoemde eisen. De laatste eis is van organisatorische aard en dient door de leverancier zelf verzorgd te worden.

Omdat bij de conversie (van papier naar digitaal) van onkostendeclaraties echtheidskenmerken verloren kunnen gaan, zullen de interne controle- en beheersingsmaatregelen in de organisatie samen met de geconverteerde gegevens de gewenste zekerheid moeten geven over de echtheid. Daarom dienen bij de conversie van onkostendeclaraties, naast de foto, ook nog de volgende aanvullende gegevens vastgelegd te worden:

• Datum
• Bedrag
• Kostencategorie
• Bedrijf- of projectnaam waarvoor de uitgave is gedaan

Onkostenbriefje

Aan de hand van de volgende afbeelding van een digitale onkostendeclaratie binnen e-UUR, kun je zien dat aan de hierboven genoemde voorwaarden voldaan wordt.

De kostencategorie wordt in de vorm van een geselecteerd looncomponent, in het voorbeeld de Reiskosten, vastgelegd. Via de gegevens van de plaatsing wordt ten slotte voldaan aan de eis een bedrijf- of projectnaam vast te leggen waarvoor de uitgave gedaan is.

Ook bij de registratie van een onkostendeclaratie in een urenbriefje wordt voldaan aan alle eisen, zie afbeelding hieronder.

Aanvullend moet met betrekking tot de controle- en beheersmaatregelen een correct verloop van het declaratieproces binnen de organisatie afgedwongen worden. Bijvoorbeeld dat onkostendeclaraties alleen betaald kunnen worden na akkoord van een manager van de inlener of leverancier. Na akkoord dient de onkostendeclaratie aan het boekhoud pakket aangeboden en veilig (denk aan brand, virussen, beveiliging) opgeslagen te worden.

Ook aan deze eis voldoet e-UUR omdat het mogelijk is om uit verschillende processen te kiezen waarbij of de inlener of de leverancier de onkostendeclaratie dient te accorderen. In het artikel Configuratie onkostenbriefje kun je meer lezen over de verschillende processen. 

Onkostendeclaraties via het urenbriefje

Voor onkostendeclaraties die doormiddel van urenbriefjes ingediend worden, kan ongeacht het gekozen proces voor urenbriefjes, op een looncomponent gerelateerd aan onkostendeclaraties, aangegeven worden dat de leverancier ook nog het urenbriefje met daarin de onkostendeclaratie goed moet keuren. In het artikel Configuratie (loon-)componenten voor onkostenbriefje kun je meer hierover lezen.

Zowel het specifieke onkostendeclaratiebriefje of het urenbriefje met daarin de onkostendeclaratie worden dan aan de leverancier ter goedkeuring aangeboden. Het urenbriefje krijgt dan de status Aangeboden aan leverancier. De leverancier kan vervolgens de onkostendeclaratie goedkeuren.

Conclusie

Doordat je controleerbaar aan bovenstaande voorwaarden voldoet, hoef je na een conversie van de onkostendeclaratie en registratie binnen e-UUR de originele (papieren)declaratie op basis van de fiscale bewaarplicht niet te bewaren.

De belastingdienst hoeft geen akkoord te geven voor het digitaal mogen declareren van onkosten. Je mag zelf bepalen hoe je invulling geeft aan de eisen van de belastingdienst. Het is echter wel raadzaam om voordat je start met het digitaal declareren contact op te nemen met de belastingadviseur en accountant, die mogelijk aanvullende eisen en wensen hebben waaraan het declaratieproces moet voldoen.