Configuratie onkostenbriefje

Om gebruik te kunnen maken van onkostenbriefjes voor flexkrachten moeten er verschillende instellingen worden ingesteld in e-UUR. Hieronder volgt een stappenplan om alles in te stellen.  

Stap 1: termijn instellen

Een termijn kan worden ingegeven waarop onkostenbriefjes in het verleden en/of in de toekomst mogen worden aangemaakt of gecorrigeerd. Hiermee regel je de periode waarin het is toegestaan om onkosten in te dienen of te corrigeren.

Ga hiervoor naar Start > Urenbriefjes > Instellingen. Bij 4 Onkostenbriefjes onder Proces kun je onder Termijn (in dagen) waarin onkostenbriefjes in het verleden/toekomst aangemaakt mogen worden en onder Termijn (in dagen) waarin onkostenbriefjes in het verleden/toekomst gecorrigeerd mogen worden een aantal dagen instellen. 

Daarnaast kun je hier ook de termijn instellen wanneer openstaande onkostenbriefjes automatisch worden verwijderd. Vul dan het aantal dagen in onder Termijn (in dagen) waarna openstaande onkostenbriefjes automatisch verwijderd worden.

Stap 2: looncomponenten in de onkostenbriefjes

Het looncomponent moet geldig zijn in de onkostenbriefjes. Ga naar Start > Applicatiebeheer > Looncomponenten om dit in te stellen. 

Door voor Ja te kiezen bij de optie Component voor onkostenbriefjes kan het geselecteerde looncomponent gebruikt worden in onkostenbriefjes. 

In het artikel Configuratie (loon-)componenten voor onkostenbriefje kun je meer informatie vinden over de instelmogelijkheden van looncomponenten in relatie tot onkostendeclaraties.

Stap 3: looncomponenten in de plaatsing

De flexkracht moet een plaatsing hebben waar het looncomponent dat gerelateerd is aan de onkostendeclaratie beschikbaar is. De looptijd van deze plaatsing moet overlap hebben met de ingestelde termijn in het verleden en/of toekomst die is ingesteld onder stap 1.

Ga naar Start > Plaatsingen en selecteer de plaatsing waarvoor je een looncomponent voor de onkosten wilt toevoegen. Klik op Bewerken en op Regel toevoegen om het looncomponent toe te voegen. 

Klik op Opslaan. 

Stap 4: tegel onkosten activeren

De tegel om een onkostenbriefje aan te maken moet geactiveerd zijn voor het dashboard van de flexkracht. 

Je gaat naar Start > Dashboard > Tegels op dashboards om dit in te stellen. Vervolgens klik je op Bewerken en vink je de optie Onkosten invullen in de kolom Start Dashboard (Flexkracht) aan. 

Klik op Opslaan.  

Stap 5: proces instellen

Er moet een proces voor onkostenbriefjes worden ingesteld. Ga hiervoor naar Start > Urenbriefjes > Instellingen en selecteer bij 4 Onkostenbriefjes onder Proces bij Onkostenbriefjesproces een proces. 

Je kunt kiezen uit één van de volgende processen:

• Inlener vult in, inlener accordeert, flexkracht ondersteunt
• Flexkracht of inlener vult in, de ander accordeert of vult aan
• Flexkracht vult in, leverancier accordeert
• Inlener vult in, inlener accordeert
• Flexkracht vult in, inlener accordeert
• Flexkracht vult in, bemiddelaar accordeert

Het geselecteerde proces geldt voor alle flexkrachten. Selecteer een proces en klik daarna op Opslaan.

Per inlener kun je dit ook instellen. Ga naar Start > Inleners en open de inlener. Hier vind je ook de optie Onkostenbriefjesproces.

Stap 6: goedkeuren via e-mail

Onkostenbriefjes kun je ook goedkeuren via e-mail. Ga naar Start > Urenbriefjes > Instellingen en zet een vinkje bij Onkostenbriefje goedkeuren via email bij 4 Onkostenbriefjes onder Proces. Klik daarna op Opslaan.    

Stap 7: onkosten representatie

Ook voor een onkostenbriefje kun je kiezen uit verschillende weergaves. Je kunt dit algemeen instellen. Ga naar Start > Urenbriefjes > Instellingen. Bij 4 Onkostenbriefjes onder Weergave bij Onkostenbriefje representatie kun je kiezen uit de volgende opties.

• Weekoverzicht: de hele week, van maandag t/m zondag, is zichtbaar en per dag kan het aantal onkosten worden ingevuld.
• Tijdspecifiek: per dag kan de begin-, pauze- en eindtijd worden ingevuld.
• Dagspecifiek: per dag kan het aantal onkosten worden ingevuld.
• Periodetotaal: per periode (maand) kan het totaal aantal onkosten worden ingevuld.

Klik na je keuze op Opslaan.

Per inlener kun je dit ook instellen. Ga naar Start > Inleners en open de inlener. Hier vind je ook de optie Onkostenbriefje representatie.

Stap 8: accordering onkostenbriefje door leverancier

Een leverancier kan naast van het onkostenbriefjesproces een onkostenbriefje ook nog accorderen. Ga naar Start > Urenbriefjes > Instellingen onder 4 Onkostenbriefjes om dit in te stellen.

Per inlener kun je dit ook instellen. Ga naar Start > Inleners en open de inlener. Hier vind je ook de optie Accordering onkostenbriefje door leverancier.

Meer informatie over het accorderen van onkostenbriefjes door de leverancier vind je in het artikel Wat zijn actuele urenbriefjes, reserveringsbriefjes of onkosten?.

Stap 9: lege onkostenbriefjes niet aanbieden

Wil je dat lege onkostenbriefjes niet mogen worden aangeboden voor accordering, zet dan een vinkje bij Lege onkostenbriefjes mogen niet aangeboden worden. Ook deze instelling vind je bij Start > Urenbriefjes > Instellingen bij 4 Onkostenbriefjes onder Proces.