Bedrijfsprocessen exporteren en importeren

Het inrichten van een bedrijfsproces is veel werk. Vaak wordt een bedrijfsproces eerst op uat ingericht en getest, voordat deze in de live omgeving wordt gezet. Dit zou betekent dat je nog een keer het hele bedrijfsproces moet inrichten. Door het exporteren en importeren van bedrijfsprocessen is het mogelijk om gemakkelijk bedrijfsprocessen op verschillende omgevingen te hebben. Ook zijn er standaard bedrijfsprocessen van Akyla beschikbaar om te importeren. 

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je een bedrijfsproces kunt exporteren en in een andere e-UUR omgeving kunt importeren. 

Exporteren

Ga naar Start > Bedrijfsprocessen en open het bedrijfsproces dat je wilt exporteren. Klik daarna op Overig > Exporteren.

Er wordt een exportbestand gedownload met het bedrijfsproces. Dit bestand heeft de naam [naam bedrijfsproces].bpc.

Wat wordt er geëxporteerd

Bij de export van een bedrijfsproces worden de volgende gegevens van het bedrijfsproces meegenomen.

• De algemene informatie zoals naam, omschrijving, gerelateerd object, activatieniveau en wat verder onder 1. Algemeen valt.
• De stakeholders en rollen (2 Stakeholders).
• De toestanden (3 Toestanden).
• De berichten en berichtteksten (4 Berichten).
• De exportdefinitie (5 Exportdefinitie).

Zie onder Start > Bedrijfsprocessen voor de details van de gegevens.

Daarnaast worden ook de nieuwste versies van alle procesconfiguraties met daarin de volgende gegevens meegenomen.

• De formulierconfiguratie (2 Formulierconfiguratie).
• De bewerkingsdefinitie (3 Bewerkingsdefintie).
• Het transitieschema (5 Transitieschema).

Zie onder Start > [naam bedrijfsproces] > [naam bedrijfsproces] Beheer > Formulierelementen (leverancier is stakeholder) of Start > [naam bedrijfsproces] Beheer > Formulierelementen (leverancier is geen stakeholder) voor de details van deze gegevens.

Wat wordt niet geexporteerd 

Het uitgangspunt is dat de informatie die geëxporteerd wordt ook geïmporteerd kan worden. De volgende gegevens worden niet geëxporteerd.

• Koppelingen tussen procesconfiguraties en inleners/bemiddelaars.
• Toegekende rollen van gebruikers.
• Configuratie van de bijbehorende tegels.
• Ingestelde documentgeneratie (4 Documentgeneratie).
• Eventuele vertalingen van termen in po bestanden (bijvoorbeeld van velden in het formulier).
• Instellingen van berichten buiten de configuratie in het bedrijfsproces (zie applicatiebeheer > berichtsjablonen).

Importeren

Open de andere e-UUR omgeving en ga naar Start > Bedrijfsprocessen. Klik in het overzicht op Overig > Importeren.  

Je krijgt nu een popup waar je kunt kiezen uit twee mogelijkheden:

• Een standaardconfiguratie;
• Een exportbestand uploaden.

Onder Standaard bedrijfsproces kun je bedrijfsprocessen selecteren die door Akyla beschikbaar zijn gesteld. Meer informatie hierover vind je in het artikel Standaard bedrijfsprocessen. 

Daarnaast kun je onder Bestand importeren zelf een bestand importeren. Klik dan op Upload en voeg een .bpc bestand toe.

Selecteer een bedrijfsproces of importeer een bestand en klik op Opslaan. 

Controles

Als er een bestand wordt toegevoegd, worden er enkele controles uitgevoerd om te bepalen dat het bestand daadwerkelijk een geldig bedrijfsproces exportbestand is. Als een controle faalt, krijg je een foutmelding en blijft de popup staan om het nogmaals te proberen.

Als de controle goed gaat, wordt de import uitgevoerd. Je krijgt de volgende melding. 

Het nieuwe, geïmporteerde bedrijfsproces wordt daarna geopend, zodat je deze eventueel kunt aanpassen. De procesconfiguraties zijn ook geimporteerd. Je kunt deze ook aanpassen of verder gaan naar het starten van een procesitem. Zie het artikel Procesarchitect: nieuw bedrijfsproces starten (stap 7) voor het koppelen van procesconfiguraties aan inleners/bemiddelaars en het toekennen van rollen aan gebruikers.

Aandachtspunten

Een import leidt altijd tot een volledig nieuw bedrijfsproces. Je kunt het exporteren en importeren dus niet gebruiken om wijzigen door te voeren op een bestaand bedrijfsproces. 

Een import kan ook alleen worden uitgevoerd als er nog een vrije plaats is voor het nieuwe bedrijfsproces. Je kunt maximaal 10 bedrijfsprocessen in een e-UUR omgeving hebben.

Verschillen in de geactiveerde modules en Akyla-klant- of leveranciersinstellingen kunnen er toe leiden dat een import niet altijd direct een werkend bedrijfsproces oplevert. Bij iedere import wordt in ieder geval gecontroleerd of de benodigde modules geactiveerd zijn. In geval van afwijkingen kan het nodig zijn dat er na de import handmatige aanpassingen gedaan moeten worden om tot een (volledig) werkend bedrijfsproces te komen.