Algemene werking Nmbrs koppeling

In de koppeling tussen e-UUR en NMBRS zijn de gegevens uit NMBRS leidend. Basisgegevens welke aanwezig zijn in NMBRS zullen om die reden in NMBRS worden beheerd. De koppeling wordt aangedreven vanuit e-UUR. De synchronisatie van flexkrachten en loonstroken start automatisch, overige synchronisaties en tussentijdse synchronisaties kunnen handmatig gestart worden. Binnen e-UUR worden de instellingen voor de koppeling ingegeven en vanuit de verschillende overzichten in e-UUR kan een handmatige synchronisatie met NMBRS gestart worden.

De koppeling maakt gebruik van de API die geboden wordt door het NMBRS portaal. Dit portaal werkt op gebruikersbasis om de toegang tot gegevens te bepalen. Dit betekent dat de koppeling zal inloggen als gebruiker en zo toegang krijgt tot de informatie van die gebruiker.

In NMBRS zijn id’s van onderdelen niet inzichtelijk. Om die reden zullen de id’s die e-UUR binnen komen als extern nummer niet direct te herleiden naar een id binnen NMBRS. Om ervoor te zorgen dat de onderdelen aan de hand van het externe nummer met NMBRS te koppelen zijn, begint het externe nummer in e-UUR met het nummer van de leverancierseenheid. Dit is gelijk aan het bedrijf in NMBRS.

Te koppelen onderdelen

In de koppeling tussen e-UUR en NMBRS zijn verschillende onderdelen te koppelen. Hieronder staat een visuele weergave van de te koppelen onderdelen.

Functionele uitleg

Om de koppeling in gebruik te nemen, moet eerst toegang worden gegeven en verleend aan beide systemen. Naast de te koppelen onderdelen is een handmatige actie in e-UUR vereist om beide systemen gesynchroniseerd te houden en de workflow te voltooien.

Koppelingsgebruiker inrichten

Om e-UUR toegang te geven tot NMBRS, moet binnen NMBRS een koppelingsaccount worden ingericht. Één koppelingsaccount mag toegang hebben tot maximaal één bedrijf. Wanneer er meer bedrijven gekoppeld dienen te worden, moeten meerdere koppelingsaccounts worden aangemaakt. De gegevens van dit koppelingsaccount worden ingegeven bij de leverancierseenheid in e-UUR. Wanneer de gevraagde gegevens juist zijn ingevuld, haalt e-UUR automatisch het bedrijfsid en periodetype op uit NMBRS.

Let op: als de periodetype van een administratie ‘week’ is dan geeft NMBRS altijd vierweek of maand mee als periode. Dit is na de eerste synchronisatie te wijzigen in e-UUR bij de betreffende leverancierseenheid. Wordt dit niet gewijzigd naar ‘week’ dan zal de synchronisatie met de urenbriefjes en de loonstroken niet goed gaan.

Bedrijf – Leverancierseenheid

In NMBRS vallen bedrijven onder een debiteur. Een bedrijf in NMBRS is gekoppeld aan een leverancierseenheid in e-UUR.

Afdeling – Inlener

De afdelingen in NMBRS worden binnen e-UUR gekoppeld aan inleners. In e-UUR wordt handmatig een inlener aangemaakt. Deze inlener krijgt als extern nummer het afdelingsnummer uit NMBRS. Wanneer deze inrichting juist staat, worden de bijbehorende flexkrachten gesynchroniseerd van NMBRS naar e-UUR.

Binnen NMBRS is niet alle benodigde informatie voor een juiste verwerking in e-UUR aanwezig. Om die reden moet de inlener in e-UUR handmatig voorzien worden van de volgende informatie:

• Leverancierseenheid;
• Periodetype;
• Extern nummer xx-yy waarbij xx het bedrijfsid (leverancierseenheid) is en yy het afdelingsnummer (inlenernummer).

Per bedrijf/leverancierseenheid kan een periodetype worden geselecteerd. Beide pakketten kennen de opties ‘week’, ‘4-weken’ en ‘maand’. De inrichting van de periodetypen in beide omgevingen moet overeenkomen voor een juiste werking. De enige uitzondering hierin is een urenregistratie per week en verloning per vier weken. Binnen NMBRS komt in het commentaarveld van de urenregel te staan om welke periode van de plaatsing het gaat. Dit is relevante informatie wanneer bijvoorbeeld correcties op urenregels moeten worden doorgevoerd.

Bij een inlener kunnen in e-UUR inlenercomponenten worden gekoppeld. Dit zijn looncomponenten die aan de inlener worden toegevoegd. Automatisch komen deze looncomponenten bij alle plaatsingen van de inlener te staan. Bij de looncomponenten wordt altijd het bedrijfsid en de looncode getoond, zodat het juiste looncomponent kan worden gesynchroniseerd.

Medewerker – Flexkracht

Medewerkers in NMBRS worden flexkrachten in e-UUR. Vanuit NMBRS kunnen NAW-, contact- en bankgegevens meegegeven worden aan de koppeling. Binnen e-UUR zijn de e-mail en voornaam van de flexkracht verplicht. Het mailadres moet worden ingegeven binnen NMBRS, anders zal de medewerker uitvallen tijdens de synchronisatie. Wanneer de voornaam van de medewerker in NMBRS niet bekend is, maar de initialen wel, zal de voornaam van de flexkracht in e-UUR gevuld worden met de initialen.

Alleen medewerkers welke gekoppeld zijn aan een afdeling zullen naar e-UUR worden gesynchroniseerd. Dit kan handmatig en wordt periodiek automatisch door een CRON aangeroepen. 

Aanvullend is het ook mogelijk om de gegevens van een onboarding naar NMBRS te versturen. In NMBRS wordt vervolgens de flexkracht aangemaakt (met al zijn gegevens) en geeft NMBRS het medewerkernummer terug aan e-UUR.

Let op: indien er geen leverancierseenheid gekoppeld is aan de inlener waaronder de flexkracht valt met zijn/haar plaatsing, kan de flexkracht niet gesynchroniseerd worden.

Urentypes – Looncomponenten

Looncomponenten kunnen handmatig van NMBRS naar e-UUR worden gesynchroniseerd. In e-UUR moeten deze looncomponenten handmatig worden aangevuld. Vanuit NMBRS komt het urentype mee in de synchronisatie. 

Looncomponenten/looncodes moeten handmatig worden toegevoegd. Ook het percentage, de eenheid en het component type worden niet meegestuurd vanuit NMBRS en krijgen standaard de inrichting 100%, stuks en urensoort. Deze inrichting moet worden gecontroleerd en indien nodig handmatig worden gewijzigd. Tijdens een volgende synchronisatie worden looncomponenten niet nogmaals opgestuurd, waardoor de aangepaste gegevens niet worden overschreven.

Aanvullende looncomponenten, zoals onkosten en vergoedingen, moeten handmatig binnen e-UUR worden ingericht.

Loonstrook – Loonstrook

Loonstroken kunnen handmatig en automatisch worden gesynchroniseerd. Loonstroken worden een dag na de verloningsdag automatisch opgehaald. De verloningsdag wordt ingegeven binnen e-UUR onder Start -> Urenbriefjes -> Instellingen -> Algemeen -> Overige -> Verloningsdag. Vanuit het loonstrookoverzicht kan handmatig een synchronisatie worden gestart. Bij de synchronisatie wordt de periode en run ingegeven. Loonstroken uit deze run worden gesynchroniseerd. Wanneer geen run wordt ingegeven, wordt de eerste run van de geselecteerde periode gesynchroniseerd.

Bij de instelling kan de worden aangegeven wanneer de verloningsdag is. De CRON haalt loonstroken na deze verloningsdag op. Bij de handmatige synchronisatie kan worden aangegeven welke periode, run en eventueel welke flexkracht gesynchroniseerd dient te worden.

Plaatsingen

NMBRS werkt met contracten. Een contract in NMBRS komt niet overeen met een plaatsing in e-UUR. Om die reden worden plaatsingen niet gekoppeld en moeten de plaatsingen in e-UUR handmatig worden aangemaakt. Bij het aanmaken van de plaatsingen moet goed worden gelet op de looncomponenten welke worden toegevoegd. Hier mogen enkel de looncomponenten worden geselecteerd waar de medewerker in NMBRS recht op heeft. Een goede optie om het juiste looncomponent te kiezen is het toevoegen van inlenercomponenten.

Binnen NMBRS is het niet mogelijk om een tweede ‘plaatsing’ voor een flexkracht aan te maken. Binnen e-UUR bestaat deze mogelijkheid wel. De uren worden binnen e-UUR op de juiste plaatsing geschreven. Wanneer uren naar NMBRS worden gesynchroniseerd, worden uren bij een medewerker weggeschreven. Alle urenregels worden samengevoegd en weggeschreven bij de medewerker in NMBRS.

Urenbriefje – Uren gewerkt, Dagen gewerkt en Eenmalige looncomponenten

Urenbriefjes kunnen alleen handmatig via urenbriefjes (enkel) worden gesynchroniseerd. Een urenbriefje in e-UUR wordt in drie onderdelen aangeboden aan NMBRS: het aantal uren gewerkt, de dagen gewerkt en de eenmalige looncomponenten.

Wanneer e-UUR urenbriefjes naar NMBRS verstuurd, worden de uren altijd aangevuld door het toevoegen van een extra regel in NMBRS bij de medewerker. E-UUR stuurt voor het urentype ‘urensoort’ het aantal gewerkte dagen mee naar NMBRS. Dit gebeurt door het bepalen van het aantal unieke gewerkte dagen per flexkracht. Ook wanneer er meerdere plaatsingen zijn, kijkt e-UUR naar het totaal aantal unieke gewerkte dagen. Om dit op de juiste manier te laten werken, moeten alle urenbriefjes aanwezig zijn binnen e-UUR. Wanneer er al een aantal gewerkte dagen binnen NMBRS aanwezig is, wordt dit aantal opgeteld bij het aantal gewerkte dagen dat wordt geëxporteerd. Let er op dat bij meerdere urenbriefjes per periode deze briefjes in één keer worden geëxporteerd voor een juiste verwerking. Bij correcties moeten alle aanwezige urenbriefjes van een flexkracht in die periode opnieuw worden gesynchroniseerd. 

In e-UUR kunnen er uren worden geschreven op meerdere plaatsingen en op meerdere projecten per plaatsing. In NMBRS is dit onderscheid er niet. Daarom wordt de urenregistratie voor export naar NMBRS samengevoegd per flexkracht en periode.

Bijlagen van urenbriefjes worden automatisch meegestuurd naar NMBRS. De bijlagen worden gekoppeld aan de geschreven looncodes. Er kan één bijlage per componentregel (looncomponentsoort) worden toegevoegd. Oftewel: het aantal looncomponenten dat aanwezig is binnen een urenbriefjes is het maximaal aantal bijlagen dat kan worden toegevoegd aan het urenbriefje voor synchronisatie naar NMBRS. 

Reserveringssaldi

In NMBRS kun je reserveringtypes instellen. De reserveringen kun je instellen in NMBRS via het menu: Werkgever | Salaris Instellingen | Reserveringen. Hier heb je de mogelijkheid om maximaal 4 reserveringen aan te maken. Nummer 1 is altijd vakantiegeld.

Deze reserveringstypes moet je ook in e-UUR instellen. In de categorie Reserveringen vind je alle informatie over het instellen van reserveringen in e-UUR. 

Synchronisatie

Informatie over de synchronisatie tussen e-UUR en Nmbrs kun je vinden in het artikel Synchronisatie Nmbrs.

Niet ondersteunde onderdelen

NMBRS kan niet omgaan met correcties. Wanneer urenbriefjes gecorrigeerd dienen te worden, moeten eerst de regels in NMBRS worden verwijdert voordat een gecorrigeerd urenbriefje wordt aangemaakt. Een andere optie is om de uren in NMBRS handmatig te wijzigen in de juiste waarden. Ook eventuele bijlagen van urenbriefjes moeten handmatig worden verwijdert of aangepast voor een nieuwe synchronisatie.

Bij het opvoeren van urenbriefjes in NMBRS kunnen kostenplaatsen worden opgegeven. Deze kostenplaatsen worden niet met de koppeling meegestuurd.