Dossier en externe inzichtelijkheid

Via een dossieritemtype kun je een nieuw type maken waarbij je met verschillende instellingen en rechten kunt bepalen voor wie het dossieritemtype is, wie mag inzien of verwijderen of welke mail moet worden verstuurd. Er is binnen de rechten van een dossieritemtype instelbaar wie er extern inzichtelijkheid heeft, bijvoorbeeld wie mag een contract van een flexkracht inzien, wanneer de flexkracht eigenaar is. 

Wanneer we spreken over externe inzichtelijkheid, betekent dit toegang tot dossieritems waarvan de gebruiker niet de eigenaar is. De externe inzichtelijkheid wordt automatisch bepaald aan de hand van instellingen van het dossieritemtype. Dit gebeurt eenmalig bij het aanmaken van het dossieritem en verandert daarna niet meer automatisch. Voor de situaties dat het toch moet veranderen, bestaat de mogelijkheid om een aanpassing door te voeren.

Het is mogelijk om de inzichtelijkheid op het specifieke document te wijzigen en daarmee ook om de inzichtelijkheid te beperken tot 1 inlener of bemiddelaar, ook al zijn er meerdere af te leiden. Dit is onder andere belangrijk voor de digitale handtekening om de ondertekenaars eenduidig te bepalen.

Het document

Bij het bekijken van een dossieritem is het volgende gewijzigd:

Oude situatie

Nieuwe situatie

Vanuit het document kan in gezien worden wie er externe inzage heeft. In het voorbeeld van het screenshot, zie je dat dit een dossieritem betreft welke alleen extern inzichtelijk is voor de leverancier.

Aanpassen van een dossieritemtype

Wanneer een dossieritemtype wordt aangepast, bijvoorbeeld omdat er een externe inzichtelijkheid bij komt voor de inlener, vraagt e-UUR of de nieuwe aanpassing moet worden doorgevoerd op alle dossieritems binnen dit type:

De actie wordt bevestigd met een melding:

Aanpassen in bulk dossieritems

Vanuit het overzicht dossieritems kan de externe inzichtelijkheid voor een set dossieritems in één keer worden aangepast. Hiervoor komt er onder de button 'Overig' een actie beschikbaar ‘Externe inzichtelijkheid aanpassen'. 

Dit leidt naar een scherm met twee mogelijkheden:

• Automatisch bepalen op basis van de instellingen van het dossieritemtype

• Handmatig bepalen
  
  

Handmatig bepalen geeft de gebruiker de mogelijkheid om alle perspectieven die inzichtelijkheid hebben heel specifiek te bepalen. Hierbij zijn alle inleners, alle bemiddelaars en alle leveranciersheden kiesbaar en hier wordt niet gekeken of er een relatie is tussen de eigenaar van het document (bijvoorbeeld door middel van een plaatsing).

Additionele opties voor het bepalen van de externe inzichtelijkheid

Afhankelijk van de gekozen externe toegang, komen de volgende extra instellingen beschikbaar.

Inlener inzichtelijkheid voor dossieritems van de flexkracht 

Externe toegang automatisch bepalen op basis van de plaatsing: ja/nee

Bij ja: Toegang bepalen op basis van:

• Plaatsing moet actief zijn (veld actief staat op ja)

• Plaatsing moet lopend zijn (datum tussen begin- en einddatum)

• De inlener heeft geen bemiddelaar

• Er kan één unieke inlener bepaald worden

Elke combinatie hiervan is mogelijk (ook geen enkele optie).

Alleen na toestemming van de flexkracht

Bemiddelaar inzichtelijkheid voor dossieritems van de flexkracht 

Externe toegang automatisch bepalen op basis van de inlener van de plaatsing: ja/nee

Bij ja: Toegang bepalen op basis van:

• Plaatsing moet actief zijn

• Plaatsing moet lopend zijn

• Er kan één unieke bemiddelaar bepaald worden

Alleen na toestemming van de flexkracht

Bemiddelaar inzichtelijkheid voor dossieritems van de inlener 

Externe toegang automatisch bepalen op basis van de inlener: ja/nee

Overzicht in het dossier

In het overzicht van dossieritems komen er een aantal kolommen bij:

• Inzichtelijk voor inleners

• Inzichtelijk voor autorisatie-eenheden

• Inzichtelijk voor bemiddelaars

• Inzichtelijk voor leveranciers-eenheden
  
  

Al deze kolommen kunnen meer dan 1 waarde bevatten. Ze zijn alleen zichtbaar voor de leverancier en hier werken de standaard zoek- en filtermogelijkheden op. In het formulier het dossieritem worden al deze velden ook weergegeven. Bij het (handmatig) aanmaken van een dossieritem, worden deze automatisch ingevuld aan de hand van de gekozen instellingen bij het dossieritemtype. De leveranciersgebruiker mag dit ten alle tijden aanpassen.

LET OP: Indien een document is geupload in een dossieritemtype met ondertekening kan de externe inzichtelijkheid niet meer gewijzigd worden. Het document moet opnieuw worden geupload met de juiste keuze voor inzichtelijkheid!