Gegroepeerd ondertekenen in de onboarding

Het is mogelijk om te kiezen voor het gegroepeerd ondertekenen. Dit is uitsluitend mogelijk in de onboarding en niet beschikbaar voor het ondertekenen binnen het dossier. Per 03-05-2024 is dit de standaard configuratie in de onboarding.

Instellen van gegroepeerd ondertekenen (automatisch standaard per 03-05-2024)

Na het inschakelen door de support desk, komt er een optie beschikbaar bij bestaande onboardingstypes binnen de bestaande ondertekeningsconfiguratie (Afb. 1.1) en voor nieuwe onboardingstypes is er direct een knop zichtbaar bij de eerste inrichting (zie afb. 1.2). 

Afbeelding 1.1

Afbeelding 1.2

Voor het wijzigen van een bestaand onboardingstype met de standaard ondertekeningsconfiguratie heeft een impact voor alle lopende onboardingen. Alle lopende ondertekeningen blijven via dezelfde weg werken, alleen voor nieuwe onboardingen wordt het gegroepeerd ondertekenen toegepast. Deze waarschuwing word ook getoond op het moment dat je een wijziging doorvoert.

De algemene ondertekeningsconfiguratie

Na het instellen van de gegroepeerde ondertekening zal er een additioneel veld beschikbaar zijn onder de algemene instellingen van het onboardingstype. Voordat bijlagen kunnen worden geconfigureerd, moet op voorhand zijn ingesteld welke partijen er allemaal moeten ondertekenen binnen het onboardingstype. 

In dit kennisbankartikel zal de uitleg zijn gebaseerd op de ondertekeningsconfiguratie voor 'flexkracht, inlener en leverancier'.

Ondertekeningsinstellingen per bijlage

Per bijlage kun je instellen wie er moet ondertekenen. Hierbij zijn er, op basis van de eerder geselecteerde ondertekeningsconfiguratie, perspectieven beschikbaar welke aangevinkt kunnen worden. 

Andere instellingen, zoals kopie naar dossier, zijn ongewijzigd gebleven.

Het nieuwe veld kun je slepen binnen de formulierconfiguratie. Binnen de formulierconfiguratie is direct zichtbaar welke ondertekeningen bij de bijlage horen door het tonen van een regel onder het veld:

Ondertekening en volgorde

De gekozen volgorde van ondertekening in de instellingen onder het punt 'Algemeen' is ook de volgorde waarin de ondertekening zal verlopen. In het voorbeeld zoals aangeven is de configuratie 'Flexkracht, inlener en leverancier' waarbij de flexkracht eerst aan zet is.

Op het moment van tekenen krijgt de gebruiker een mail met de code om de ondertekening te zetten. Vervolgens worden alle bijlagen waarbij de handtekening van de flexkracht is vereist, na elkaar getoond. De gebruiker zet de handtekening en het volgende document komt automatisch naar voren om op dezelfde wijze te ondertekenen. Wanneer het laatste document is ondertekend, komt de button 'Terug naar e-UUR' naar voren. 

Op ieder moment is inzichtelijk binnen de onboarding wie er getekend heeft, er staan vinkjes bij de perspectieven die getekend hebben:

Wanneer de ondertekeningsconfiguratie is ingesteld voor meerdere perspectieven, maar er zijn geen documenten voor dit perspectief wordt deze overgeslagen.

Aanvullende informatie en Q&A

Gaat er één bijlage niet goed wat betreft ondertekenen, moeten alle documenten opnieuw worden ondertekent, er is geen mogelijkheid om de succesvolle documenten wel als ondertekend te markereren en hier verder mee te gaan. Hier kan geen onderscheid in worden gemaakt en de ondertekening zal in zijn geheel opnieuw uitgevoerd moeten worden door alle partijen. Dit geldt ook voor het afkeuren van de ondertekening die wellicht al door meerdere partijen is ondertekend. Alle documenten moeten opnieuw worden ondertekend.

Q: Wat gebeurt er met de huidige ondertekeningsconfiguratie?
A: Totdat de onboarding is afgesloten blijft deze in de oorspronkelijk configuratie lopen en moet er per document een handtekening gezet worden. 

Q: Kan een ander perspectief documenten inzien bij het ondertekenen?
A: Documenten waar jij geen ondertekeningsrecht voor hebt, worden niet getoond. Dit word automatisch bepaald binnen het ondertekeningsproces. Echter moet je wel rekening houden met de inzichtelijkheid binnen de onboarding, dit wordt niet automatisch bepaald en is een perspectiefafhankelijkheid op bijlageniveau voor nodig om inzichtelijkheid te geven.

Q: Is het gegroepeerd ondertekening voor iedereen beschikbaar?
A: Ja, per 03-05-2024 is het de standaard in de onboarding en is dit de enige manier om ondertekenen in te stellen.

Q: Zijn alle onboardingen ook bijgewerkt na de release?
A: Nee, alle onboardingen blijven staan zoals ze stonden, alleen nieuwe onboardingen volgen het gegroepeerde ondertekeningsproces. Het is ook niet mogelijk om een onboarding bij te werken naar een nieuwe versie om deze ondertekening af te dwingen. Wijzigingen kun je niet meer doorvoeren op lopende onboardingen. Alle onboardingen gestart na 09:00 uur op 3 mei kunnen worden bijgewerkt voor nieuwe velden etc. 

Q: Er staat een andere naam in de onboarding bij het afsluiten dan wie de persoon die aan de onboarding heeft gewerkt en/of heeft getekend? 
A: Dat klopt, omdat er sprake is van gegroepeerd ondertekenen, zijn er meerdere ondertekenaars en krijgen we de informatie van de laatste ondertekenaar gebundeld terug. We zetten de naam van diegene die het ondertekeningsproces is gestart als leverancier, in de onboarding als afsluiter wanneer er automatisch wordt afgesloten.