Urenproces: flexkracht vult in, inlener accordeert tweevoudig

In e-UUR bestaan verschillende urenprocessen. Eén van deze processen is het instellen van twee accorderingslagen waarbij de inlener tweevoudig accordeert. Dit artikel gaat in op deze manier van accorderen het proces Flexkracht vult in, inlener accordeert tweevoudig (proces 8). Een overzicht van alle processen vind je in het artikel Processen in urenregistratie.

Met dit proces biedt de flexkracht op dezelfde wijze als gebruikelijk het urenbriefje aan, echter zullen twee accordeerders het briefje moeten goedkeuren. Pas na het ontvangen van beide accorderingen zal het urenbriefje de Status Goedgekeurd krijgen. Hiermee stel je een extra controle moment in op het goedkeuren van urenbriefjes.

In dit artikel worden de volgende onderwerpen behandeld.

• Inrichting
• Het urenbriefje accorderen
  • Het urenbriefje afkeuren
• Het urenbriefje corrigeren
• Aanvullende informatie

Inrichting

Ga naar Start > Inleners en open de inlener bij wie je dit proces wilt instellen. Klik op Bewerken. Selecteer onder Instellingen - Urenregistratie bij Proces Flexkracht vult in, inlener accordeert tweevoudig en klik op Opslaan. 

Voor dit proces moeten er inlenergebruikers zijn met specifieke rollen voor het accorderen. Hiervoor zijn de Rollen voor inlenergebruikers uitgebreid met twee nieuwe rollen die eerder niet zichtbaar waren; Eerste accordeerder urenregistratie (inlener) en Tweede accordeerder urenregistratie (inlener). Om urenbriefjes die met dit proces worden aangemaakt te accorderen zijn er tenminste twee inlenergebruikers nodig die de rol van eerste en tweede accordeerder hebben. 

Om deze rollen toe te kennen, open je de inlener via Start > Inleners. Open de inlenergebruiker via het tabblad Inlenergebruikers. Klik op Bewerken en voeg de Rol van Eerste accordeerder urenregistratie (inlener) of Tweede accordeerder urenregistratie (inlener) toe. Klik vervolgens op Opslaan. 

Het urenbriefje accorderen

De flexkracht maakt het urenbriefje aan. De Status van het urenbriefje is Nieuw.  

De flexkracht vult het urenbriefje in en en klikt vervolgens op Aanbieden. Het urenbriefje gaat nu naar de inlener. De Status van het urenbriefje wijzigt naar Aangeboden(1). De inlenergebruiker met de Rol van Eerste accordeerder urenregistratie (inlener) krijgt een bericht dat hij een urenbriefje moet accorderen. Dit bericht krijg de inlenergebruiker met de Rol van Tweede accordeerder urenregistratie (inlener) niet.

Nu het proces en de inlenergebruikers zijn ingericht zullen de urenbriefjes die worden aangeboden door de flexkracht bij de Eerste accordeerder in het overzicht van urenbriefjes verschijnen in de Status Aangeboden (1). Het cijfer tussen de haakjes geeft aan of de eerste of de tweede accordeerder aan zet is. Ook zal deze accordeerder Actie Ja zien staan op de regel die geaccordeerd moet worden en zal er in het linker menu bij urenbriefjes een actie-bolletje verschijnen. 

Omgekeerd ziet de tweede accordeerder het aangeboden urenbriefje in het overzicht met de Status Aangeboden (1), Actie Nee. Pas wanneer de eerste accordeerder het urenbriefje goedkeurt krijgt de tweede accordeerder de mogelijkheid het urenbriefje goed te keuren. Na het ontvangen van de tweede accordering krijgt het urenbriefje de Status Goedgekeurd. 

Nadat de eerste accordeerder het aangeboden urenbriefje goedgekeurd heeft, wordt een e-mail ter controle naar de tweede accordeerder verstuurd. Beide inlenergebruikers kunnen het urenbriefje afkeuren aan de flexkracht.

De inlener kan het urenbriefje goedkeuren of afkeuren. Na het Goedkeuren ontvangt de flexkracht een bericht dat het urenbriefje is goedgekeurd. De Status van het urenbriefje wijzigt naar Goedgekeurd.

Voor de flexkracht is in de stream te zien dat het urenbriefje zich bij de eerste accordeerder bevindt (Aangeboden (1)).

Nadat de eerste accordeerder het urenbriefje heeft goedgekeurd, ziet de flexkracht het volgende.

Indien de tweede accordeerder het urenbriefje afkeurt, dan kan de flexkracht het urenbriefje wijzigen en opnieuw aan de eerste accordeerder aanbieden.

Nadat de akkoorden zijn gegeven, gaat het urenbriefje door naar de volgende status en zullen de andere gebruikers in dezelfde rol geen mogelijkheid meer hebben tot het geven van een akkoord. Dit werkt volgens hetzelfde principe als het goedkeuren van urenbriefjes via de mail en zal er een foutmelding getoond worden.

Het urenbriefje afkeuren

Bij het Afkeuren ontvangt de flexkracht een bericht dat hij het urenbriefje moet aanpassen. De Status van het urenbriefje wijzigt naar Afgekeurd. De flexkracht kan het urenbriefje aanpassen en opnieuw aanbieden. Het urenbriefje volgt dan het proces opnieuw.

Zowel de eerste als de tweede accordeerder kan het urenbriefje afkeuren. Het urenbriefje zal dan één stap terug worden gezet in het proces en opnieuw bij de flexkracht onder de aandacht worden gebracht. De flexkracht kan het urenbriefje opnieuw aanbieden en voor het goedkeuren van het urenbriefje zijn weer twee accorderingen nodig.

Als de leverancier het urenbriefje afkeurt, wordt het urenbriefje ook één stap terug gezet in het proces. Indien de inlener besluit dat het urenbriefje toch juist is kan de eerste of de tweede accordeerder het briefje goedkeuren zonder tussenkomst van de andere accordeerder. In de statusregels van het urenbriefje valt af te lezen welke accordeerder het akkoord heeft gegeven. 

Het urenbriefje corrigeren

Als er gebruik wordt gemaakt van correcties dan kan de leverancier een goedgekeurd urenbriefje klaarzetten voor correctie. Zowel de eerste als de tweede accordeerder kan het urenbriefje corrigeren en goedkeuren, zonder tussenkomst van de andere accordeerder. Meer informatie over het corrigeren van urenbriefjes vind je in het artikel Corrigeren.

Aanvullende informatie

• Als er alleen eerste of alleen tweede accordeerders zijn ingesteld, kan het urenbriefje na aanbieden niet door naar de volgende stap in het proces. Van beide accordeerders hoort er ten minste één gebruiker te zijn ingesteld;
• Een urenbriefje aangemaakt onder dit proces verwacht altijd twee accorderingen. Als een urenbriefje wordt aangeboden en nadien alle eerste of tweede accordeerders komen te vervallen, dan kan het urenbriefje niet door naar de volgende stap in het proces. Het is wel mogelijk om alsnog een eerste of tweede accordeerder toe te voegen om dit urenbriefje door te zetten naar de volgende stap;
• Als een gebruiker de rol van zowel eerste als tweede accordeerder heeft dan kan deze gebruiker zelfstandig het urenbriefje tweemaal accorderen en doorzetten naar de volgende stap. 

Meer informatie over de urenprocessen vind je in het artikel Processen in urenregistratie.