Een urenbriefje aanmaken

Het urenbriefje, ook wel de declaratie genoemd, kan op verschillende manier worden aangemaakt, vanuit verschillende perspectieven (de leverancier, inlener, flexkracht of bemiddelaar).

Een urenbriefje kan alleen worden aangemaakt als er een plaatsing aanwezig is - zoals besproken in het vorige onderdeel.

Wie het urenbriefje aanmaakt wordt bepaald bij de inlener, middels de instelling 'Proces'. Dit is bij het aanmaken van de inlener reeds als verplicht veld ingevuld. Om een ander proces te kiezen ga je naar Start -> Inleners en kies de bewuste inlener waaronder de plaatsing is aangemaakt. Kies vervolgens voor 'Bewerken' en ga naar het onderdeel 'Proces'.

In essentie zijn veel processen X vult het urenbriefje in, Y keurt het urenbriefje goed. Variaties hierin zijn extra stappen zoals X/Y vult het urenbriefje aan of Z keurt het urenbriefje uiteindelijk goed.

Blader door de mogelijkheden en kies het proces dat bij deze inlener van toepassing is. Belangrijk om te weten is dat alle plaatsingen onder deze inlener hetzelfde proces zullen volgen.

Voor de voorbeelden in dit artikel wordt het proces 'Flexkracht vult in, inlener accordeert' gebruikt - dit is een van de meest gebruikte processen.

Tijdens het aanmaken van de inlener is de weergave van urenbriefjes bepaald. Dit vind je terug onder stap 2 van deze handleiding.

In de volgende voorbeelden wordt de weergave 'Dagspecifiek' gebruikt. Wil je een andere weergave gebruiken voor de urenbriefjes? Pas dan de representatie aan bij de inlener. Heb je al een urenbriefje aangemaakt voor de periode waar je de weergave van wilt wijzigen? Verwijder dan dit briefje en maak hem opnieuw aan.

In dit voorbeeld maakt de flexkracht het urenbriefje aan. Dit doet de flexkracht middels de dashboardtegel 'Uren invullen'.

De plaatsing: In het geval van een flexkracht die meerdere plaatsingen heeft (bij dezelfde inlener of elders) wordt hier een keuze gemaakt voor welke plaatsing het briefje wordt aangemaakt. In het geval van één beschikbare plaatsing zal hier automatisch de plaatsing gevuld worden.

De periode: Hier wordt de periode gekozen. De periode wordt bepaald bij de inlener of overschreven vanuit de plaatsing. Standaad wordt hier de huidige periode weergegeven. Afhankelijk van de instelling om urenbriefjes in de toekomst of in het verleden aan te kunnen maken kan hier ook een andere periode gekozen worden. Indien de periode die je wilt kiezen hier niet naar voren komt dan bestaat er voor die periode al een urenbriefje!

Kies de gewenste plaatsing en periode, en druk op Aanmaken.

Een leeg urenbriefje ziet er als volgt uit, en de volgende gegevens zijn zichtbaar of kunnen worden ingevuld;

Het urenbriefje is opgedeeld in twee vakken; het bovenste gedeelte waar de uren worden geboekt en het onderste gedeelte waar gerelateerde informatie staat zoals de laatste bewerkingen, de plaatsing en eventuele bijlagen die zijn toegevoegd door de flexkracht.

Het bovenste gedeelte.

Hierin is duidelijk de periode aanwezig, in dit voorbeeld Week 41, 2020. Het is mogelijk tussentijds een urenbriefje op te slaan indien degene die het urenbriefje invult deze nu nog niet wil indienen en op een later moment verder wil invullen. Daarnaast zit de knop voor het Aanbieden / indienen van het urenbriefje. Er is een knop om het urenbriefje naar Excel te exporteren en er is de mogelijkheid om een opmerking toe te voegen aan het urenbriefje. Onder de knop Overig zitten een aantal opties die later in dit onderdeel besproken worden.

Vervolgens wordt er weergegeven voor welke plaatsing dit urenbriefje is aangemaakt, eveneens de week en vervolgens de autorisatie-eenheid. Daaronder staat de naam van de flexkracht.

• Het eerste invoerveld dat je hier tegenkomt is 'Selecteer een datum'. De datum die hier geselecteerd kan worden beperkt zich tot enkel datums die binnen de gekozen periode vallen. 

• Het tweede invoerveld is dat van het looncomponent. Hier wordt het looncomponent gekozen

• Het derde invoerveld is het aantal gewerkte uren gebaseerd op de eenheid 'stuks'. Andere componenten op basis van euro of kilometers worden op dezelfde wijze ingevuld. 

Is het urenbriefje volledig ingevuld dan wordt er gekozen voor 'Aanbieden'.  Mocht dat moment er nog niet naar zijn dan kan er worden gekozen voor 'Opslaan'.

Voor de flexkracht is na het aanbieden het urenbriefje overhandigd naar de volgende in het proces; de inlener gaat het urenbriefje beoordelen en goedkeuren/afkeuren.

Deze veranderingen van status zijn terug te lezen in het onderste gedeelte van het urenbriefje, de 'Status';

Middels deze status ben je altijd op de hoogte over wat er met het urenbriefje gebeurd is.  Tip: kan een urenbriefje niet worden goedgekeurd? Grote kans dat het urenbriefje de status 'Nieuw' heeft - dat betekend dat het urenbriefje alleen nog maar is aangemaakt en niet is aangeboden.

Overige opties bij urenbriefjes.

Bij het aanmaken van een nieuw urenbriefjes zijn er onder de knop 'Overig' nog een aantal aanvullende opties beschikbaar;

Sjabloon toepassen; Dit past een opgeslagen urenbriefjes-sjabloon toe

Opslaan als sjabloon; Wanneer een flexkracht herhaaldelijk dezelfde werkweek heeft kan er een sjabloon worden opgeslagen van het huidige urenbriefje. Stel iemand werkt iedere week van maandag tot en met vrijdag, tussen 08:00 en 16:30 met een half uur pauze van 12:00 tot 12:30. Om de flexkracht te ontlasten van het herhaaldelijk invullen van dezelfde invoer kan het urenbriefje zoals dat ingevuld en wel op het beeld staat worden opgeslagen als een sjabloon. 

Dit sjabloon kan op twee manieren worden toegepast; handmatig via de knop Overig zoals hierboven beschreven of automatisch middels een algemene instelling bij de inlener. Wordt hier gekozen voor 'Sjabloonbriefje automatisch toepassen' dan wordt het urenbriefje automatisch gevuld op basis van het opgeslagen sjabloon en hoeft de flexkracht op het drukken op 'Aanbieden' na helemaal niets meer te doen.

Bijlage toevoegen; Middels deze knop kan er een bijlage worden toegevoegd aan een urenbriefje. Vanaf een desktop computer kan die door middel van een upload, vanuit de mobiele app kan dit vanuit de fotogalerij of zelfs door het nemen van een foto via de camera. Deze bijlage vind je in het urenbriefje terug onder 'Bijlagen', een van de tabbladen onderin het urenbriefje.

Verwijderen; Doet wat het impliceert, dit verwijderd het urenbriefje. Dit is onomkeerbaar en het briefje zal definitief verwijderd worden.

Het urenbriefje is aangeboden en dat betekend dat de 'accordeerder' het urenbriefje gaat beoordelen. In het voorbeeld is bepaald dat de inlener de aangeboden urenbriefjes in behandeling neemt.

De inlener heeft net als de flexkracht een eigen dashboard wat er aangaande de opzet hetzelfde uit ziet,  uiteraard met een aantal tegels specifiek voor de inlener gemaakt zoals de tegels betreffende urenbriefjes.

• Links in de menubalk is op het icoon 'Urenbriefjes' een rood bolletje zichtbaar met daarin een cijfer. Dit geeft aan dat er momenteel 1 urenbriefje aanwezig is waar nog een handeling op te voeren valt. 

• In het overzicht met dashboard tegels wordt op de tegel 'Openstaande urenbriefjes' ook informatie weergegeven; Nieuwe briefjes, aangeboden briefjes en afgekeurde briefjes. Deze tegel geeft een goed beeld aangaande urenbriefjes waar nog een actie op benodigd is.

• Rechts in de 'stream' wordt ook vermelding gemaakt van het urenbriefje dat is aangeboden

Op al deze onderdelen kan geklikt worden. Het linker menu item brengt je naar het totaaloverzicht van alle urenbriefjes, de cijfers op de tegel brengen je naar hetzelfde overzicht maar dan met een toegepast filter afhankelijk van op welke regel je klikt (nieuw/aangeboden/afgekeurd) zodat je gelijk een gesorteerde weergave in beeld krijgt. Het drukken op het urenbriefje in de stream brengt je rechtstreeks naar dat specifieke urenbriefje.

Voor het volgende voorbeeld is er op de regel 'Aangeboden 1' gedrukt op de dashboardtegel Openstaande urenbriefjes;


Hier valt af te lezen dat er 1 urenbriefje voor week 41 is aangeboden, de actie staat op 'Ja', hier staat het aantal uren, de flexkracht, de autorisatie-eenheid en de status. Deze weergave is net als alle overzichten in e-UUR naar wens aan te passen middels de knop Kolommen en Overig. Regels waarbij actie op 'Ja' staat zijn regels die nog behandeld dienen te worden. 

Goedkeuren enkel urenbriefje.

Na het klikken op de regel wordt het urenbriefje geopend. In het volgende screenshot zie je een enkel urenbriefje:


(de knoppen voor Goedkeuren en Afkeuren zijn alleen inzichtelijk indien de inlenergebruiker de rol 'Accordeerder urenregistratie' heeft)

Het urenbriefje valt nu te beoordelen. Indien de ingevulde uren akkoord zijn wordt er gekozen voor 'Goedkeuren'. Hierover wordt vermelding gemaakt in de statusregels. Daar wordt de naam vermeld van de gebruiker die het urenbriefje heeft goedgekeurd. Eveneens wordt de datum en het tijdstip vastgelegd:

Dit briefje wordt na goedkeuren ook klaargezet voor export. Klaar voor export betekend dat de leverancier deze urenbriefjes kan exporteren naar Excel voor verwerking in een salarisprogramma. Dit wordt verderop besproken. Voor de inlener is dit urenbriefje nu volledig afgehandeld. Dat betekend dat het rode bolletje met het cijfer is verdwenen, de tegel met openstaande urenbriefjes is aangepast en het briefje nu als 'Goedgekeurd' in de stream zichtbaar is.

Goedkeuren gegroepeerd urenbriefje.

Indien er meer dan 1 plaatsing aanwezig is bij de inlener dan worden alle urenbriefjes verzameld in een zogehete_{n 'gegroepeerd urenbriefje'.} Dit urenbriefje kent een aantal voordelen; 

• alle briefjes van dezelfde periode worden in het overzicht gebundeld in één regel in plaats van afzonderlijke regels

• niet ieder separaat ingediend urenbriefje hoeft geopend te worden om deze te bekijken en beoordelen

• door middel van vinkjes kan ineens de hele verzameling urenbriefjes worden goedgekeurd of afgekeurd

• steeds groter wordende tijdwinst naarmate het aantal plaatsingen toeneemt

Vanuit het overzicht zit het gegroepeerde urenbriefje er niet veel anders uit dan een individueel urenbriefje;


Wat hier opvalt is dat er geen persoon in de regel wordt vermeld, wel wordt de periode, de status, de uren en ook het aantal plaatsingen weergegeven. In dit voorbeeld zijn gaat het om twee plaatsingen.

Dit aantal wordt verhoogd naarmate meer flexkrachten voor deze periode urenbriefjes gaan insturen. Is een gegroepeerd urenbriefje eenmaal goedgekeurd dan worden urenbriefjes die toch nog op dezelfde periode worden ingediend weergegeven in een aparte regel in de status Aangeboden.

Het openen van deze regel zal de urenbriefjes onder elkaar weergeven. In dit voorbeeld wordt er gebruik gemaakt van de urenbriefjesrepresentatie 'Weekoverzicht';



Het principe is identiek aan het goedkeuren van een enkel urenbriefje. De uren worden door de accordeerder gecontroleerd en beoordeeld en er kan over worden gegaan op goedkeuren of afkeuren. Belangrijk om te weten is dat in een gegroepeerd urenbriefje altijd automatisch alle urenbriefjes worden geselecteerd. Het drukken op goedkeuren of afkeuren zal daardoor gelden voor alle urenbriefjes! Wanneer een enkel urenbriefje niet moet worden goedgekeurd dan kan deze gede-selecteerd worden door het vinkje voor de regel weg te halen. In dat geval worden de overige briefjes goedgekeurd en zullen de briefjes die zijn gede-selecteerd in een aparte regel in het overzicht verschijnen. De goedgekeurde briefjes staan in een regel als 'Goedgekeurd', en de overgebleven briefjes blijven in de status 'Aangeboden'. Worden er gekozen voor afkeuren dan zal de status zijn 'Afgekeurd'.

De  leverancier heeft een totaaloverzicht van alle urenbriefjes die in de omgeving aanwezig zijn. Je vind de urenbriefjes via Start -> Urenbriefjes.

Om de uren naar het salarisprogramma of de accountant te kunnen sturen kun je de urenbriefjes die zijn goedgekeurd gaan exporteren naar een Excel bestand. Dit kan via de optie "Exporteren" in hetzelfde menu. Hier wordt een overzicht getoond van urenbriefjes die de exportstatus 'Klaar voor export' hebben. Deze status is in de voorgaande voorbeelden benoemd. Na het goedkeuren van een urenbriefje komt deze vanzelf in deze status.

In het onderstaande voorbeeld zijn de kolommen aangepast om een weergave neer te zetten die gehanteerd zal worden in de daadwerkelijke export.

Handig om te weten is dat het Excel bestand wordt opgemaakt aan de hand van de weergave die in dit overzicht wordt getoond. Ieder overzicht in e-UUR kan worden aangepast door kolommen toe te voegen of te de-selecteren middels de knop 'Kolommen' en/of van volgorde te wisselen. De ingestelde weergave kan vervolgens worden opgeslagen middels de knop 'Overig'.

Bovenin het overzicht van de uren export zie je een aantal knoppen staan, voor de export worden de knoppen 'Excel (voorbeeld export)' en 'Excel (definitieve export)' gebruikt. Het is verstandig ook deze volgorde aan te houden. Als een urenbriefje eenmaal definitief geëxporteerd is zal deze via een alternatieve manier opnieuw geëxporteerd moeten worden - indien noodzakelijk. Daarom wordt aangeraden eerst te kiezen voor het voorbeeld. Druk op deze knopt en er wordt een excel bestand gegenereerd op basis van de urenbriefjes die als huidige status hebben 'Klaar voor export'. 

Open dit bestand, controleer de opmaak en inhoud en beoordeel of dit de gewenste output heeft. Indien de opmaak niet naar wens is kun je dit nu nog aanpassen aangezien het slechts een voorbeeld is.

Het doen van de definitieve export behoeft enkel het drukken op de knop 'Excel (definitieve export'. Ook hier wordt er een excel bestand gegenereerd en alle urenbriefje die de status Klaar voor export hadden krijgen de status 'Geëxporteerd'.  Dit is het moment dat de urenbriefjes uit het overzicht verdwijnen. Zo voorkom je een dubbele export!

Het kan in de praktijk echter voorkomen slechts een specifieke periode wilt exporteren, of dat per abuis al briefjes geëxporteerd zijn terwijl dit niet had gemoeten, of misschien wil je een of meerdere briefjes om een andere reden opnieuw exporteren. Hierin bied het filter de mogelijkheid om gericht een export te doen. 

Het filter vind je links van de knop 'Overig' in de form van een klein driehoekje. Middels de opties die hier naar voren komen kun je bijvoorbeeld gericht een periode kiezen, een inlener, een flexkracht maar ook een specifiek urensoort en ook de status van een urenbriefje. Vul de gewenste filters in en klik op 'Zoeken', hierop wordt het filter toegepast en kun je op basis van de uitkomst de urenbriefjes exporteren.