Aanvullend: Gebruikers en Rollen, de Rapportage en de Helpdesk

Gebruikers en Rollen

De e-UUR wordt standaard door een consultant opgeleverd met een of meerdere gebruikers. 

Als 'beheerder' van de e-UUR omgeving kunnen extra gebruikers worden aangemaakt of bestaande gebruikers worden gewijzigd.

Een overzicht van de gebruikers is te vinden via Start -> Gebruikersbeheer -> Gebruikers. Hier staan de reeds aangemaakte gebruikers en heb je de mogelijkheid nieuwe gebruikers toe te voegen.

Dit gaat middels de knop '+ Nieuw'. Bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker zijn de velden aangemerkt met een sterretje verplicht; Voornaam, achternaam, geslacht, e-mail adres. Ook is het selecteren van 1 leverancierseenheid verplicht of er wordt de keuze gemaakt om de gebruiker te koppelen aan alle leverancierseenheiden.

Nadat deze basisgegevens zijn ingevuld (en eventuele optionele velden) zijn de 'Rollen' bepalend voor wat deze gebruiker mag doen in de omgeving.

Tip; Welke rollen van toepassing zijn voor deze gebruiker kun je nalezen in het volgende kennisbank artikel: Rollen (leverancier)

De gebruiker kan worden opgeslagen. Met het opslaan van de gebruiker wordt er direct een mail verzonden naar het ingevoerde e-mail adres waarin gevraagd wordt een wachtwoord aan te maken.

Het aanpassen van een bestaande gebruiker kan door de gebruiker vanuit het overzicht aan te klikken en te kiezen voor bewerken. Nadat de wijzigingen zijn aangebracht kan er voor opslaan worden gekozen. Bij het bewerken van een bestaande gebruiker wordt er na het opslaan géén mail verstuurd om een wachtwoord aan te maken.

Aanmaken van nieuwe gebruikers kan ook middels een rolsjabloon. Door een rolsjabloon op te slaan met daarin een geselecteerd aantal rollen worden deze rollen op voorhand aangevinkt bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker. Dit gaat middels het menu-item 'Rolsjabloon'.

In dit overzicht klik je op '+ Nieuw' en een nieuw venster opent zich waar je een perspectief kunt kiezen en een naam kunt opgeven.

De te kiezen perspectieven zijn Leverancier, Inlener en Flexkracht. Voor ieder perspectief werkt deze functionaliteit hetzelfde. Een naam wordt opgegeven om het sjabloon herkenning te geven.

Vervolgens wordt de rol of rollen gekozen en kan het sjabloon worden opgeslagen.

Nadat het sjabloon is opgeslagen kun je dit terugvinden in het overzicht van gebruikers, in dit voorbeeld als de knop '+ Accordeerder'.

Het voordeel dat hier uit gehaald kan worden is dat er eenvoudig voor een specifieke taak een aantal rollen geselecteerd wordt bij het aanmaken van de nieuwe gebruiker.

De rapportagetool

Middels de rapportage functionaliteit kunnen verschillende rapporten gecreëerd worden. Deze rapporten kunnen als Excel documenten worden opgeslagen.

Deze rapportages zijn naar wens aan te passen middels filters, kolommen en volgorde van het overzicht.

• Urenrapportage

  Hier genereerde je rapporten aan de hand van urenregels

• Opmerkingenrapportage

  Maak een rapport op basis van opmerkingen die zijn toegevoegd aan urenbriefjes

• Onkostenrapportage

  Dit werkt hetzelfde als de urenrapportage maar dan voor onkostendeclaraties

• Project

  Filter op projecten

• Inlenergebruikers

  Een overzicht van alle inlenergebruikers met daarbij inzage in bijvoorbeeld e-mail adressen (en vanuit daar valt te herleiden bij hoeveel inleners deze gebruiker een account heeft) en de toegekende rollen

Het genereren van rapporten vanuit de verschillende rapportages is gelijk aan elkaar. Vanuit Start -> Rapportage -> Urenrapportage kom je uit op het totaaloverzicht van alle uren binnen e-UUR. Het exporteren van een rapportage kun je heel gericht doen door een filter te maken. Aan de rechterkant van het scherm staat links van de knop Overig een driehoekje - hier vind je het filter en dat ziet er als volgt uit:

In dit filter staan alle items waarop een filter kan worden toegepast onder elkaar vermeld. Je hebt de mogelijkheid om meerdere filters tegelijk toe te passen.

Voor het onderstaand voorbeeld is er heel gericht gezocht naar een specifieke periode (41), op een bepaald urensoort (Normale uren 100%) met daarbij een aantal (8 uur op een urenregel), en een specifieke inlener (Warenhuis 'Goed Opgeslagen'):

Belangrijk om te weten is dat het aantal resultaten in pull-down menu's is beperkt tot 25. Het kan daardoor voorkomen dat hetgeen waarnaar wordt gezocht niet in beeld komt bij het 'scrollen' door de lijst met resultaten. In het screenshot zie je dat er bij het veld 'Inlener' een aantal letters van de inlener zijn getypt. Middels deze wijze verkort je het aantal resultaten uit het pull-down menu om zo alsnog vlot hetgeen te vinden waarnaar je op zoek bent.

Na het drukken op 'Zoeken' wordt het resultaat weergegeven op de overzichtspagina. 

Tip; je kunt ingestelde filters opslaan. Dit kan handing zijn wanneer je regelmatig dezelfde filters toepast en dit niet iedere keer handmatig wilt doen.

Het opslaan van een ingesteld filter doe je door helemaal onderaan het filter te kiezen voor 'Opslaan als'. In dit veld wordt een naam voor het filter bedacht en na het drukken op Opslaan zal het filter bovenaan worden vastgezet. Dit filter wordt vervolgens automatisch toegepast wanneer er op gedrukt wordt.

Filters zijn persoonlijk, dat betekend dat alleen de persoon die het filter heeft opgeslagen hier gebruik van kan maken. Als een andere collega hetzelfde filter wil gaan gebruiken dan kan die gebruiker hetzelfde filter aanmaken en opslaan. Filters kun je niet delen.

De Helpdesk

De Helpdesk is een tool waarbij je een flexkracht of inlener kunt 'overnemen'. Dat houdt in dat je zonder dat je het wachtwoord van de gebruiker hebt in de omgeving van de flexkracht of inlener kunt komen. Belangrijk om te weten is dat dit geen 'live meekijken' functionaliteit is. Het is dus niet mogelijk om iemand over te nemen vanuit de Helpdesk en te zien wat die persoon op zijn beeld heeft staan. Middels de Helpdesk log je als het ware in bij de gebruiker.

De leverancier kan nu alles doen wat de flexkracht of inlener ook zou kunnen. Als de leverancier een actie uitvoert names de flexkracht of inlener terwijl deze is overgenomen dan wordt er in de statusregels een vermelding gemaakt van de naam van de leveranciersgebruiker. Hierdoor is het altijd te traceren of de persoon in kwestie dit zelf heeft gedaan of dat de leverancier dit namens de persoon heeft uitgevoerd. De naam van de leveranciersgebruiker wordt namelijk tussen haakjes achter de naam van de overgenomen persoon vermeld.

De Helpdesk staat in het start menu onder Start -> Helpdesk.

In dit venster bepaal je middels filters wie je over gaat nemen. Er kan via een pull-down menu een specifieke inlener of flexkracht worden geselecteerd bij 'Gebruikers' (let op het maximaal aantal resultaten van 25, je kunt de eerste letters van een naam typen op het moment dat je de naam niet in de lijst ziet staan), en na het drukken op 'Overnemen' wordt de geselecteerde omgeving geladen.

Tip; om bij het veld 'Flexkracht' een selectie te krijgen van flexkrachten die onder een specifieke inlener vallen wordt er bij 'Filter - Inlener' eerst de naam van de inlener vermeld. Dit zorgt er voor dat de pull-down bij 'Flexkracht' alleen de flexkrachten onder die specifieke inlener vallen.

Een voorbeeld van een urenbriefje dat is aangemaakt door de leverancier namens de flexkracht en vervolgens  is goedgekeurd door de leverancier namens de inlener;

Hier valt uit op te maken dat leveranciersgebruiker 'Stef Schouten' eerst flexkracht 'Rogier Horst' heeft overgenomen via de helpdesk. Daar heeft hij een urenbriefje aangemaakt en het urenbriefje aangeboden aan de inlener. Stef heeft daarna via de helpdesk de inlenergebruiker Karel Meesters overgenomen en het urenbriefje goedgekeurd.

Middels de Helpdesk kun je zonder de inlener of flexkracht te contacteren een aantal zaken uitvoeren. Doordat iedere actie expliciet wordt vastgelegd in de statusregels kan er ook worden weerlegd wie de betreffende actie heeft uitgevoerd. 

Om weer terug te keren naar je eigen omgeving gebruik je de 'Rolwissel' knop. Deze knop zicht rechts bovenin beeld.

Klik in het menu dat verschijnt en druk op je eigen naam. Je zult nu terugkeren naar je eigen omgeving.

Meer informatie over de Rolwissel-tool vind je in dit kennisbank artikel: Helpdesk