Uren exporteren Acerta KLX

Vanuit e-UUR kun je urenbriefjes exporteren voor Acerta KLX. Acerta KLX is een export voor de loonadministratie. Vanuit e-UUR kun je een KLX bestand exporteren. In dit KLX bestand zitten de gegevens van de urenbriefjes uit e-UUR.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je deze export instelt en gebruikt. Hierbij kunnen de uren worden geëxporteerd per leverancierseenheid. De volgende onderwerpen worden behandeld.

• Activatie
• Looncomponenten
• Aanvullend veld flexkracht
• Uren exporteren
  • Het exportbestand
  • Exportstatus urenbriefje
• Log in e-UUR

Activatie

Om gebruik te kunnen maken van deze export moeten er een aantal opties worden ingesteld in e-UUR. 

Allereerst moet deze functionaliteit worden geactiveerd. Dit kan de leveranciergebruiker met de Rol van Beheerder e-UUR urenregistratie doen. Ga naar Start > Urenbriefjes > Instellingen. Onder 1 Algemeen vind je onderaan onder Overig de optie Acerta juridische entiteit. Vul hier het nummer in van de Acerta juridische entiteit en klik op Opslaan.

Looncomponenten

Nadat de functionaliteit is geactiveerd, is bij de looncomponenten het veld Acerta prestatie code beschikbaar. Ga naar Start > Applicatiebeheer > Looncomponenten. Maak een nieuw looncomponent aan of open een bestaand looncomponent en klik op Bewerken. Vul de Acerta prestatie code in die geldt voor het betreffende looncomponent en klik op Opslaan.

De ingevulde Acerta prestatie code komt in het exportbestand te staan. Alleen de looncomponenten van het Componenttype Urensoort worden meegenomen in de export. Wanneer een looncomponent geen Acerta prestatiecode heeft, wordt hiervan een melding gegeven. De export kan gewoon doorgaan en het looncomponent zonder prestatiecode  wordt genegeerd.

Als hier geen Acerta prestatie code wordt ingevuld, dan komt het looncomponent niet in het exportbestand.

Aanvullend veld flexkracht

Naast een aanpassing van de looncomponenten is er een aanvullend veld bij de flexkracht nodig. Je kunt dit instellen onder Start > Applicatiebeheer > Aanvullende velden. In het artikel Aanvullende velden kun je lezen hoe je dit kunt instellen. 

Voor het exporteren van uren naar Acerta KLX is het nodig dat er een aanvullend veld is met de Tag hrAcertaId van Type Nummer. 

Ga naar Start > Flexkrachten en vul het aangemaakte aanvullende veld in met het Extern Acerta nummer (medewerker). Klik daarna op Opslaan. 

Vanuit Profit of Profit-Flex moet je hiervoor drie aanvullende velden instellen. Die worden dan automatisch gevuld. Deze worden in de export samengevoegd tot het Nummer arbeidsovereenkomst HRM. Deze bestaat uit:

• Werkgever nummer ( 7 posities)
• Werknemer nummer (7 posities)
• Volgnummer (3 posities)

Gebruik je niet deze backoffice vul dan het veld handmatig in om een juist exportbestand te krijgen.

Uren exporteren

Nadat de functionaliteit is geactiveerd en de looncomponenten en flexkracht zijn ingesteld, kan er een urenexport worden gemaakt. Ga naar Start > Urenbriefjes > Urenbriefjes (enkel) en klik op Overig > Acerta export. Deze knop is beschikbaar voor de leveranciergebruiker met de Rol van Beheerder e-UUR urenregistratie.

Je kunt nu een periode selecteren. De periode kan geselecteerd worden met een Startdatum (van) en Einddatum (tot en met). Daarnaast kun je één of meerdere leverancierseenheden selecteren. Standaard zijn de data ingevuld met de eerste en laatste dag van de afgelopen maand. 

Klik op Download KLX bestand. Je krijgt een bevestiging met het aantal urenbriefjes dat kan worden geëxporteerd en eventuele uitval. Klik op Exporteren om het bestand te downloaden. 

Let op dat de inlener onder een leverancierseenheid valt. Zonder leverancierseenheid worden de uren niet geexporteerd. Daarnaast moet de Exportstatus Klaar voor export zijn. Urenbriefjes met de Exportstatus Initieel vallen uit. Urenbriefjes waarbij de Acerta aanvullende velden zijn ingevuld, zie je onder Meldingen staan. Ook urenbriefjes die gecorrigeerd zijn, komen in het exportbestand te staan. 

Het exportbestand

De download bevat een zip bestand met als naam de periode van de download. In dit zip bestand zit een bestand per leverancierseenheid, een tekstdocument en een Excelbestand (CSV) voor Profit. De naam van de bestanden bestaat uit de periode en de naam van de leverancierseenheid. 

De bestanden worden niet opgeslagen in e-UUR. In het tekstdocument vind je een overzicht van de urenbriefjes die gebruikt zijn voor het exportbestand. 

Het bestand per leverancierseenheid toont voor een flexkracht per plaatsing per dag de ingevulde uren en ook de dagen waarop niet gewerkt is. 

Voorbeeld

Voor flexkracht Fiorella dos Santos is in het aanvullend veld van de Tag hrAcertaId onder Nummer arbeidsovereenkomst HRM 6367003 ingevuld. 

Er is voor de periode oktober 2021 een urenbriefje van flexkracht Fiorella dos Santos van week 42 (18 t/m 24 oktober).

Het exportbestand ziet er dan als volgt uit. 

In de eerste kolom vind je van de flexkracht het nummer uit het aanvullende veld. In de derde kolom vind je de Acerta prestatie code en in de vierde kolom vind je het aantal ingevulde uren. 

Het Excelbestand toont dezelfde gegevens alleen nu in .csv formaat. Dit bestand kun je gebruiken om de uren in Profit te importeren. 

Exportstatus urenbriefje

Het exporteren van uren naar een Acerta export wijzigt niet de Exportstatus van een urenbriefje in e-UUR. 

Een Acerta export kan meerdere keren voor dezelfde periode worden gedaan. Elk urenbriefje wordt opnieuw geexporteerd naar het Acerta exportbestand als die binnen de geselecteerde exportperiode valt.

Log in e-UUR

Onder Start > Applicatiebeheer > Log vind je de Acerta export terug. Hierin staan de gegevens die ook in het tekstbestand van de download staan. Hierin kun je zien wie een export heeft gemaakt, welke urenbriefjes zijn geexporteerd en wanneer dit is gebeurd.