Definitieve plaatsing vanuit de backoffice

De backoffice blijft plaatsingen exporteren naar e-UUR en deze zijn uiteindelijk leidend. Dit is de definitieve plaatsing en deze vervangt de conceptplaatsing. In dit artikel wordt uitgelegd hoe e-UUR omgaat met de definitieve plaatsingen die binnenkomen vanuit de backoffice.

De volgende onderwerpen worden behandeld.

• Automatisch naar de transitie toestand
• De transitie en conflicten hierin
  • Bestaande urenbriefjes
  • Plaatsingscomponenten
  • Projecten
• Afhandelen conflict

Automatisch naar de transitie toestand

Als er vanuit de backoffice een definitieve plaatsing wordt opgestuurd, dan wordt er gekeken of er een conceptplaatsing is die vervangen kan worden door deze definitieve plaatsing. Hiervoor gelden onderstaande regels.

• In e-UUR is al een Definitieve plaatsing met het Externe nummer van de nieuwe plaatsing uit de backoffice. In dit geval wordt de definitieve plaatsing in e-UUR bijgewerkt (oude werking van e-UUR).
• In e-UUR is al een Conceptplaatsing met het Externe nummer van de nieuwe plaatsing uit de backoffice. De nieuwe plaatsing is voor een andere flexkracht of inlener. Je krijgt dan de foutmelding met code 224 (Flexkracht en/of inlener komen niet overeen met de conceptplaatsing met hetzelfde externe nummer.). 
• In e-UUR is al een Conceptplaatsing met dezelfde Flexkracht en Inlener. Het externe nummer van de conceptplaatsing wordt verwijderd (om dubbele externe nummers te voorkomen) en de plaatsing krijgt het externe nummer van de plaatsing uit de backoffice. De transitie wordt eventueel gestart als er conflicten zijn. 

De transitie en conflicten hierin

Bij het uitvoeren van een transitie worden relaties die verwijzen naar de conceptplaatsing overgezet naar de definitieve plaatsing. Dit geldt met name voor uren-, onkosten- en reserveringsbriefjes, maar je kan bijvoorbeeld ook relaties krijgen vanuit onboardingen, de procesarchitect, de importmodule of Xplican. 

De meeste van deze relaties kunnen direct overgezet worden naar de definitieve plaatsing, maar bij de urenbriefjes kan er een conflict ontstaan. Dit speelt dan voor de bestaande urenbriefjes, plaatsingscomponenten en de projecten.  

Bestaande urenbriefjes

Als er zowel urenbriefjes van dezelfde periode bestaan in de conceptplaatsing als in de definitieve plaatsing, dan kan de transitie niet automatisch uitgevoerd worden. De leverancier zal dan handmatig één van de urenbriefjes moeten verwijderen.

Bij het omzetten krijg je dan een melding zoals hieronder.

Dit betekent dat er dubbele urenbriefjes zijn. Verwijder onjuiste urenbriefjes, zodat er geen dubbele urenbriefjes meer zijn. Zet daarna de plaatsing opnieuw om. Zie het artikel Plaatsing omzetten voor meer informatie over het omzetten.

Plaatsingscomponenten

Als er in de briefjes van de conceptplaatsing een plaatsingscomponent is gebruikt, dan wordt deze vergeleken met de plaatsingscomponenten in de definitieve plaatsing. 

●    Als er alleen maar plaatsingscomponenten zijn gebruikt, die ook in de definitieve plaatsing staan, dan is er geen probleem. De plaatsing krijgt niet de Status In transitie, maar de Status Nieuw en de plaatsingen worden samengevoegd tot één definitieve plaatsing.

●    Als er tenminste 1 plaatsingscomponent is gebruikt dat niet aanwezig is in de definitieve plaatsing, dan moet er een handmatige actie worden uitgevoerd. De conceptplaatsing krijgt de Status In transitie en daarnaast heb je in het overzicht van plaatsingen de definitieve plaatsing zoals die uit de backoffice komt. 

Voorbeeld

In onderstaand voorbeeld is het Externe nummer van de conceptplaatsing verwijderd en heeft deze de Status In transitie. Daarnaast is er de definitieve plaatsing uit de backoffice. De conceptplaatsing heeft Actie Ja, zodat de leverancier deze kan samenvoegen met de definitieve plaatsing. 

In dit geval heeft de conceptplaatsing andere looncomponenten dan de definitieve plaatsing, waarbij die in de conceptplaatsing ook zijn gebruikt in een urenbriefje. Hierdoor kan de definitieve plaatsing uit de backoffice niet automatisch worden samengevoegd. 

De leverancier moet nu bepalen wat er moet gebeuren. In het artikel plaatsing omzetten kun je lezen wat de mogelijkheden zijn.

Projecten

Als er in de urenbriefjes van de conceptplaatsing een project is gebruikt, dan wordt bekeken of dit project ook beschikbaar is bij de definitieve plaatsing. Omdat projecten altijd op het niveau van de inlener bekend zijn, kunnen er geen projecten gebruikt zijn die de inlener niet kent. 

Mogelijk zijn er plaatsingsspecifieke projecten gebruikt, die de definitieve plaatsing niet kent. In dat geval wordt het gebruikte project in de conceptplaatsing als plaatsingsspecifiek project toegevoegd aan de plaatsing. Ook als de definitieve plaatsing projecten niet gebruikt, wordt dit omgezet naar specifiek projectgebruik.

Afhandelen conflict

Een plaatsing met conflicten blijft in de transitie toestand. Op het dashboard vind je deze plaatsingen terug via de tegel Plaatsingsbeheer.

De leverancier moet voor deze plaatsingen een actie uitvoeren. Deze plaatsingen hebben voor de leverancier daarom de Actie op Ja staan. 

De leverancier kan het conflict tussen de plaatsingen afhandelen. In het artikel Plaatsing omzetten kun je lezen hoe je dit kunt doen.