Herinneringen voor urenbriefjes

Je kunt instellen dat er automatisch herinneringen worden verstuurd voor urenbriefjes of zelf handmatig een herinnering versturen. Op deze manier kun je een gebruiker erop attenderen dat hij nog gegevens moet invullen om het urenbriefje verder door te kunnen zetten in het proces. Het gaat hier om urenbriefjes die nog niet geaccordeerd zijn. 

Ga naar Start > Urenbriefjes > Instellingen en vul bij 2 Urenbriefjes onder Herinneringen een termijn (in dagen) en eventueel een tijdstip in. Per periodetype urenbriefje kun je een aparte termijn en tijdstip instellen. 

Vul een termijn in voor het versturen van een herinnering naar de gebruiker die het urenbriefje moet invullen. Klik daarna op Opslaan.

Een gebruiker krijgt nu een e-mail als de termijn is verlopen en het urenbriefje nog niet is geaccordeerd. Afhankelijk van het proces wordt er een e-mail gestuurd naar de gebruiker die het urenbriefje nog moet invullen of naar de gebruiker die het urenbriefje moet goedkeuren. In het urenbriefje zelf kun je bij de Status zien dat er een automatische herinnering is verstuurd. Bij Door staat dan Cron Gebruiker. 

Handmatige herinneringen

Wil je niet automatisch een herinnering versturen, maar handmatig voor een specifiek urenbriefje? Klik dan het urenbriefje aan en klik op de knop Herinnering versturen. 

Je krijgt de melding dat er een herinnering is verstuurd. Bij de Status kun je dit ook zien. Bij de statusregels staat nu bij Door de naam van de gebruiker die de herinnering heeft verstuurd. 

Bericht aan gebruiker

De gebruiker die de actie in het proces heeft, ontvangt onderstaande e-mail. 

De e-mails kun je aanpassen. Lees voor meer informatie over het aanpassen van teksten in de e-mails het artikel Hoe verander ik de teksten en de inhoud van e-mails?. De berichtcodes zijn: 

• timecard_reminder_fw (handmatige e-mail aan flexkracht)
• timecard_reminder_sc (handmatige e-mail aan inlener)
• timecard_reminder_me (handmatige e-mail aan bemiddelaar)
• timecard_reminder (automatische e-mail)