Een Inlener aanmaken

Vanuit de inlener wordt onder andere bepaald welk urenproces er wordt gebruikt voor het invullen van de urenbriefjes, welke periode er gehanteerd wordt en de weergave van het urenbriefje. Een inlener kan meerdere 'inlenergebruikers' hebben die ieder hun eigen rollen en bevoegdheden hebben.

Deze instellingen worden toegepast op alle plaatsingen die onder de inlener worden aangemaakt. Dat betekend dat iedere flexkracht met een plaatsing bij deze inlener hetzelfde proces, vormgeving van het urenbriefje en periode zal gebruiken.

Een inlener aanmaken

Het aanmaken van een inlener doe je via Start->Inleners. Kies hier voor de knop '+ Nieuw'.

Er opent zich een nieuw scherm waar je informatie over de inlener kunt invullen. Hier zijn een aantal onderdelen opgedeeld in groepen, waarvan de velden met een sterretje verplicht zijn om in te vullen. Deze verplichte velden zijn het minimaal vereiste voor het aanmaken van een inlener; de bedrijfsnaam en een contact e-mailadres. De overige velden zijn naar wens in te vullen maar niet verplicht.

De onderste groep is waar de instellingen voor het proces, de periode en de representatie worden bepaald. Deze groep heet 'Instellingen - Urenregistratie'. Het volgende onderdeel gaat hier in verder op in.

Een urenproces kiezen

Het urenproces is bepalend voor de manier waarop een urenbriefje wordt verwerkt. Hier stel je in wie de uren invult en we die uren accordeert / goedkeurt. 

Als deze optie niet gevuld wordt zal er een standaard gekozen proces gehanteerd worden. Instellingen waarbij een standaard instelling beschikbaar is geven daar een vermelding bij aan de rechterzijde van de instelling:

In het bovenstaande voorbeeld betekend dit dat wanneer je zelf geen keuze maakt, gebruik zal worden gemaakt van het proces 'Flexkracht vult in, inlener accordeert'. Deze standaard instelling is aan te passen via de instellingen voor urenbriefjes. Meer hierover in onderdeel 8 - Instellingen.

Middels het proces kun je aangeven dat bijvoorbeeld de flexkracht zelf zijn uren invult en de inlener goedkeurt, of wellicht wil je dat de inlener de uren namens de flexkracht invult en zelf goedkeurt. 

Het urenproces wordt opgeslagen in het urenbriefje. Dat betekend dat als het proces 'Flexkracht vult in, inlener accordeert' is ingericht en de flexkracht het urenbriefje voor de periode heeft aanmaakt dan kun je naderhand het proces voor dat specifieke briefje niet aanpassen in 'Inlener vult in, inlener accordeert'. Per omgaande zal dit proces van toepassing zijn, wil je dat het ook voor de reeds aangemaakte periode toegepast wordt dan zul je het briefje moeten verwijderen en opnieuw aanmaken.

e-UUR kent verschillende processen die verder worden toegelicht in dit kennisbank artikel: Urenprocessen

Periodetype instellen

Hier kun je kiezen of het urenbriefje per week, per vier weken of per maand ingevuld dient te worden. Ook hier kan een standaard gehanteerd worden als er geen keuze wordt gemaakt;

Urenbriefjesrepresentatie

De representatie van urenbriefjes bepaald hoe de invoer van urenbriefjes er uit ziet. Hier heb je vier verschillende keuzes en er wordt een standaard gehanteerd wanneer je geen keuze maakt.

• Tijdspecifiek

• Dagspecifiek

• Weekoverzicht

• Periodetotaal

Tijdspecifiek

Per dag kan de begin-, pauze- en eindtijd worden ingevuld. Automatisch berekent e-UUR het aantal gewerkte uren.

Dagspecifiek

Per dag kan het aantal uur worden ingevuld.

Weekoverzicht

De hele week, van maandag t/m zondag, is zichtbaar en per dag kan het aantal uren worden ingevuld.

Periodetotaal

Per periode kan het totaal aantal uren worden ingevuld.

Aanvullende informatie over de verschillende weergaves vind je in dit kennisbank artikel: Urenbriefjes weergaves

Autorisatie-eenheid

Een autorisatie-eenheid kun je zien als een vestiging, onderdeel of afdeling binnen een bedrijf. Middels de autorisatie-eenheid kun je een onderverdeling maken tussen plaatsingen en inlenergebruikers. Door een autorisatie-eenheid toe te kennen aan een plaatsing en vervolgens een inlenergebruiker aan dezelfde autorisatie-eenheid te koppelen maak je de inlenergebruiker de 'manager' van de plaatsing (de inlenergebruiker wordt toegelicht in het volgende onderdeel). De inlenergebruiker ziet alleen de plaatsingen en urenbriefjes die onder de gekoppelde autorisatie-eenheid vallen. Op deze manier scherm je onderling gegevens af voor de verschillende inlenergebruikers. Ook is het mogelijk meerdere autorisatie-eenheden per inlenergebruiker te koppelen of toegang te geven tot alle autorisatie-eenheden.

Bij het aanmaken van een inlenergebruiker is het toekennen van een autorisatie-eenheid verplicht, daarom wordt bij het aanmaken van een nieuwe inlener eerst in ieder geval één autorisatie-eenheid ingericht.

De autorisatie-eenheid wordt aangemaakt via de knop 'Overig' rechts bovenin beeld. Is deze knop niet zichtbaar, kies dan eerst voor 'Opslaan'. 

In het volgende scherm vul je de details van de autorisatie-eenheid in:

Verplichte velden zijn de naam van de autorisatie-eenheid en de omschrijving. Het extern nummer en de adresgegevens zijn optioneel.

Indien je geen gespecificeerde autorisatie-eenheid wilt benoemen kun je er voor kiezen om bij beide verplichte velden 'Algemeen' in te vullen.

Nadat je de gegevens hebt ingevuld kies je voor opslaan. Er zit geen limiet op het aantal autorisatie-eenheden dat je kunt aanmaken.

Eenmaal opgeslagen vind je de aangemaakte eenheid terug door helemaal naar beneden te scrollen. Hier zie je een lijst van alle eenheden en je kunt deze bewerken of verwijderen door er op te klikken;

Het kennisbankartikel dat verder ingaat op autorisatie-eenheden is: Hoe stel ik autorisatie-eenheden in?

Een inlenergebruiker aanmaken

Om een inlener toegang te geven tot e-UUR is een inlenergebruiker benodigd. Een inlener kan een ongelimiteerd aantal inlenergebruikers hebben. Het aanmaken van een nieuwe inlenergebruiker gebeurd via Overig -> Inlenergebruiker toevoegen;

De eerste optie die hier naar voren komt is 'Gekoppeld aan alle autorisatie-eenheden'. Deze optie is besproken in onderdeel 2.4, hiermee koppel je de inlenergebruiker aan alle autorisatie-eenheden. Is er slechts 1 autorisatie-eenheid of moet de gebruiker aan meerdere eenheden - maar niet allemaal - gekoppeld worden laat deze optie dan blanco.

Net als bij het aanmaken van de inlener zelf zijn er een aantal verplichte velden bij het aanmaken van een inlenergebruiker; Voornaam, achternaam, geslacht en e-mailadres. Na het invullen van deze velden kun je de inlenergebruiker opslaan. De gebruiker kan op dit moment echter nog geen handelingen uitvoeren in e-UUR. Dit  wordt bepaald aan de hand van autorisatie-eenheden en rollen die worden toegekend aan de inlenergebruiker;

In het geval van meerdere autorisatie-eenheden kan hier een keuze worden gemaakt welke eenheid de gebruiker moet krijgen. De rollen zijn hier naar wens aan te merken.

• Applicatiebeheerder - deze gebruiker kan bepaalde instellingen aanpassen en nieuwe inlenergebruikers aanmaken

• Medewerker e-UUR urenregistratie - dit geeft de mogelijkheid tot inzien van urenbriefjes en plaatsingen

• Accordeerder urenregistratie - dit geeft bovenop de inzichtelijkheid van urenbriefjes ook de mogelijkheid tot goedkeuren en afkeuren

  
  

Meer uitleg over de verschillende rollen (die per omgeving kunnen verschillen) is te vinden in dit kennisbankartikel: Rollen en autorisaties (inlener)