Hoe stel ik autorisatie-eenheden in?

Wat zijn autorisatie-eenheden?

Autorisatie-eenheden zijn 'onderdelen' van een bedrijf. Denk hierbij aan verschillende vestigingen of afdelingen van een organisatie. In e-UUR kun je deze onderverdeling maken door middel van autorisatie-eenheden. Door deze werkwijze ben je in staat inlenergebruikers te koppelen aan specifieke vestigingen of afdelingen. Zo hebben zij enkel inzicht in de gegevens die hen toebehoren en krijgen de inlenergebruikers geen onnodige e-mails of herinneringen van afdelingen of vestigingen die niet onder hun beheer vallen.

Een inlenergebruiker kan gekoppeld worden aan meerdere autorisatie-eenheden. Andersom is het mogelijk dat er meerdere inlenergebruikers in een autorisatie-eenheid zitten. Zo kan een manager gekoppeld worden aan alle autorisatie-eenheden (de hele organisatie) en kan een regio-verantwoordelijke aan zijn eigen regio worden gekoppeld. Deze regio heeft dan twee bevoegde inlenergebruikers: de regio-verantwoordelijke en de manager.

De autorisatie-eenheden maak je aan onder de inlener. Om de juiste flexkrachten aan de juiste inlenergebruiker/autorisatie-eenheid te koppelen, kies je in de plaatsing voor de autorisatie-eenheid. De keuze wordt dus niet bij de flexkracht gemaakt. Een flexkracht kan immers twee plaatsingen hebben in verschillende regio's of op verschillende afdelingen. Een plaatsing is gekoppeld aan een flexkracht, inlener en autorisatie-eenheid. 

Bekijk voor een verdere uitleg over autorisatie-eenheden ook het artikel Rollen en autorisaties (inlener). 

LET OP: wanneer je de autorisatie-eenheden in de backoffice instelt, voer deze dan niet handmatig in binnen e-UUR. Maak in dit geval de autorisatie-eenheden aan in de backoffice en exporteer deze naar e-UUR. 

Autorisatie-eenheden bij de inlener

Stap 1: Ga naar Start -> Inleners  en klik op de inlener voor wie je de autorisatie-eenheden wilt aanmaken. 

Stap 2: Ga via Overig naar + Authorisatie eenheid.

Stap 3: Vul minimaal de verplichte gegevens voor de autorisatie-eenheid in en klik op Opslaan. 

Je krijgt de melding dat de autorisatie-eenheid is opgeslagen. 

Maak meerdere autorisatie-eenheden aan voor de verschillende afdelingen of regio's die je wilt gebruiken. Volg daarvoor de stappen 2 en 3. Nadat je de autorisatie-eenheden hebt aangemaakt, klik dan op de knop Vernieuw bij de inlener.

Klik vervolgens onderaan op het tabblad Autorisatie-eenheden voor een overzicht van de autorisatie-eenheden bij deze inlener.

Wil je de autorisatie-eenheden wijzigen of verwijderen? Klik dan hier een autorisatie-eenheid aan en klik op de knop Bewerken of Verwijderen.

Gebruikers koppelen aan autorisatie-eenheden

Nadat je de autorisatie-eenheden toe hebt gevoegd, moeten deze eenheden worden gekoppeld. Hiervoor gaan we een inlenergebruiker koppelen aan de autorisatie-eenheid. 

Stap 4: Ga naar de inlener via Start -> Inleners en klik onderaan op het tabblad Inlenergebruikers.

Stap 6: Wanneer de inlenergebruiker gekoppeld hoort te zijn aan alle autorisatie-eenheden, geef je dit aan door een vinkje te zetten achter deze optie. 

Let op: wanneer deze optie is aangevinkt, dan wordt de inlenergebruiker ook automatisch gekoppeld aan toekomstige autorisatie-eenheden.

Wanneer dit niet het geval is, vink je deze optie niet aan. Er verschijnt dan een nieuwe optie Autorisatie-eenheid. 

Vink de autorisatie-eenheid of eenheden aan die voor deze inlenergebruiker van toepassing zijn. Klik op Opslaan om de instellingen te bewaren. 

Plaatsing koppelen aan autorisatie-eenheid

Na de inlenergebruikers moeten de flexkrachten aan een autorisatie-eenheid worden gekoppeld. Flexkrachten kunnen niet direct aan een autorisatie-eenheid gekoppeld worden, omdat zij van autorisatie-eenheid kunnen wisselen. Denk hierbij aan het wisselen van werkgever of het overstappen naar een andere afdeling. Hun profiel zou in dat geval bij iedere wijziging aangepast moeten worden. Daarom worden autorisatie-eenheden gekoppeld aan plaatsingen. 

Stap 7: Ga naar Start -> Plaatsingen en klik op de plaatsing die je aan een autorisatie-eenheid toe wilt voegen. 

Stap 8: Klik op Bewerken en selecteer achter Authorisatie-eenheid de juiste optie.

Stap 9: Klik op Opslaan om de wijzigingen te bewaren. 

Herhaal de stappen 7 tot en met 9 om overige plaatsingen (flexkrachten) aan autorisatie-eenheden te koppelen.