Urenbriefjes automatisch goedkeuren (dag van de week)

Urenbriefjes kunnen automatisch worden goedgekeurd op twee manieren. In dit artikel gaat het over het automatisch goedkeuren op basis van dag van de week. Informatie over het urenbriefjes automatisch goedkeuren op basis van een tabel vind je in het artikel Urenbriefjes automatisch goedkeuren.

Het automatisch goedkeuren van urenbriefjes zorgt ervoor dat aangeboden urenbriefjes die bij de inlener wachten ter accordering/goedkeuring, automatisch kunnen worden doorgezet naar de volgende stap in het proces. 

Het is mogelijk om een dag en tijdstip op te geven waarop de functionaliteit in werking treedt en daadwerkelijk de urenbriefjes doorzet naar de volgende stap (of goedkeurt). Dit zou je bijvoorbeeld zo kunnen instellen dat elke maandagmiddag om 16:00 uur de urenbriefjes automatisch worden goedgekeurd.

De volgende onderwerpen worden in dit artikel behandeld. 

• Algemene voorwaarden voor het automatische goedkeuren
• Per urenproces
• Mogelijke uitzonderingen op de automatische accordering
• Dag van de week
• In het kort

Algemene voorwaarden voor het automatisch goedkeuren

• De autorisatie-eenheid van het urenbriefje heeft de instelling “Urenbriefjes automatisch goedkeuren” op Ja.
• Het urenbriefje is voor een periode die is afgelopen. De einddatum van de periode uit het urenbriefje ligt dus voor de begindatum van de huidige week.
• Het urenbriefje heeft een aangeboden status waarbij de inlener het urenbriefje moet goedkeuren.

Per urenproces

Hieronder is weergegeven hoe het automatisch goedkeuren zich bij elk urenproces gedraagt.

Flexkracht vult in, inlener accordeert

Op het moment dat de flexkracht het urenbriefje aanbiedt aan de inlener, krijgt het urenbriefje de status ‘Aangeboden’. De “automatisch goedkeuren” functionaliteit zal deze goedkeuren, mits ook de eerder genoemde voorwaarden van toepassing zijn.

Inlener vult in, flexkracht accordeert

Het urenbriefje wordt aangeboden aan de flexkracht. Op het moment dat de inlener het urenbriefje aanbiedt aan de flexkracht, krijgt het urenbriefje de status ‘Aangeboden’. De “automatisch goedkeuren” functionaliteit zal deze goedkeuren, mits ook de eerder genoemde voorwaarden van toepassing zijn.

Inlener vult in, inlener accordeert

Het urenbriefje wordt niet aangeboden aan de inlener. Het “automatisch goedkeuren” is hier niet van toepassing.

Inlener vult in, inlener accordeert, flexkracht ondersteunt

Op het moment dat de flexkracht het urenbriefje aanbiedt aan de inlener, krijgt het urenbriefje de status ‘Aangeboden’. De “automatisch goedkeuren” functionaliteit zal deze goedkeuren, mits ook de eerder genoemde voorwaarden van toepassing zijn. Vanuit aangeboden kan het urenbriefje ook worden “aangevuld”. Dit is een aparte status en wordt NIET meegenomen bij het “automatisch goedkeuren”

Flexkracht vult in, inlener accordeert tweevoudig

Dit procestype is in eerste instantie uitgesloten van de functionaliteit. Als dit procestype van toepassing is, hoe zou het “automatisch goedkeuren” dan toegepast moeten worden. Alleen als deze bij de tweede accordeerder ligt, of altijd doorzetten onafhankelijk van welke accordeerder er moet goedkeuren?

Flexkracht vult in, leverancier accordeert

Het urenbriefje wordt niet aangeboden aan de inlener. Het “automatisch goedkeuren” is hier niet van toepassing.

Flexkracht vult in, inlener vult aan en/of accordeert

Op het moment dat de flexkracht het urenbriefje aanbiedt aan de inlener, krijgt het urenbriefje de status ‘Aangeboden’. De “automatisch goedkeuren” functionaliteit zal deze goedkeuren, mits ook de eerder genoemde voorwaarden van toepassing zijn. Vanuit aangeboden kan het urenbriefje ook worden “aangevuld”. Dit is een aparte status en wordt NIET meegenomen bij het “automatisch goedkeuren”

Leverancier vult in, leverancier accordeert

Het urenbriefje wordt niet aangeboden aan de inlener. Het “automatisch goedkeuren” is hier niet van toepassing.

Flexkracht of inlener vult in, de ander accordeert of vult aan

Op het moment dat het urenbriefje wordt aangeboden aan de inlener, krijgt het urenbriefje de status ‘Aangevuld’. De “automatisch goedkeuren” functionaliteit zal deze goedkeuren, mits ook de eerder genoemde voorwaarden van toepassing zijn.

Mogelijke uitzonderingen op de automatische accordering

1. In principe wordt het urenbriefje goedgekeurd, tenzij er een component in het urenbriefje is gebruikt, die een extra accordering van de leverancier verwacht. In dat geval wordt het urenbriefje niet goedgekeurd, maar doorgezet naar de leverancier. Dit is gelijk aan het proces dat gevolgd wordt als je dit zelf zou goedkeuren. Ook de gekoppelde e-mails zijn gelijk aan het proces waarbij de inlener zelf zou goedkeuren.
2. Indien het automatisch goedkeuren op een feestdag valt dan zal het proces 24 uur worden doorgeschoven naar de volgende dag, mocht dit ook een feestdag zijn dan zal dit wederom worden doorgeschoven. Het systeem maakt zelf geen feestdagen aan, deze kun je zelf instellen onder Start -> Applicatiebeheer -> Feestdagen. Enkel wanneer er feestdagen zijn ingesteld zal het proces dus 24 uur worden opgeschoven.

Dag van de week

Bij Akyla-klant instellingen kun je onder Urenbriefje automatisch goedkeuren selecteren Dag van de week. Je kunt daarbij de Dag (van de week) waarop urenbriefjes automatisch worden goedgekeurd instellen. Onderstaande opties bij tabel voor uitvoerdata zijn dan niet beschikbaar.

In het kort

• Keurt enkel de (aangeboden) briefjes goed indien het urenbriefje zich bij de inlener bevindt.
• In te stellen op welke dag en tijdstip dit proces geactiveerd wordt.
• Het is mogelijk om dit per autorisatie-eenheid aan/uit te zetten (staat standaard uit).
• Feestdagen kunnen worden ingesteld zodat het proces 24 uur wordt doorgeschoven.
• Wordt opgenomen in het statusoverzicht van de urenbriefjes.

Mocht je deze functionaliteit willen gebruiken dan kun je contact opnemen met onze Servicedesk.

Klik hier om een e-mail te verzenden of neem telefonisch contact op via 053 - 711 8004.