Urenbriefjes handmatig op geëxporteerd zetten

Urenbriefjes kunnen worden geëxporteerd naar de backoffice of een bestand. Zijn de urenbriefjes geëxporteerd, dan is de Exportstatus Geëxporteerd. Je kunt urenbriefjes ook handmatig op geëxporteerd zetten. 

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je dit kunt doen. Alleen gebruikers met de Rol Beheerder urenregistratie (leverancier) kunnen urenbriefjes handmatig op geëxporteerd zetten. 

Wijzigen exportstatus

Ga naar Start > Urenbriefjes > Urenbriefjes (enkel). Je kunt met de knop Markeren als geëxporteerd één urenbriefje of meerdere urenbriefjes tegelijk handmatig op geëxporteerd zetten.

De exportstatus van de urenbriefjes wijzigt naar geëxporteerd als wordt voldaan aan de volgende voorwaarden.

• Het briefje heeft de Status Goedgekeurd.
• De Exportstatus is ongelijk aan Geëxporteerd. Dus wel Initieel, Geblokkeerd en Klaar voor export. 

Daarnaast heeft deze actie vergelijkbare gevolgen als een daadwerkelijke export naar de backoffice of een bestand.

• De exportdatum wordt ingevuld met de waarde die je kunt invullen.
• Bij de gekoppelde reserveringsmutaties wordt de gegeven exportdatum als verwerkingsdatum ingevuld, waardoor die vanaf die datum niet langer in mindering gebracht worden op het tijdelijk saldo.

Eén urenbriefje wijzigen

Open het urenbriefje dat je wilt wijzigen. Als niet aan de hiervoor genoemde voorwaarden is voldaan, is de knop Markeren als geëxporteerd niet beschikbaar. Open daarom een urenbriefje met Status Goedgekeurd en niet Exportstatus Geëxporteerd. 

Klik op Overig > Markeren als geëxporteerd. 

Je krijgt een bevestiging waarbij je de Exportdatum en Exporttijd kunt wijzigen. Standaard is de huidige datum en tijd ingevuld. Klik op Markeren als geëxporteerd. 

Je krijgt de volgende bevestiging. 

De Exportstatus van het urenbriefje is nu gewijzigd naar Geëxporteerd. Op het Tabblad Status van het urenbriefje is een nieuwe statusregel toegevoegd met de Opmerking Geëxporteerd: Handmatig gemarkeerd als geëxporteerd.  

Meerdere urenbriefjes tegelijk wijzigen

Vanuit het overzicht met urenbriefjes kunt je via het filter of door het zetten van vinkjes de urenbriefjes selecteren die je wilt wijzigen. Bij het gebruik van vinkjes en een filter, worden de aangevinkte urenbriefjes gewijzigd. Heb je geen vinkjes gezet of een filter gebruikt, dan krijg je onderstaande melding als je klikt op de knop Overig > Markeren als geëxporteerd. 

Selecteer de urenbriefjes en klik op Overig > Markeren als geëxporteerd. Je krijgt nu een bevestiging. Hierin staat het aantal urenbriefjes dat je wilt wijzigen en ook of er urenbriefjes uitvallen. Als er urenbriefjes uitvallen, wordt aangegeven waarom zij uitvallen. 

Voorbeeld

In onderstaand voorbeeld zijn er 3 urenbriefjes geselecteerd. Eén hiervan valt uit, omdat dat urenbriefje al is geëxporteerd.

Klik op Markeren als geëxporteerd. Je krijgt de volgende melding. 

De Exportstatus van de urenbriefjes is nu gewijzigd naar Geëxporteerd. Net als bij één urenbriefje, vind je op het Tabblad Status van de urenbriefje een nieuwe statusregel met de Opmerking Geëxporteerd: Handmatig gemarkeerd als geëxporteerd.