Importprofiel maken (basis)

Het importprofiel maakt het mogelijk informatie uit een Excel of CSV bestand uit te lezen en om te zetten naar een urenbriefje. In dit artikel wordt de basis van het maken van een importprofiel uitgelegd op basis van een Excel bestand. Wil je informatie over een CSV bestand? Lees dan het artikel Importprofiel op basis van een CSV bestand. 

Er zijn naast de basis mogelijkheden ook geavanceerde opties binnen het importprofiel mogelijk. Deze worden in andere artikelen toegelicht. 

In dit artikel worden de volgende onderwerpen behandeld.

• Het Excelbestand. Waar moet je op letten?
• Het importprofiel inrichten
  • Profielgegevens
• Component toevoegen
• Importprofiel koppen aan de inlener
• Uren importeren

Let op: deze module staat niet standaard aan, omdat hier maandelijks kosten aan verbonden zijn. Voor meer informatie hierover kun je een email sturen naar euur@akyla.nl.

Het Excelbestand. Waar moet je op letten?

Om te starten met het maken van een importprofiel zijn er 4 vragen van belang:

1.  Waar staan de uren in het bestand?
2. Op welke datum zijn deze uren van toepassing?
3. Op welke plaatsing zijn deze uren van toepassing?
4. Op welk looncomponent zijn deze uren van toepassing?

Wanneer een van bovenstaande ontbreekt, is het niet mogelijk een importprofiel te maken. Uitzondering is het looncomponent, wanneer er sprake is van 1 urensoort kan dit ook op het hele importprofiel worden toegepast.

Op basis van het voorbeeldbestand hieronder wordt de uitleg in dit artikel gegeven:

1. Waar staan de uren in het bestand?

Binnen het Excel bestand kan het zijn dat er binnen verschillende cellen de uren staan in verschillende kolommen. Binnen het importprofiel kun je per kolom uitlezen. Dit mogen meerdere kolommen zijn, er is immers vaak sprake van toeslaguren of overwerkuren. In het voorbeeld staan de uren in kolom D.

2. Op welke datum zijn deze uren van toepassing?

De datum is in het voorbeeld toegevoegd in kolom B. Het kan ook voorkomen dat er bijvoorbeeld op weekbasis uren moeten worden geïmporteerd. Het is dan mogelijk het profiel zo in te richten dat er eerst een weeknummer en een jaartal wordt uitgevraagd. Deze situatie wordt in dit artikel nog nader toegelicht. 

3. Op welke plaatsing zijn deze uren van toepassing?

De plaatsing (oftewel flexkracht) staat in kolom A. In het voorbeeld zijn de namen voor iedere regel toegevoegd. Het is ook mogelijk dat de naam er éénmaal staat en vervolgens uitsluitend de datum. Dit is op te lossen met een tweede component, waar later op terug gekomen wordt. 

4. Op welk looncomponent zijn deze uren van toepassing?

De looncomponenten staan in het voorbeeld in kolom C vermeldt. Het is tevens mogelijk om per kolom bijvoorbeeld de uren te specificeren in verschillende looncomponenten. Dit wordt in een ander artikel beschreven.

Het importprofiel inrichten

Via Start > Applicatiebeheer > Importprofielen kun je starten met de importmodule. Via de button +Nieuw kun je starten met een nieuw profiel. 

Heb je al een importprofiel, dan kun je die kopiëren. Open het importprofiel en klik op Kopiëren. Je krijgt nu een kopie van dat importprofiel. Je kunt de naam en het importprofiel vervolgens verder aanpassen, zodat je gemakkelijk een nieuw importprofiel kunt opstellen.

Profielgegevens

Bij een nieuw importprofiel zie je het volgende staan.

Afbeelding 1.1

Vul hier de gewenst Profiel naam in. Je kunt onder deze optie nog kiezen voor het soort bestand dat je wil uploaden bij Sub type (CSV of Excel). 

Vervolgens kun je kiezen of je wilt dat er voor meerdere inleners uren worden geïmporteerd of voor maar één inlener bij Inlenerafhankelijk. Meer informatie over het importeren van uren voor meerdere inleners vind je in het artikel Importeren voor meerdere inleners tegelijk.

Projecten opslaan staat toe dat projecten die nog niet in e-UUR aanwezig zijn middels het importeren worden aangemaakt. Deze functionaliteit is alleen zichtbaar in samenhang met het gebruik van een van de volgende backoffice pakketten:

- AFAS Profit

- AFAS Profit Flex

- Flexservice

- NoCore

- MySolution

Alle werkbladen: deze optie bepaald of je alle werkbladen wil uitlezen (let op, dit kan alleen als alle werkbladen qua structuur hetzelfde zijn en je bijvoorbeeld per werkblad de uren van een flexkracht wil uitlezen). Onder Werkblad kun je kiezen voor een specifiek blad welke uitgelezen moet worden, wanneer je deze leeg laat wordt automatisch het eerste werkblad uitgelezen. 

De Uren invoer optie is de optie die het onderscheid maakt tussen dagtotalen, weektotalen of zelfs vierwekelijks of maandelijkse uren.

Bij Correctie tijdsinterpretatie 12 uur 's nachts kun je instellen dat als een eindtijd wordt uitgelezen, dan worden 00:00, 24:00 en 12:00:00 AM allemaal als 24:00 ingelezen. Als daarnaast een begintijd wordt uitgelezen dan worden 00:00, 24:00 en 12:00:00 AM allemaal als 00:00 ingelezen.

Let op: deze optie kan onverwachte resultaten opleveren als de standaard begin- en eindtijd waarden voor lege regels in de vorm van 00:00 is. Dit kan dan mogelijk geïnterpreteerd worden als 24 gewerkte uren! Houd hier rekening mee bij het inrichten van het importprofiel. Zorg er dan voor dat lege regels niet worden uitgelezen.

In het artikel Uren importeren aanvullen of overschrijven kun je lezen wat je kunt instellen bij Uren aanvullen of overschrijven.

Component toevoegen

Met het rood omlijnde icoontje kun je een nieuw component toevoegen (afbeelding 1.1). Omdat een importbestand altijd start met een globaal componentniveau, starten we met het benoemen van het eerste component naar Globaal en voegen we een component toe:

Afbeelding 1.2

In het tweede component (niveau 1), welke als "Algemeen" wordt aangemerkt, moeten elementen worden toegevoegd. Hierin gaan we uitsplitsen uit welke kolommen wat moet worden uitgelezen:

Afbeelding 1.3

Binnen ieder element kun je kiezen voor een bepaalde opties wat betreft wat je wil uitlezen. De naam van het element moet altijd de kolomletter zijn in hoofdletter. Om precies te zien welke soorten Typen en Subtypen er zijn, is er hier een tabel te vinden die dit verder uitlegt: Beschikbare elementen in de importmodule.

Wanneer uitgegaan wordt van het voorbeeldbestand, moeten we onder Algemeen 4 elementen inrichten die de plaatsing (flexkracht), de datum, de uren en het looncomponent gaan uitlezen. Op basis van de vragen gaan we elementen inrichten, namelijk:

1. Plaatsing -> A

2. Datum -> B

3. Looncomponent -> C

4. Uren -> D

Wanneer dit vertaald wordt naar het importprofiel, ziet deze er als volgt uit:

Afbeelding 1.4

Het profiel is bijna af. Binnen een Excel bestand beginnen de uren eigenlijk nooit op de eerste regel, er wordt meestal op regel 1 gebruik gemaakt van de mogelijkheid om kolomnamen toe te voegen. Deze regel (en eventuele andere regels) wil je niet uitlezen, omdat de importmodule deze detecteert en weergeeft als onbekende waarde bij het valideren. Je kunt hiervoor op componentniveau een criteria toevoegen. Hiermee geef je aan op welke regel (afstand) de importmodule moet gaan lezen:

Afbeelding 1.5

Wanneer je kiest voor een implicatie komt er een regel onderin het component te staan. Hier heb je de keuze uit "Patroon" of "Afstand". Patroon wordt in een ander artikel uitgelegd, deze in niet van toepassing in dit voorbeeld.

Je kiest "Afstand". Er wordt altijd gevraagd "Relatief aan component". Dit is zeker van belang wanneer je meerdere niveaus gaat uitlezen, maar in de regel is de afstand altijd relatief aan het component Globaal.
Daarnaast vul je de regel in op welke het importprofiel moet starten met uitlezen. Zie voorbeeld hieronder:

Afbeelding 1.6

Een eindregel vul je nooit in, dit is uitsluitend van toepassing als er informatie binnen 2 regels staat waarbij je tussen deze twee regels moet uitlezen.

Als er sprake is van een Excelbestand met een begintijd, eindtijd, pauzetijd en aantal uren, dan geldt het volgende. Als het totaal aantal uur en de eindtijd wordt ingelezen, maar de begintijd niet, dan wordt deze automatisch berekend. Als het totaal aantal uur en de begintijd wordt ingelezen, maar de eindtijd niet, dan wordt deze automatisch berekend. 

Importprofiel koppen aan de inlener

Om te kunnen starten met een import, moet het importprofiel eerst gekoppeld worden aan de betreffende inlener. In het artikel Importprofiel koppelen aan de inlener kun je lezen hoe je dit kunt doen.

Uren importeren

Nadat het importprofiel is gekoppeld aan de inlener, kun je urenbriefjes importeren. Via Start > Urenbriefjes > Importeren kun je het bestand gaan importeren. Hier kies je de inlener en het profiel.

Na het uploaden ga je het bestand valideren. Met de validatie kun je zien of het profiel de gegevens goed uitleest en of er informatie is die je moet koppelen. Meer informatie over wat je kunt checken en hoe je de validatie werkt, kun je lezen in het artikel Uren valideren & importeren.

Er is ook een importeren workshop beschikbaar welke gegeven wordt op locatie of inhouse bij Akyla. Meer informatie hierover? Neem contact op met Akyla.