De importwachtrij

Vanuit verschillende plannings- en kloksystemen is het mogelijk om door middel van een koppeling uren naar e-UUR door te zetten. Voorbeelden van deze pakketten zijn L!nda en Nostradamus. In de gelijknamige artikelen vind je meer informatie over die koppelingen. Daarnaast kan ook de koppeling met een backoffice via de webservice gebruik maken van de importwachtrij. Zie voor meer informatie de artikelen in de categorie Connectiviteit.

De doorgezette uren komen in de importwachtrij in e-UUR te staan. In dit artikel wordt meer over de importwachtrij uitgelegd. De volgende onderwerpen worden behandeld.

• Activeren importwachtrij
• Importprofiel opstellen en koppelen aan inlener
• Tegel importwachtrij
• Overzicht importwachtrij
  • Handmatig importbestand toevoegen
  • Bestand via de webservice
  • Bestand downloaden Excel
• Bestand importwachtrij verwerken
  • Uren handmatig importeren
  • Exporteren Excelbestand naar backoffice
• Uren importeren via de webservice voor meerdere inleners
  • Importprofiel
  • Importwachtrij
  • UpTimecardImport

Activeren importwachtrij

Om gebruik te kunnen maken van de importwachtrij, kun je contact opnemen met Akyla. De importwachtrij is niet standaard beschikbaar, maar moet apart aangezet worden.

Importprofiel opstellen en koppelen aan inlener

Nadat de importwachtrij is geactiveerd, moet er een importprofiel beschikbaar zijn voor het importeren van de uren. Informatie over het maken van een importprofiel vind je in het artikel Importprofiel maken (Basis). In dit artikel staat ook hoe je het importprofiel kunt activeren bij de inlener. 

Tegel importwachtrij

Na het activeren van het importprofiel kun je de tegel Importwachtrij activeren. Ga naar Start > Dashboard > Tegels op Dashboards (tegel inlener) of Badge-rechten (tegel leverancier).

Hier vindt je de tegel Importwachtrij. Deze kun je aanvinken voor het dashboard van de inlener of leverancier. Klik daarna op Opslaan.

Door middel van deze tegel heeft zowel de leverancier als de inlener toegang tot de importwachtrij. Als er een actie vereist is, zie je dit terug in het bolletje. Een actie vereist betekent dat er een nieuw bestand klaar staat in de wachtrij om te worden geïmporteerd.

Overzicht importwachtrij

Ga naar Start > Urenbriefjes > Importwachtrij (leverancier) of klik op de tegel Importwachtrij (leverancier en inlener) voor een overzicht van de te importeren bestanden. Hierbij kan een bestand afkomstig zijn van een upload of de webservice.

Handmatig importbestand toevoegen

Klik op Importeren (XML/ZIP). Deze mogelijkheid is alleen voor de leverancier beschikbaar.

De leverancier kan nu een bestand toevoegen en een inlener selecteren. Voeg een XML of ZIP bestand toe met daarin de urenbriefjes die je wilt importeren. Klik daarna op Upload.

Het bestand wordt toegevoegd aan het overzicht importwachtrij onder Afkomstig van Upload XML/ZIP.

Bestand via de webservice

Een importbestand kan ook via de webservice in e-UUR zijn gekomen. Dit is mogelijk door gebruik te maken van de functie UpTimecardImport. Verschillende plannings- en kloksystemen maken hier gebruik van. Het bestand wordt toegevoegd aan het overzicht importwachtrij met Afkomstig van Webservice.

Bestanden met de Status Nieuw worden steeds met uren aangevuld tot het moment van importeren. Wanneer je vanuit het klok- of planningssysteem opnieuw uren doorstuurt, zal het bestand met de Status Nieuw worden aangevuld met uren. Het is daarom belangrijk om niet te vroeg te importeren. De mogelijkheid bestaat dat dan niet alle uren compleet zijn en hierdoor alsnog urenbriefjes handmatig moeten worden aangepast in de backoffice, als de geïmporteerde uren al geheel verwerkt zijn binnen e-UUR.

Bestand downloaden als Excel

De uren worden omgezet binnen e-UUR naar een downloadbaar Excelbestand. Deze kun je middels het icoontje downloaden, zodat je de uren kunt nakijken.

Bestand importwachtrij verwerken

De importwachtrij kent een lijst van bestanden waarbij onderscheid kan worden gemaakt tussen bestanden die al geïmporteerd zijn en die nieuw hebben (Status is Geïmporteerd of Nieuw).

Uren handmatig importeren

Door middel van het zetten van vinkjes kun je aangeven welk bestand er moet worden geïmporteerd. Zet een vinkje bij het bestand dat je wilt importeren en klik op Uren importeren.

Je krijgt een bevestiging. Klik op Ja om de geselecteerde bestanden te importeren.

Hierna krijg je een nieuwe import. Hier kun je de import valideren en importeren. In het artikel Uren valideren & importeren vanuit bestand kun je lezen hoe dit verder werkt.

Let op: afhankelijk van de instellingen kun je nu een eventuele correctie uitvoeren op urenbriefjes, dan wel een overschrijving of een aanvulling doen waarbij de eerder aangemaakte urenbriefjes worden aangepast. Meer uitleg hierover kun je lezen in de artikelen Corrigeren van urenbriefjes in de importmodule en  Uren importeren aanvullen of overschrijven.

Exporteren Excelbestand naar backoffice

Naast het importeren van het bestand in e-UUR, is het ook mogelijk om een bestand uit de importwachtrij als een Excelbestand te exporteren naar de backoffice. Dit kan door middel van de webservice. Gebruik hiervoor de functie GetImportQueueAttachment. 

Er worden importwachtrij bestanden geëxporteerd als ze aan de volgende eisen voldoen:

• De Status Nieuw hebben en
• Een bijbehorende bijlage hebben.

Het geëxporteerde XML bericht ziet er als volgt uit.

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<ImportQueue>
<Id> Importwachtrij id </Id>
<Staffingcustomer> Inlener external id </Staffingcustomer>
<CreationDate> Toegevoegd op </CreationDate>
<Source> Webservice of upload </Source>
<Status> Nieuw </Status>
<Filename> .... </Filename>
</ImportQueue>

Aan deze XML wordt het bijbehorende Excelbestand van de importwachtrij toegevoegd. In het log (Start > Applicatiebeheer > Log) kun je deze informatie ook terugvinden. 

Aan de hand van het Id kun je zien welk bestand wanneer is geëxporteerd naar de backoffice.

Je kunt bij het exporteren alleen filteren op leverancierseenheid. Daarvoor kun je de VendorUnidId instellen met het Externe nummer van de Leverancierseenheid. Voor inleners die gekoppeld zijn aan verschillende leverancierseenheden kun je dan de leverancierseenheid als filter gebruiker om de daaraan gekoppelde inleners te selecteren. Het filteren op een specifieke inlener tijdens een call naar de webservice kent e-UUR niet.

Nadat het bestand is geëxporteerd naar de backoffice, wijzigt de Status naar Gemarkeerd als opgehaald.

De webservice geeft code 100 terug als er geen bestand te exporteren is.

Bestanden in de importwachtrij met de Status Gemarkeerd als opgehaald kunnen niet meer in e-UUR geïmporteerd worden. Probeer je dit toch, dan krijg je onderstaande melding.

Als er iets fout gaat bij het ophalen van een importwachtrij bestand dan krijgt het bestand de Status Export mislukt. 

Alleen bestanden met de Status Nieuw kunnen worden geëxporteerd worden. Bestanden met de Status Gemarkeerd als opgehaald en Export mislukt kunnen dus niet weer opgehaald worden. Bij een mislukte export kun je het bestand downloaden om na te kijken wat er mogelijk fout is.

Meer informatie over de webservice kun je vinden in de artikelen in de categorie Connectiviteit. Heb je vragen, neem dan contact op met onze servicedesk via euur@akyla.nl..

Uren importeren via de webservice voor meerdere inleners

Het is ook mogelijk om via de webservice uren te importeren voor meerdere inleners. Hiervoor zijn er een aantal wijzigingen nodig ten opzichte van bovenstaande informatie. Deze worden hieronder toegelicht.

Importprofiel

Er is een inlener-onfhankelijk importprofiel nodig, waarbij de inlener wordt uitgelezen uit de Kolom T. Daarnaast moet er geen vinkje staan bij Inlenerafhankelijk.

Importwachtrij

Ga naar Start > Urenbriefjes > Importwachtrij. Selecteer de bestanden van de verschillende inleners die je wilt importeren. Klik vervolgens op Overig > Uren Importeren (Inlener onafhankelijk).

Je kunt vervolgens het importprofiel selecteren waarbij de inlener bij Kolom T is ingesteld. Klik daarna op Uren importeren.

Dit opent het importscherm waarbij de eerste validatie (van de inlener) is uitgevoerd.

Je kunt het bestand nu verder valideren en importeren. In het artikel Uren valideren & importeren vanuit bestand kun je lezen hoe dit verder werkt.

UpTimecardImport

Het Externe nummer van de inlener wordt toegevoegd in Kolom T van het Excelbestand dat in de wachtrij komt te staan. Dit werkt alleen bij nieuw aangeboden XML berichten. Reeds bestaande regels in de importwachtrij worden niet met terug werkende kracht aangevuld.