Importprofiel op basis van een CSV bestand

Naast het importeren van een Excel bestand (zie het artikel Importprofiel maken (Basis)), is het ook mogelijk een CSV (Comma Seperated Values) bestand te importeren. Dit bestand is opgebouwd zonder kolommen zoals bekend binnen Excel. Er wordt gebruikt gemaakt van waarden die gescheiden zijn met een teken. Hieronder zie je een voorbeeld van een bestand:

Afbeelding 1.1

Er zijn verschillende separaties mogelijk qua tekens, dit kan bijvoorbeeld een ; (puntkomma) zijn of uitsluitend een , (komma). Om een importprofiel te gaan maken op basis van het bovenstaande voorbeeld CSV-bestand, is het belangrijk om eerst te weten hoe je kunt aanduiden welke informatie waar staat. Voor een excelbestand kies je per element de kolomnaam, welke letters bevatten, dit werkt anders bij CSV. Bij CSV wordt er naar de 'kolommen' verwezen met nummers en wordt er altijd gestart met 0. Om overzichtelijk te kunnen zien wat waar staat is het een goede tip om het bestand in Excel te openen en hier de tekst naar kolommen te verplaatsen en iedere kolom alvast (handmatig) het nummer mee te geven (zie blauwe nummers op rij 1). Hierdoor heb je een beter overzicht van je CSV bestand, zie hieronder het voorbeeld van hetzelfde CSV bestand in Excel:

Afbeelding 1.2

Je ziet dat het nu makkelijker is om het CSV bestand te ontcijferen. Meer informatie over hoe je deze tekst naar kolommen kunt verplaatsen, kun je hier vinden.

Het importprofiel inrichten

Bij ieder importprofiel dat je wil gaan inrichting geef je eerst antwoord op de 4 belangrijkste vragen binnen het bestand:

1.  Waar staan de uren in het bestand?
2. Op welke datum zijn deze uren van toepassing?
3. Op welke plaatsing zijn deze uren van toepassing?
4. Op welk looncomponent zijn deze uren van toepassing?

Door de scheiding in de tekst kun je eenvoudig de bovenstaande vragen beantwoorden. Ga naar Start > Applicatiebeheer > Importprofielen en klik op +Nieuw. 

Bij het aanmaken van een nieuw importprofiel staat het Sub type standaard op Excel. Kies hier voor CSV. Je ziet dat er een nieuw veld verschijnt: Scheidingsteken. Hier vul je het teken in wat wordt gebruikt voor de scheiding tussen de 'kolommen':

Afbeelding 1.3

Vervolgens moeten de componenten en elementen worden ingericht. Zoals bij ieder profiel is het belangrijk het eerste component als Globaal te benoemen en een nieuw component toe te voegen:

Afbeelding 1.4

Het tweede component kun je naar wens benoemen. In dit voorbeeld gebruiken we 'Uren' voor het tweede component. Deze benoeming is belangrijk voor importprofielen met meerdere niveaus van componenten.

Er zijn voor dit profiel 4 elementen nodig om de datum, de plaatsing, het aantal uur en het looncomponent uit te lezen. De eerste waarde die je ziet is de naam van de flexkracht. Zoals aangegeven hierboven begint de telling altijd bij 0.

Om informatie meldingen te verminderen kun je er voor kiezen om een regel in te stellen vanaf waar de importmodule moet beginnen met uitlezen. Dit doe je met een criterium. Deze kun je toevoegen aan het component 'Uren':

Afbeelding 1.5

Wanneer je kiest voor het starten op een bepaalde regel moet dit worden ingesteld op het component 'Globaal'.

Wanneer alle elementen zijn ingericht, moet het importprofiel er als volgt uit zien:

Afbeelding 1.6

Importeren/valideren van de uren

Voordat je kunt gaan importeren, moet het nieuwe importprofiel eerst worden gekoppeld aan de juiste inlener. Wanneer dit is gedaan kun je de import starten. Via Start > Urenbriefjes > Importeren kun je een nieuwe import starten. Wanneer de inlener dit doorgaans doet, heeft de inlener hiervoor een tegel beschikbaar. Het is belangrijk altijd eerst te valideren, hier kun je zien wat er uitvalt en wat er ontbreekt om de uren te importeren. Dit kan o.a. zijn dat er geen plaatsing in e-UUR staat om de uren op te schrijven tot een looncomponent wat ontbreekt in de plaatsing. Meer informatie hierover kun je vinden in het volgende artikel: Valideren en importeren. Kijk ook in onze kennisbank voor meer uitleg over o.a. importrelaties en het maken van een importprofiel op basis van een excelbestand.

Importmodule activeren in e-UUR

De importmodule staat niet standaard aan, de reden hiervoor is dat er maandelijkse kosten verbonden zijn aan het gebruik van de importmodule. Om gebruik te kunnen maken van de importmodule, dan wel het laten maken van een importprofiel op basis van een specifiek bestand, kun je contact opnemen met onze service desk via euur@akyla.nl.